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公司公章管理与借用流程规范

公章，作为公司对外行使权利、承担义务的重要凭证，其管理的规范性直接关系到公司的商业信誉、法律风险乃至生存发展。为确保公司公章使用的安全、合规与高效，明确各环节职责，特制定本规范，旨在为公司公章管理提供系统性的操作指引。

一、公章的保管与责任主体

公章的保管是公章管理的核心环节，必须做到万无一失。公司应指定专人负责公章的保管工作，此人通常应是公司行政部门或综合管理部门的资深职员，且需具备高度的责任心、良好的职业素养和法律意识。保管人一经确定，原则上不应随意变更，确需变更时，须办理严格的交接手续，并由部门负责人及分管领导监督完成。

保管公章的场所应具备安全条件，如配备带锁的保险柜或专用文件柜，且应置于干燥、通风、不易接触的环境中。非工作时间及节假日，公章必须存放于保险柜内，严禁随意放置或带出办公区域。保管人应妥善保管保险柜钥匙或密码，不得随意交由他人代管或告知无关人员。

公司应明确公章保管的第一责任人，通常为公司指定的保管人员，其直接上级（如行政部经理或办公室主任）为间接责任人，公司分管行政的领导对公章管理负领导责任。形成“保管人-部门负责人-分管领导”的三级责任体系，确保责任到人，层层把关。

二、公章的刻制、启用与废止

公司公章的刻制权归公司所有，任何部门或个人未经公司法定代表人或其授权的分管领导批准，不得擅自刻制公章或与公章具有同等法律效力的其他印章。公章刻制应委托具备合法资质的机构进行，并在公安机关指定的备案单位完成备案手续。

新公章刻制完成后，应由行政部门（或指定部门）发布正式启用通知，明确启用日期、使用范围及保管责任人。原公章如需废止，应由保管人将其交回行政部门，由行政部门统一登记、封存或按规定程序销毁，并发布废止通知，确保旧章不再流通使用，避免混淆与风险。

三、公章借用与使用审批流程

公章的借用与使用是风险控制的关键节点，必须严格遵循审批程序，确保每一次用印都有据可查、权责清晰。

（一）用印申请与审核

任何部门或个人因工作需要使用公章时，均须提前填写《公章使用申请表》（或类似单据）。申请表中应详细列明用印事由、用印文件名称及份数、接收方信息、预计用印日期等关键信息，并由申请人签字确认。

申请人所在部门负责人应对申请事项的真实性、必要性及文件内容的合规性进行初步审核。审核通过后，在申请表上签署意见，然后根据用印事项的性质、重要程度及金额大小（如涉及合同类），按照公司规定的审批权限逐级上报至相关领导审批。

（二）分级审批原则

审批权限的设定应体现“重要事项重点管控”的原则。一般而言，常规性、事务性文件（如证明信、函件等）可由部门负责人及分管该项业务的领导审批；涉及对外投资、担保、重大合同、资产重组、关联交易等重大事项的文件，必须报请公司法定代表人或其书面授权的高级管理人员审批。审批人应对文件内容的合法性、合规性及与公司利益的关联性进行审慎审查，对审批结果负责。

（三）用印登记与盖章

经最终审批通过的《公章使用申请表》，是公章保管人放行用印的唯一合法依据。保管人在接收申请表及待印文件时，应再次核对审批手续是否完备、文件内容与申请事由是否一致。确认无误后，方可在指定文件的指定位置规范盖章。

盖章时应确保印迹清晰、完整、端正，避免模糊不清或错盖、漏盖。同时，必须在《公章使用登记薄》上逐项登记用印日期、申请人、部门、用印事由、文件名称、份数、审批人、盖章人等信息，做到“一事一记，有据可查”。登记薄应妥善保管，年度终了后归档保存。

（四）文件分发与用后检查

盖章完成后，申请人应妥善保管已盖章文件，并按照申请用途进行分发或使用。公章保管人应提醒申请人注意用印文件的保密和安全。对于多份文件盖章，应确保份数与申请一致，防止文件流失。

（五）公章借用管理

原则上，公章不得带出公司办公场所使用。确因特殊情况（如异地签约、政府部门现场办理等）必须借出时，申请人除需履行上述严格的审批手续外，还需额外提交《公章借用承诺书》，明确借用期间的保管责任、使用范围、归还时限及遗失、滥用的赔偿责任。

公章借出期间，必须由公司指定的两名及以上正式员工共同携带和看管，确保公章在视线范围内使用，严禁脱离监管。借用公章应在承诺期限内归还，逾期未还的，保管人应及时上报并催促归还。归还时，保管人需检查公章是否完好，并在借用登记记录上注明归还日期。

四、公章保管与使用的禁止性规定

为最大限度降低风险，公章保管与使用过程中必须严格遵守以下禁止性规定：

1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或未填写完整、未经审批的文件上加盖公章。

2.严禁超越审批范围或审批权限使用公章。

3.严禁将公章交由非保管人员代为保管或使用。

4.严禁携带公章参与与工作无关的社交活动或出入非工作场所。

5.严禁在饮酒、精神状态不佳或其他可能影响判断和操