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高科技企业财务报销制度与流程规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司财务管理，明确财务报销标准及审批程序，提高报销效率，控制运营成本，防范财务风险，确保公司资金安全与合规使用，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本制度。本制度旨在为公司员工提供清晰的报销指引，同时保障公司资产的有效利用，促进公司健康、持续发展。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工在日常经营管理活动中所发生的各项费用支出及报销行为。控股子公司可参照执行，或根据自身实际情况另行制定，但需向公司总部备案。

（三）基本原则

1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，票据及相关证明材料必须真实、合法、有效。任何虚构、伪造报销事项或票据的行为均将受到严肃处理。

2.合规性原则：费用报销必须符合国家财经法规、税收政策以及公司内部相关制度规定。报销事项需与公司经营活动直接相关。

3.权责对等原则：各部门负责人对本部门员工报销事项的真实性、合理性及合规性负有首要审核责任。各级审批人员应在授权范围内履行审批职责，并对审批结果负责。

4.效益性原则：费用支出应遵循必要、节约的原则，力求以最合理的成本获取最大效益，杜绝铺张浪费。

5.及时性原则：费用发生后，员工应尽快整理票据并办理报销手续，避免长期积压。通常情况下，费用发生后应在规定期限内完成报销。

二、报销范围与标准

（一）报销范围

公司报销范围主要包括但不限于以下内容：

1.差旅费：员工因公出差所发生的交通费（含机票、火车票、汽车票等）、住宿费、伙食补助费、市内交通补助费等。

2.业务招待费：因业务需要招待客户、合作伙伴等所发生的餐费、礼品费、娱乐活动费等。此类费用需遵循必要、适度的原则，并附有合规的招待事由说明。

3.交通费：员工在本市内因公发生的公共交通费用、打车费用等。公司鼓励绿色出行及合理选择交通方式。

4.办公费：为日常办公所需购买的办公用品、文具、复印打印费、邮寄费、通讯费（符合公司规定的个人通讯补贴部分或因公发生的特殊通讯费用）等。

5.培训费：为提升员工技能或满足业务发展需要，员工参加外部培训、内部培训所发生的费用，包括学费、资料费、差旅费（如适用）等。

6.咨询费：因业务需要向外部专业机构或个人支付的咨询服务费、审计费、律师费等。

7.物料及低值易耗品采购费：为开展研发、生产或日常运营而采购的原材料、辅助材料、零部件及单价在规定标准以下的低值易耗品等。

8.研发费用：与公司研发项目直接相关的各项支出，如研发材料、测试费、样机制作费、专利申请费等。此类费用的报销需与相关研发项目紧密关联，并符合高新技术企业研发费用归集要求。

9.其他经公司批准的合理费用：如水电费、租赁费（非固定资产类）、维修保养费等，需提供充分的理由及证明材料。

（二）报销标准

各项费用的报销标准，公司将制定并另行发布《费用报销标准细则》，该细则将明确不同级别员工在各类费用上的具体限额或比例。报销标准的制定将参照国家及地方相关规定，并结合公司实际运营情况及不同岗位级别、地区差异进行合理设定。员工在报销时，应严格遵守既定标准，超标准部分原则上不予报销，特殊情况需经公司高级管理层审批。

三、报销基本要求

（一）原始凭证要求

1.真实性与合法性：报销必须提供真实、合法的原始凭证，主要包括税务机关认可的发票（增值税专用发票或普通发票）。发票抬头必须为公司全称，税号准确无误。

2.完整性：原始凭证应要素齐全，包括开票日期、经济业务内容、数量、单价、金额（大小写一致）、开票单位盖章等。

3.合规性：票据内容应与实际经济业务相符，不得虚开发票，不得使用与业务无关的票据进行报销。

（二）报销单据填写

1.员工需使用公司统一格式的《费用报销单》或通过指定的线上报销系统填写报销信息。

2.填写内容应准确、完整、清晰，包括：报销部门、报销人、报销日期、费用所属项目（如适用）、费用事由、费用明细（日期、内容、金额、附件张数等）、合计金额等。

3.如报销内容涉及多个项目或费用类别，应分别列示。

（三）附件要求

1.所有报销均需附上合规的原始凭证（发票等）作为支撑。

2.根据费用性质，可能还需提供额外附件，例如：

*差旅费需附出差申请单、行程单；

*业务招待费需附招待申请或情况说明（注明招待对象、人数、事由）；

*大额采购需附采购申请、合同或协议（如适用）；

*培训费需附培训通知、报名回执等。

3.原始凭证应按费用发生时间顺序或类别整齐粘贴，避免折叠、涂改。

（四）电子发票管理

随着电子发票的普及，员工应确保电子发票的真实、唯一。报销时需提供清晰的电子发票打印件或直接通过报销系统上传电子发票原件。对于重复报销、虚假电子发票，公司将予以严肃处理