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办公室文档管理规范模板

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于各类企业、机构在日常办公中产生的各类文档（含电子文档与纸质文档）的全生命周期管理，涵盖文档的创建、分类、存储、借阅、更新、归档及销毁等环节。典型应用场景包括：

新员工入职培训：通过规范文档管理流程，帮助新员工快速掌握公司文件体系，避免因文档混乱导致工作衔接不畅；

项目启动与推进：统一项目文档（如项目计划、会议纪要、进度报告）的存储与共享方式，保证项目成员信息同步；

部门日常办公：规范部门内部通知、制度文件、流程说明等文档的管理，提升部门协作效率；

年度/季度归档：对周期性文档（如年度总结、财务报表、合同文件）进行系统性归档，便于后续查阅与审计；

跨部门协作：明确跨部门文档的共享权限与借阅流程，避免信息壁垒或文件丢失。

二、标准化操作流程

（一）文档创建与命名规范

创建要求

文档内容需符合公司业务需求，表述准确、逻辑清晰，避免冗余信息；

涉及多部门协作的文档，需提前征求相关部门意见，保证内容一致；

电子文档优先使用公司统一办公软件（如MicrosoftOffice、WPS），纸质文档使用公司标准模板（如A4纸、页边距默认设置）。

命名规则

电子文档命名格式：[部门简称]-[日期(YYYYMMDD)]-[文档类型]-[版本号]，示例：行政部会议纪要-V1.0；

纸质文档命名需与电子文档一致，并在封面右上角标注文档编号（与电子文档编号一致）；

版本号规则：初始版本为V1.0，每次修订后版本号递增（如V1.1、V2.0），最终定稿版本标注“最终版”。

（二）文档分类与存储

分类标准

按部门分类：行政部、财务部、人力资源部、市场部等；

按项目分类：按项目名称+项目编号（如“2023年度品牌推广项目-P001”）；

按密级分类：公开（可在公司内网自由查阅）、内部（仅本部门及相关协作部门查阅）、秘密（需经部门负责人及以上级别审批查阅）。

存储路径

电子文档存储：

服务器共享文件夹路径：公司服务器/文档中心/[部门名称]/[文档类型]/[年份]，示例：\\server\doc_center\行政部\会议纪要\2023；

个人电脑仅可存储临时文档，重要文档需在创建后24小时内至服务器共享文件夹；

纸质文档存储：

部门档案柜：按分类标签存放，标注“部门-文档类型-年份”，如“行政部-会议纪要-2023”；

机密纸质文档需存放带锁档案柜，钥匙由部门负责人专人保管。

（三）文档审核与发布

审核流程

内部文档：由部门负责人审核，重点审核内容准确性、格式规范性；

对外文档（如给客户、合作伙伴的文件）：需经部门负责人及分管副总审核，涉及公司重大决策或法律风险的文件需经法务部门审核；

审核通过后，在文档封面或电子文档属性中标注“审核人：X”“审核日期：YYYYMMDD”。

发布与登记

电子文档审核通过后，至对应服务器文件夹，并在《文档登记表》（见模板1）中录入文档信息；

纸质文档审核通过后，打印存档，同时在《文档登记表》中登记纸质文档存放位置；

公开文档需在公司内网公告栏发布，方便员工查阅。

（四）文档借阅与共享

借阅流程

电子文档借阅：员工通过公司OA系统提交借阅申请，说明借阅用途、预计归还时间，经部门负责人审批后，由文档管理员授予临时访问权限（借阅期限不超过3个工作日）；

纸质文档借阅：填写《文档借阅记录表》（见模板3），经部门负责人签字后，到档案柜领取，借阅期限不超过5个工作日；

涉密文档借阅：需经分管副总审批，借阅时需由部门负责人陪同，使用后立即归还。

共享规范

共享文档需保证内容为最新版本，避免因版本混乱导致信息误差；

禁止通过个人邮箱、等非公司指定渠道传输涉密文档；

跨部门共享文档需提前告知接收部门文档管理员，保证接收方知晓文档存储路径。

（五）文档更新与版本控制

更新条件

文档内容与实际业务不符（如流程变更、数据更新）；

文档存在错漏、表述不清等问题；

部门负责人或文档管理员要求更新。

更新流程

由文档原创建人或指定负责人发起更新，修订后按原审核流程重新审核；

更新后版本号递增（如V1.0→V1.1），并在文档修订说明中标注“修订内容：X”；

旧版本文档需保留在服务器“历史版本”文件夹中，保留期限不少于6个月，便于追溯；

更新后24小时内通知相关文档使用人员，保证信息同步。

（六）文档归档与销毁

归档范围

年度/季度内无继续使用价值的文档（如已完成项目的进度报告、已失效的制度文件）；

需长期保存的重要文档（如合同、财务凭证、审计报告）。

归档流程

每年12月底前，各部门整理本年度需归档文档，填写《文档分类目录表》（见模板2），提交至行政部；

行政部核对文档完整性后，将电子文档刻录光盘备份（一式两份，一份存档，一份异地保存），纸质文档按年度统一存入公司档案室；