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文档撰写与格式规范手册

前言

本手册旨在统一各类文档的撰写标准与格式规范，提升文档的专业性、可读性与沟通效率，保证信息传递的准确性与一致性。通过规范化的内容结构、语言表达与排版格式，减少因格式混乱或表述不清导致的沟通成本，为日常工作中的文档撰写提供清晰指引。

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于组织内部及外部沟通所需的各类正式文档，涵盖但不限于以下场景：

项目类文档：项目立项报告、进度汇报、结项总结、技术方案等；

会议类文档：会议通知、议程、纪要、决议事项跟踪表等；

管理类文档：管理制度、流程说明、岗位职责说明书、培训材料等；

对外类文档：合作方案、服务说明、函件通知等。

二、文档撰写核心规范

（一）内容结构设计原则

文档需遵循“逻辑清晰、层次分明、重点突出”的结构原则，通用基础结构包括：

简洁明确，概括文档核心内容（如“项目2024年Q3进度报告”）；

前言/引言：说明文档撰写目的、背景及适用范围（如“为同步项目当前进展，识别潜在风险，特编制本报告”）；

主体内容：分章节阐述核心信息，章节标题需体现逻辑递进关系（如“一、项目背景→二、实施进展→三、问题与风险→四、下一步计划”）；

结论/建议：总结关键信息，提出明确结论或行动建议（如“建议调整资源，保证项目按时交付”）；

附件：补充说明性材料（如数据图表、调研问卷、原始记录等），需在中标注引用。

（二）语言表达要求

客观准确：避免模糊表述（如“大概”“可能”），用数据或事实支撑结论（如“用户满意度提升15%”而非“用户满意度显著提升”）；

简洁规范：使用书面语，避免口语化、网络用语及歧义表述（如“需完成需求确认”而非“把需求搞清楚”）；

术语统一：同一概念全文使用统一术语（如“用户端”避免混用“客户端”“使用者端”），专业术语首次出现时需标注解释；

逻辑连贯：段落间、章节间使用过渡句或连接词（如“此外”“综上所述”“基于上述分析”），保证行文流畅。

（三）逻辑梳理方法

总分结构：先提出核心观点，再分点展开论述（如“项目延期主要因3方面原因：①资源不足；②需求变更；③技术瓶颈”）；

问题-原因-对策：针对问题分析根源，提出解决措施（如“问题：进度滞后→原因：开发人员配置不足→对策：临时抽调2名开发人员支援”）；

时间/流程顺序：按事件发生时间或操作流程组织内容（如“项目阶段：需求调研→方案设计→开发测试→上线验收”）。

三、文档格式统一标准

（一）页面基础设置

纸张类型：A4（210mm×297mm）；

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（便于装订）；

页眉页脚：页眉居中标注文档标题（如“项目进度报告”），页脚居中标注页码（如“-1-”），开始前插入分节符。

（二）字体与字号规范

元素

字体

字号

格式要求

主标题

黑体/宋体加粗

二号（22pt）

居中，段前段后间距1行

章节标题

黑体/宋体加粗

三号（16pt）

左对齐，段前段后间距0.5行

小节标题

黑体/宋体加粗

四号（14pt）

左对齐，段前段后间距0.5行

宋体/微软雅黑

小四（12pt）

首行缩进2字符，行距1.5倍

图表标题

宋体/微软雅黑

五号（10.5pt）

居中，置于图表上方

表格内文字

宋体/微软雅黑

五号（10.5pt）

居中/左对齐，单元格间距适中

（三）段落与间距规则

行距：行距固定为1.5倍，表格、图表行距为单倍；

段间距：标题与间距0.5行，段落间距0行；

对齐方式：标题居中对齐，两端对齐（避免右端参差不齐）。

（四）图表与公式编号

图表编号：按章节顺序编号，格式为“图/表章号-序号”（如“图1-2”“表3-1”），图表下方注明图表标题（如“图1-2用户增长趋势图”）；

公式编号：右对齐编号，格式为“（章号-序号）”（如“（2-3）”），公式需单独成行，使用公式编辑器输入。

四、标准撰写流程与操作步骤

（一）第一步：明确撰写目标与受众

操作说明：

与需求方确认文档核心目标（如“向管理层汇报项目风险”或“指导团队执行新流程”）；

分析受众背景（如领导关注结论、技术人员关注细节、客户关注利益点），调整内容侧重点（如给领导的文档需突出结论与建议，给技术团队的文档需补充操作细节）。

（二）第二步：收集与整理素材

操作说明：

素材来源：项目数据、会议记录、调研结果、过往文档、行业标准等；

素材筛选：剔除冗余信息，保留与目标直接相关的核心素材（如汇报进度需保留“已完成任务”“未完成任务”“延迟原因”，删除无关细节）；

素材分类：按“背景-进展-问题-计划”等主题归类，形成素材清单。

（三）第三步：搭建文档框架

操作说明：

根据素材清单，按“总-分-总”逻辑搭建章节大纲（如“一、项目概况→二、进度详情→三、风险分析→四、总结建议”）；

明确各章节核心要点（如“进度