合同管理审批流程自动化工具.docVIP

合同管理审批流程自动化工具使用指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业内部各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的全生命周期管理，尤其适合以下场景：

跨部门协作审批：当合同需法务、财务、业务部门及管理层多方协同审批时，通过自动化工具实现流程节点自动流转，减少线下沟通成本。

标准化合同批量处理：针对条款固定的模板化合同（如框架协议、年度采购合同），支持快速发起审批并统一归档，提升处理效率。

紧急合同加急处理：对于时效性强的合同（如项目紧急采购、突发服务协议），通过“加急标记”功能跳过非必要节点，缩短审批周期。

合同履约进度跟踪：在审批通过后，自动关联合同履约节点（如付款、交付验收），实时提醒相关负责人跟进执行情况。

二、全流程操作指引

1.合同起草与信息录入

操作步骤：

（1）登录系统后，选择“合同管理”模块，“新建合同”，进入合同信息填写页面。

（2）填写基础信息：包括合同编号（系统自动唯一编号，支持自定义前缀）、合同名称（需体现合作方及核心内容，如“公司与供应商设备采购合同”）、合同类型（下拉选择采购/销售/服务等）、合作方全称及统一社会信用代码。

（3）合同文本：支持PDF/Word格式，系统自动提取合同关键信息（如金额、期限、双方主体），同步至“合同条款摘要”区域，供审批人快速预览。

（4）选择审批模板：根据合同类型匹配预设审批流程（如“采购合同”默认需业务部门→财务→法务→总监审批），或自定义流程节点。

（5）填写附件清单：如技术协议、报价单、资质证明等，需扫描件并命名清晰。

关键操作：合同名称需简洁规范，避免使用“紧急”“临时”等模糊词汇；合同编号需按规则编制（如年份-部门-序号，如“2024-采-001”）。

2.发起审批流程

操作步骤：

（1）确认合同信息无误后，“提交审批”，系统自动流转至第一审批节点。

（2）若需多人会签，可在“审批设置”中选择“依次审批”（按节点顺序审批）或“会签审批”（所有审批人同步审批，全部通过后方可进入下一节点）。

（3）填写审批备注：说明合同背景、核心诉求（如“此为年度框架协议，需尽快完成审批以启动项目”），并添加抄送人（如项目组、行政部，仅查看进度不可审批）。

关键操作：发起审批前需保证所有附件齐全，关键条款（如金额、违约责任）已填写完整；若中途需撤回，需在当前审批人未操作时“撤回申请”，并说明原因。

3.审批节点处理

操作步骤：

（1）审批人收到待办提醒（系统消息/邮件/企业通知），登录系统查看合同详情及附件。

（2）进行审批操作：

通过：“同意”，可填写审批意见（如“条款无异议，同意执行”），系统自动流转至下一节点。

驳回：“驳回”，需明确驳回原因（如“合同金额超出预算，需重新协商”），合同状态变更为“已驳回”，申请人可修改后重新发起。

转办：若审批人因出差等原因无法处理，可“转办”，选择其他同事代为审批，系统记录转办原因。

（3）特殊处理：若审批过程中需补充材料，审批人可在“意见”栏注明，系统自动通知申请人，当前节点暂停直至材料补充完成。

关键操作：审批人需在收到提醒后2个工作日内处理（紧急合同需在4小时内处理），超时未操作将自动触发“催办提醒”；驳回理由需具体，避免使用“不行”“再看”等模糊表述。

4.审批通过与归档

操作步骤：

（1）所有审批节点通过后，系统自动“审批通过通知”，发送至申请人及抄送人。

申请人最终版合同（系统自动添加审批水印及电子签章），与合作方签订纸质合同或在线签署电子合同。

签署完成后，签署版合同至系统，“确认归档”，系统自动更新合同状态为“已归档”，并同步至合同台账。

关键操作：归档前需保证合同文本与审批版本一致，关键条款（如签字页、盖章页）清晰完整；电子签章需通过企业认证的第三方工具（如e签宝、法大大）加盖，保证法律效力。

5.合同履约与跟踪

操作步骤：

（1）归档后，系统根据合同条款自动设置履约提醒节点（如付款到期前7天、交付验收前3天）。

（2）负责人收到提醒后，在系统内填写履约情况（如“2024年3月15日完成付款，凭证号：X”），相关证明材料（如银行回单、验收报告）。

（3）合同到期前30天，系统自动触发“续签提醒”，申请人可选择“发起续签”（复用原审批流程）或“终止合同”。

关键操作：履约信息需实时更新，避免逾期记录；续签合同需在原合同到期前15天完成审批，保证业务连续性。

三、合同审批流程跟踪表（模板）

序号

合同编号

合同名称

申请人

发起部门

申请日期

当前节点

审批人

审批意见

审批时间

合同状态

1

2024-采-001

公司与供应商设备采购合同

*小明

采购部

2024-03-01

法务审批

*法务-

条款合规

2024-03-02

审批中

2

2024-销-005

公司与客户服务合同

*小红

销售部