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公司文件存档及管理标准模板

一、适用范围与核心场景

本标准模板适用于公司各部门在日常运营、项目管理、合规管理等活动中形成的各类文件（含电子文件与纸质文件）的规范化存档及管理，涵盖以下核心场景：

日常行政文件：如会议纪要、通知公告、内部管理制度、工作计划与总结等；

项目全周期文件：从项目立项、招投标、合同签订到执行、验收、结项的全流程文档；

人力资源文件：员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等；

财务与合规文件：预算报表、审计报告、税务资料、合规性检查记录等；

重要资产与资质文件：公司证照、知识产权证书、固定资产台账、供应商资质文件等。

二、标准化操作流程

（一）文件分类与编码规范

分类标准

按部门划分：行政部、财务部、人力资源部、项目组等；

按文件性质划分：管理类、业务类、合同类、凭证类、档案类等；

按保密级别划分：公开级（内部全员可阅）、内部级（部门内或指定人员可阅）、保密级（需审批后查阅）。

编码规则

文件编号统一采用“-”分隔的层级结构，格式为：部门代码-文件性质代码-年份-流水号，示例：

行政部2024年会议纪要：XZ-HY-2024-001；

项目组A项目合同：XA-HT-2024-005。

（二）文件收集与整理

责任分工

各部门指定专人（如“文件管理员”）负责本部门文件的日常收集与初步整理；

涉及跨部门协作的文件，由牵头部门负责汇总，协办部门配合提供相关资料。

整理要求

电子文件：按“分类文件夹-子文件夹-文件名”结构存储，文件名需包含核心信息（如“2024年第一季度部门工作总结-行政部-某”），避免使用“新建文档1”“最终版”等模糊命名；

纸质文件：使用统一规格的档案盒存放，盒面标注“部门-文件性质-年份-文件数量”，文件按形成时间顺序排列，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品。

（三）文件归档与存储

归档时间

日常文件：每月最后一个工作日完成当月文件归档；

项目文件：项目结项后10个工作日内完成全流程文件归档；

年度重要文件（如年度总结、审计报告）：次年1月20日前完成归档。

存储方式

电子文件：存储于公司指定的文件管理系统（如“OA系统-档案管理模块”），同时备份至本地服务器及云端（如企业网盘），备份周期为每周一次；

纸质文件：存放于公司档案室（或指定文件柜），档案室需具备防火、防潮、防虫、防盗条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。

归档登记

无论电子或纸质文件，均需填写《文件归档登记表》（详见“三、核心表单模板”），记录文件编号、名称、分类、责任人、归档日期、存储位置等信息，保证可追溯。

（四）文件借阅与使用

借阅流程

借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件编号、名称、借阅用途、预计归还时间，经部门负责人审批（保密级文件需经分管副总审批）后，提交至档案管理员；

档案管理员核对审批信息，电子文件通过系统授权查阅（禁止），纸质文件由档案管理员当场借出，借阅人签字确认。

使用规范

借阅文件不得涂改、勾画、抽取、撤换，不得擅自复制（经审批的保密级文件除外）；

借阅期限：一般文件不超过3个工作日，项目文件不超过7个工作日，保密级文件不超过1个工作日，到期需续借的需重新申请。

（五）文件保管与到期处置

保管期限

根据文件价值及法规要求设定保管期限，示例：

永久保存：公司章程、股东会决议、重大合同、知识产权证书等；

长期保存（10-30年）：年度财务报告、审计报告、项目验收报告等；

短期保存（3-5年）：日常通知、会议纪要、普通工作总结等。

到期处置

保管期限届满的文件，由档案管理员编制《文件销毁清单》，经行政部负责人及法务专员（如需）审核后，报总经理审批；

纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件由IT部门进行彻底删除（不可恢复），销毁过程需全程记录，销毁记录保存2年。

三、核心表单模板

表1：文件归档登记表

文件编号

文件名称

分类（部门/性质）

形成日期

责任人

存储位置（电子路径/纸质档案盒号）

归档日期

备注

XZ-HY-2024-001

2024年第一次办公例会纪要

行政部/会议纪要

2024-01-15

某

OA系统-行政部-2024会议纪要-001

2024-01-30

含参会人员签到表

XA-HT-2024-005

A项目设备采购合同

项目组A/合同类

2024-02-20

某

档案室-项目组A-合同-005

2024-03-05

附验收单

表2：文件借阅申请表

借阅人

所在部门

借阅日期

文件编号

文件名称

借阅用途

预计归还日期

审批人（部门负责人）

审批意见

某

市场部

2024-03-10

XA-HT-2024-005

A项目设备采购合同

编写项目复盘报告

2024-03-15

某

同意

某

财务部

2024-03-12

XZ-CW-2023-012

2023年度审计报告

配合税务