企业信息资料档案存储模板通.docVIP

企业信息资料档案存储模板通用指南

一、适用范围说明

企业内部档案管理：集中存储企业基础信息、资质证照、经营数据等核心资料，保证信息可追溯、易查阅；

跨部门协作支持：为财务、人力资源、法务等部门提供统一的企业信息查询入口，避免信息重复收集或遗漏；

合规性审计需求：满足监管、税务检查、银行授信等外部审计对企业完整信息档案的要求；

历史信息追溯：记录企业从成立至当前的变更轨迹，为战略决策、股权调整等提供历史依据。

二、操作流程详解

（一）档案分类规划

根据企业信息性质，将档案划分为以下核心类别，保证分类清晰、无交叉：

基础档案：企业注册信息、股权结构、组织架构等；

资质证照档案：营业执照、行业许可证、资质证书等；

经营档案：经营范围、主要产品/服务、核心客户/供应商等；

人员档案：法定代表人、高管、核心技术人员等关键人员信息；

变更档案：企业名称、注册资本、经营范围、注册地址等变更记录；

其他档案：荣誉资质、重大合同、行政处罚等辅助信息。

（二）资料收集与核对

收集范围：根据上述分类，收集对应原始资料（如营业执照复印件、公司章程、股东名册、证件号码复印件等）；

真实性核验：对收集的资料进行交叉验证（如核对营业执照与市场监管系统公示信息是否一致，证件号码与公安系统信息是否匹配），保证资料真实有效；

资料整理：对纸质资料进行扫描归档（分辨率不低于300DPI，文件格式为PDF），电子资料统一整理为可编辑格式（如Word、Excel），并标注“企业信息档案-分类名称-资料名称”的文件名。

（三）模板信息填写

按照本指南“三、档案信息模板结构”要求，逐项填写企业信息，保证：

信息完整：模板中标注“必填”项不得遗漏；

数据准确：与原始资料保持一致，如统一社会信用代码、注册资本等关键信息不得有误；

更新及时：企业信息发生变更时，24小时内完成模板更新，并同步更新对应资料。

（四）存储与归档

存储方式：采用“电子+纸质”双轨制存储：

电子存储：加密存储于企业内部服务器或指定云盘，设置访问权限（仅档案管理员、部门负责人等有权限），定期（每月）进行备份；

纸质存储：将原始纸质资料或打印版扫描件装入档案袋，标注“企业名称-档案分类-归档日期”，存放于带锁档案柜，防火、防潮、防虫。

归档编号：采用“分类代码+年份+流水号”规则编号（如“基础档案-2023-001”），保证每份档案有唯一编号，便于索引。

（五）动态更新维护

变更触发机制：当企业发生以下变更时，自动启动档案更新流程：

注册信息变更（如名称、注册资本、法定代表人等）；

资质证照变更（如许可证到期换证、新增资质等）；

经营范围调整、核心人员变动等；

更新流程：由变更部门发起申请，提交变更证明材料（如市场监管出具的准予变更通知书），经档案管理员核对后更新模板，同步更新存储资料，并在变更记录栏注明“变更日期、变更事项、审批人（如*经理）”。

（六）规范查阅流程

查阅权限：仅限企业内部因工作需要查阅的人员（如财务人员办理银行业务需查阅营业执照），外部查阅需经企业负责人（如*总）书面批准；

查阅登记：查阅人需填写《企业信息档案查阅登记表》，注明“查阅人姓名（*工）、查阅日期、查阅用途、档案编号”，档案管理员核对无误后提供查阅，查阅后由档案管理员签字确认；

资料保密：查阅人不得复制、摘抄涉密信息（如未公开的财务数据、核心技术资料），确需复制的，需经企业负责人批准并加盖公章。

三、档案信息模板结构

企业信息资料档案存储表

大类

子类

字段名称

填写说明

示例

基础档案

注册信息

档案编号

按归档编号规则填写

基础档案-2023-001

企业全称

与营业执照一致

科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码成立日期

营业执照载明的成立日期

2015-03-15

企业类型

如“有限责任公司（自然人投资或控股）”

有限责任公司

注册资本

单位：万元

1000

注册地址

详细到门牌号

北京市海淀区路号大厦5层

经营地址

与注册地址不一致时填写

同注册地址

资质证照档案

营业执照

证照名称

“营业执照”

营业执照

证照编号

营业执照注册号发证机关

如“北京市海淀区市场监督管理局”

北京市海淀区市场监督管理局

发证日期

营业执照载明的发证日期

2015-03-15

有效期至

营业执照载明的有效期

长期

证照扫描件

存储电子版PDF文件，文件名同证照名称

营业执照.pdf

人员档案

法定代表人

姓名

与证件号码一致

*伟

性别

男/女

男

国籍

如“中国”

中国

证件号码号码

18位证件号码号

11010119900101

联系方式

用于紧急联系，填写*号代替

1*

任职日期

担任法定代表人的日期

2020-06-01

变更档案

企业名称变更

变更日期

实际变更日期

2022-0