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公司法务档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司法务档案管理工作，确保法务档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥法务档案在公司经营管理、风险防范及权益维护中的重要作用，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称法务档案，是指公司在设立、经营、管理、变更、终止等活动中，以及在处理各类法律事务过程中形成的，具有法律意义、保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的所有法务档案管理活动。公司各部门及全体员工均应遵守本制度的规定。

第四条法务档案管理工作遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密、便于利用的原则。

第二章管理机构与职责

第五条公司法务部门是法务档案管理的归口管理部门，对公司法务档案实行统一指导、监督和检查。具体职责包括：

（一）贯彻执行国家及公司有关档案管理的法律法规和规章制度；

（二）制定和完善公司法务档案管理的具体细则和操作流程；

（三）负责公司本部法务档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等工作；

（四）指导和督促公司各部门及所属单位做好法务档案的形成、积累、整理和归档工作；

（五）组织法务档案管理人员的业务培训和学习交流。

第六条公司各业务部门应指定专人（可兼职）负责本部门相关法务文件材料的初步收集、整理和向法务部门移交工作，并配合法务部门做好档案管理相关工作。

第七条法务档案管理人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并严格遵守保密制度。

第三章档案的形成与收集

第八条公司在各项经营管理活动中形成的具有法律意义的文件材料，均属于法务档案收集范围，主要包括但不限于：

（一）各类合同、协议（包括但不限于采购、销售、服务、投资、融资、租赁、技术开发、转让等）及其附件、补充协议、变更协议、解除协议、履约过程中的重要函件等；

（二）公司设立、变更、合并、分立、解散、清算等过程中的相关法律文件；

（三）知识产权相关文件（专利、商标、著作权、商业秘密等的申请、注册、授权、许可、转让、维权文件）；

（四）诉讼、仲裁、行政复议、劳动争议处理等法律程序中的全部文件材料（包括但不限于起诉状、上诉状、答辩状、证据材料、代理词、判决书、裁定书、裁决书、调解书等）；

（五）法律意见书、尽职调查报告、法律咨询记录、合规审查意见等；

（六）公司内部规章制度的制定、修订、废止相关文件及法律审查意见；

（七）重要的法律培训、宣传材料及记录；

（八）与外部律师事务所等法律服务机构签订的委托代理合同、费用凭证及往来文件；

（九）其他具有法律意义或保存价值的文件材料。

第九条法务文件材料的形成部门或承办人，在文件材料形成后应及时收集、整理，确保文件材料的齐全、完整、准确。对于重要的电子文件，应同时保存其纸质版本或进行规范的电子归档。

第十条凡需以公司名义对外签署的合同、协议及其他具有法律约束力的文件，在正式签署前，承办部门应按照公司合同管理规定履行相应的审查程序，并将相关审查意见及最终签署文本提交法务部门归档。

第四章档案的整理与归档

第十一条法务档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持档案的系统性和逻辑性，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、排列、装订、编目等环节。

第十二条法务档案一般按照业务类型（如合同类、诉讼仲裁类、知识产权类、公司治理类、合规类等）进行一级分类，每类下可根据需要进行二级或三级分类。

第十三条归档文件材料应符合以下要求：

（一）文件材料应齐全完整，手续完备；

（二）文件材料应为原件，如无原件，复印件应注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认；

（三）文件材料字迹清楚，图表清晰，纸张质量优良，便于长期保存；

（四）外文文件应附有中文译本。

第十四条法务档案应按照规定期限及时归档。一般情况下，合同、协议等在履行完毕或终止后一个月内完成归档；诉讼、仲裁案件在法律程序终结后一个月内完成归档；其他法务文件材料应在办理完毕后及时归档。

第十五条归档时，归档人应填写《法务档案归档登记表》，经法务部门档案管理人员审核验收合格后，办理交接手续。

第五章档案的保管与维护

第十六条法务档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。

第十七条法务档案实行集中统一管理，专人负责。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

第十八条对于电子法务档案，应建立健全电子档案管理制度，采取有效措施防止数据丢失、损坏和信息泄露。电子档案应定期备份，并妥善保管备份介质。

第十九条档案库房及档案柜钥匙由专人保管，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员工作调动时，应办理档案交接手