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采购流程标准化作业指导书（材料审核版）

一、适用范围与工作目标

本指导书适用于企业采购部门、项目采购团队及相关协作人员，针对各类采购项目（含物资采购、服务采购、工程采购等）的材料审核环节，旨在统一审核标准、规范操作流程，保证采购材料的真实性、合规性、完整性，从源头控制采购风险，提升采购工作效率与质量。

二、审核前准备工作

（一）熟悉采购类型与政策要求

明确采购项目类型（如日常办公采购、项目专项采购、应急采购等），对应查阅《采购管理办法》《供应商管理制度》等相关制度文件，确认该类型采购的材料清单、审核权限及特殊要求。

关注最新政策法规（如《_________采购法》及企业内部采购管理规定），保证审核标准符合现行规范。

（二）准备审核工具与清单

配备《采购材料审核清单》（见模板1），逐项列明需提交的材料名称、份数、格式要求及审核要点。

准备审核用章（如“材料审核章”）、台账登记表等工具，保证审核过程留痕。

（三）明确审核职责分工

初审人：通常为采购专员，负责接收材料、完整性检查及基础合规性审核。

复核人：通常为采购部门负责人或指定审核岗，负责对初审通过的核心材料进行合规性、合理性复核。

终审人（如需）：根据采购金额或项目性质，由分管领导或审计部门负责最终审核确认。

三、材料接收与初步筛查

（一）材料接收流程

供应商或需求部门提交采购材料时，初审人核对材料名称、份数是否与《采购材料审核清单》一致，确认无误后签收，并填写《采购材料接收登记表》（见模板2），记录提交单位、提交人、联系方式、提交日期等关键信息。

材料不齐全或格式不符合要求的，当场告知提交人需补充或修改的内容，明确补充材料时限（原则上不超过2个工作日）。

（二）初步筛查要点

完整性检查：对照《采购材料审核清单》，确认是否包含所有必需材料（如供应商资质、采购需求申请表、比价/招标文件等），无缺项、漏项。

规范性检查：材料格式是否统一（如合同文本需为最新版本模板，签字盖章页是否清晰）、字迹是否工整、关键信息（如金额、日期、名称）是否涂改。

时效性检查：供应商资质文件（如营业执照、许可证）是否在有效期内，采购需求文件是否注明需求时限，保证材料与当前采购需求匹配。

四、核心材料审核要点

（一）供应商资质文件审核

基础资质：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）复印件，需加盖供应商公章，保证在有效期内且经营范围涵盖本次采购内容。

专项资质（如需）：根据采购项目类型审核，如食品类供应商需提供《食品经营许可证》，服务类供应商需提供相关行业资质等级证书，工程类供应商需提供安全生产许可证等。

授权委托书：若供应商由授权代表办理，需提供加盖公章的授权委托书及授权代表证件号码复印件，明确授权范围和期限。

（二）采购需求文件审核

需求合理性：采购需求是否明确（如物资名称、规格型号、数量、技术参数、质量标准、交付时间等），是否符合部门工作计划及预算要求，是否存在“倾向性”“排他性”条款。

审批完整性：《采购需求申请表》是否经需求部门负责人、分管领导审批签字，预算金额是否在采购权限范围内（如超权限需附上级审批文件）。

（三）采购合同/协议草案审核

条款合规性：合同主体（供应商与采购方）信息是否准确、完整；标的物描述（名称、规格、数量、价格）是否与采购需求一致；付款方式、交付期限、违约责任等条款是否符合企业规定及法律法规要求。

风险控制：是否明确知识产权、保密条款、争议解决方式等，是否存在对采购方不平等的“霸王条款”。

签字盖章：合同是否由供应商法定代表人或授权代表签字并加盖公章，采购方需预留签字盖章栏，待审批完成后补签。

（四）其他补充材料审核

报价文件（如比价/招标采购）：供应商报价单需注明单价、总价、报价有效期，是否包含税费、运输费等所有费用，不同供应商报价是否具有可比性。

证明材料（如需）：供应商业绩证明（同类项目合同复印件）、售后服务承诺函、质量检测报告等，保证其满足采购项目特殊要求。

五、审核结果处理

（一）审核通过

初审人、复核人在《采购材料审核意见表》（见模板3）中签署“审核通过”意见，注明审核日期。

材料流转至下一环节（如采购执行、合同签订），同时在《采购材料接收登记表》中标注“已流转”。

（二）审核不通过

审核人需在《采购材料审核意见表》中详细说明不通过原因（如“供应商资质过期”“采购需求未明确审批”等），并退回提交人。

提交人根据意见修改完善材料后，重新提交审核，审核流程重新启动。

（三）需补充材料

审核人确认材料基本合规但部分内容缺失时，在《采购材料审核意见表》中列出补充材料清单及要求，通知提交人在规定时限内补充。

补充材料经审核确认无误后，视为审核通过；逾期未补充或补充后仍不符合要求的，按审核不通过处理。

六、材料归档管理

归档范围：审核通过的采购材料（含接