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采购需求申请及审批标准化流程模板

一、适用范围与应用场景

部门常规办公耗材补充（如文具、打印纸等）；

生产项目所需物料采购（如原材料、零部件等）；

固定资产新增或替换（如电脑、生产设备等）；

外部服务采购（如设计、咨询、维修等）；

其他符合公司规定的采购需求。

二、采购申请全流程操作说明

（一）采购需求发起与部门初审

需求发起

申请人（部门员工或需求负责人）根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》（见模板一），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、紧急程度及市场调研情况（金额较高或专业设备需附至少3家供应商报价单）。

附件准备：根据采购类型补充必要材料，如技术参数书、验收标准、项目需求说明等。

部门初审

申请人将《采购需求申请表》及附件提交至部门负责人*进行初审。

部门负责人*重点审核：

（1）需求是否符合部门年度工作计划及预算；

（2）规格型号、数量是否合理，是否存在重复采购；

（3）紧急采购是否必要（紧急采购需注明原因，如“生产突发故障需立即更换配件”）。

初审通过后，部门负责人*在“部门意见”栏签字确认并提交至采购部；初审不通过的，注明原因退回申请人修改。

（二）需求评估与预算核对

需求评估

采购部收到申请后，对需求进行专业评估：

通用物品：核对历史采购记录，确认规格型号及市场公允价格；

专业设备/服务：组织技术部门*（或相关专家）对技术参数、可行性进行评审，必要时现场勘查；

大额采购（如单笔超5万元）：要求补充供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等）。

预算核对

财务部门*根据申请表及附件，核对采购预算：

（1）检查预算科目是否匹配，是否有足够预算额度；

（2）若预算不足，反馈申请人申请预算调整或降低采购标准。

预算核对通过后，采购部在“采购部意见”栏填写评估结果及建议采购方式（如公开招标、询价、单一来源采购等）。

（三）跨部门协同审批

根据采购金额及类型，进入对应审批节点（审批权限详见公司《采购管理办法》）：

小额采购（单笔≤1万元）：由采购部负责人审核后，提交至分管副总审批。

中额采购（1万元＜单笔≤5万元）：采购部负责人审核后，提交至财务部门复核预算，再由分管副总*审批。

大额采购（单笔＞5万元）：需经采购部、财务部门、法务部门（涉及合同或法律风险的采购）联合审核，最终提交至总经理审批。

审批人需在2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。审批意见需明确“同意”“不同意”或“需补充材料”，不同意需说明具体原因。

（四）审批通过后的执行与跟踪

采购执行

审批通过后，采购部根据审批意见实施采购：

公开招标/询价：按照公司招标流程组织，确定中标供应商；

单一来源采购：说明理由并附供应商确认函；

紧急采购：经分管副总*口头批准后先行采购，1个工作日内补办手续。

采购合同签订前，法务部门*需审核合同条款（如付款方式、交货期、违约责任等），保证合规。

订单与验收

采购部根据合同采购订单，发送至供应商并跟踪交付进度。

物品/服务送达后，由申请人所在部门*组织验收（需2人以上参与），填写《采购验收单》，确认数量、质量、规格是否符合要求；验收不合格的，需在24小时内反馈采购部处理。

付款与归档

验收合格后，采购部整理付款资料（合同、订单、验收单、发票等），提交财务部门*审核付款。

所有采购文件（申请表、审批记录、合同、验收单等）由采购部统一归档保存，保存期限不少于3年。

三、采购流程相关模板表格

模板一：采购需求申请表

申请编号

申请部门

申请人*

联系方式

申请日期

需求名称

规格型号/服务内容

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

资金来源

□部门预算□专项预算□其他

紧急程度

□普通□紧急（紧急原因：______________________）

用途说明

附件清单

□技术参数书□报价单（______份）□其他：______________________

部门负责人意见*

签字：__________日期：______

采购部意见*

签字：__________日期：______

财务部门意见*

签字：__________日期：______

审批意见（按权限）

分管副总：签字__________日期______总经理（大额）：签字__________日期______

模板二：采购预算明细表

序号

物料/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

预算编号

备注

1

2

合计

模板三：采购验收单

验收编号

采购申请编号

供应商名称

验收日期

验收地点

物料/服务名称

规格型号

数量

单位

验收结果（打√）

□合格□不合格（不合格原因：______________________）

验收人员*

签字：__________

部门负责人*

签字：