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采购管理流程与供应商选择工具模板

一、适用场景与价值定位

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求确认与提报

操作内容：

需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务计划填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格参数、数量、预算上限、期望交付时间、质量要求及用途说明。

需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，保证采购内容与业务目标匹配，无冗余或重复采购。

采购部门对接需求部门，确认技术参数的可行性（如是否为行业标准、可替代性等），避免因参数模糊导致后续供应商响应偏差。

输出成果：《采购需求申请表》（需需求部门、财务部、采购部门三方签字确认）。

步骤2：供应商寻源与信息收集

操作内容：

采购部门根据采购需求类型，通过多渠道寻源：

公开渠道：行业招标平台、供应商库、官方网站公开招募；

定向渠道：针对定制化需求，邀请3-5家行业内有合作意向的供应商参与（需提前评估其潜在合作资质）；

推荐渠道：行业协会、客户或同行推荐（需通过后续资质审核验证）。

收集供应商基本信息，包括企业名称、主营业务、成立时间、注册资本、联系方式、过往合作案例（同类产品/服务经验）等，初步筛选出符合基本条件的供应商名单（建议5-8家）。

输出成果：《潜在供应商信息汇总表》。

步骤3：供应商资质审核与初步筛选

操作内容：

采购部门向潜在供应商索取资质证明材料，重点审核：

基本资质：营业执照（经营范围需覆盖采购内容）、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证等，根据采购品类确定）；

能力资质：质量体系认证（ISO9001等）、环境/职业健康安全认证（如ISO14001，若涉及环保要求）、生产/服务能力证明（如设备清单、技术人员资质）；

财务与合规：近2年财务报表（评估经营稳定性）、无重大违法记录声明、社保/税务缴纳证明（验证合规性）。

组织评审小组（由采购、技术、质量、财务部门人员组成），根据《供应商资质评估表》对供应商进行量化打分（总分100分，资质合规性占40%、行业经验占30%、服务能力占20%、财务状况占10），得分≥60分的供应商进入下一环节。

输出成果：《供应商资质评估表》（附资质证明材料复印件）、《合格供应商候选名单》。

步骤4：询价比价与方案评估

操作内容：

向合格候选供应商发放《询价单》，明确采购需求细节、报价要求（含单价、总价、是否含税、运费、保险等）、报价截止时间（预留至少3个工作日），要求供应商在规定时间内提交书面报价及技术方案（如样品规格、交付周期、售后条款等）。

采购部门收集报价后，组织比价分析：

价格对比：横向对比各供应商单价、总价，分析价格差异原因（如材料成本、工艺水平、品牌溢价等）；

方案对比：技术部门评估方案是否符合需求参数（如功能指标、技术兼容性）、质量保障措施（如检测流程、不良品处理机制）；

服务对比：商务部门评估交付周期、物流方案、售后响应时间（如24小时内故障处理）、培训支持等。

采用“综合评分法”（价格占40%、技术方案占30%、服务能力占20%、企业信誉占10）确定候选供应商排名，推荐前2-3家进入谈判环节。

输出成果：《询价比价分析表》、《供应商综合评分表》。

步骤5：商务谈判与合同拟定

操作内容：

采购部门与推荐供应商就价格、付款方式（如预付款比例、账期）、交付细节（如分批交付、验收标准）、违约责任（如延期交付赔偿、质量不合格处理）、保密条款等进行谈判，达成一致后形成《谈判纪要》。

法务部门根据谈判结果拟定《采购合同》，明确双方权利义务、合同金额、履行期限、争议解决方式（如仲裁或诉讼）等核心条款，保证合同条款合法合规、无歧义。

合同需经采购部门负责人、法务负责人、总经理*审批通过后，方可与供应商正式签署（双方需加盖公章或合同章，关键岗位签字留档）。

输出成果：《谈判纪要》、《采购合同》（正本一式两份，双方各执一份）。

步骤6：订单下达与履约跟进

操作内容：

采购部门根据合同签订情况，在ERP系统中创建《采购订单》，同步发送给供应商，明确订单编号、采购明细、交付时间、验收标准等信息，要求供应商确认回执。

供应商按订单备货/提供服务期间，采购部门定期跟进履约进度：

生产型供应商：确认生产计划、原材料采购情况，保证按时交付；

服务型供应商：阶段性验收服务成果（如阶段性报告、现场服务记录）；

若遇可能延期风险，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部门协调调整交付计划或启动备选供应商预案。

输出成果：《采购订单》、《履约进度跟踪表》。

步骤7：验收、付款与归档

操作内容：

验收：货物/服务送达后，由需求部门、质量部门、采购部门共同验收：

货物验收：核对数量、规格、外观，抽样检测功能参数（如第三方检测报告）；

服务验收：评估服务成果是否满足合同约定（如项目完成报告、客户满意度反馈）；

验收合格后