文档管理标准化操作手册文档分类与归档版.docVIP

文档管理标准化操作手册（文档分类与归档版）

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于企业、事业单位、社会组织等各类组织的文档管理工作，旨在通过标准化分类与归档流程，实现文档有序管理、高效利用及合规留存。典型应用场景包括：

日常运营管理：如行政制度、会议纪要、工作报告等常规文档的归类与保管；

项目全周期管理：从项目立项、执行到结题的全过程文档（如合同、方案、验收报告）的系统化归档；

合规审计支持：为财务审计、法律合规、质量认证等场景提供可追溯的文档依据；

知识沉淀与共享：通过分类归档形成组织知识库，支持跨部门文档查阅与经验复用。

二、标准化操作流程详解

（一）文档收集：明确来源与范围

收集责任划分：

各部门指定专人（如“*部门文档管理员”）负责本部门文档的初步收集，保证文档完整性；

跨部门协作文档由牵头部门负责收集，协办部门配合提供相关材料。

收集范围界定：

必收文档：包括但不限于正式文件（红头文件、制度类）、合同协议、会议记录、项目资料、报表数据、重要往来函件等具有保存价值的文档；

排除范围：临时草稿、无保存价值的重复文件、个人非工作相关文档。

收集时限要求：

日常文档应在形成后2个工作日内完成收集；

项目类文档应在项目阶段结束后3个工作日内完成收集；

年度总结类文档需在次年1月10日前完成收集。

（二）文档分类：建立科学分类体系

一级分类（按组织架构或业务属性）：

按部门划分：如“行政部”“财务部”“人力资源部”“市场部”“研发部”等；

按业务属性划分：如“项目管理”“客户管理”“质量管理”“法务管理”等（适用于跨部门业务主导的组织）。

二级分类（按文档类型）：

在一级分类下，根据文档性质设置二级类别，例如：

行政部：制度文件、会议纪要、固定资产档案、后勤管理文件；

项目管理：立项文件、执行过程文件（进度报告、会议记录）、验收文件、成果归档文件；

通用类：培训资料、公司发文、外部单位来函等。

三级分类（按具体用途或时间）：

针对二级分类下的文档，可进一步细化，例如：

“制度文件”可分为“人事制度”“财务制度”“办公流程”；

“会议纪要”可按年份+季度划分，如“2024年Q1会议纪要”。

（三）文章样式：唯一标识与快速检索

编码规则设计：

采用“一级分类代码+二级分类代码+年份+流水号”的组合结构，示例：

行政部制度文件：XZZD-2024-001（XZ=行政部，ZD=制度文件，2024=年份，001=流水号）；

研发部项目验收文件：XMYS-RD-2024-015（XMYS=项目验收，RD=研发部，2024=年份，015=流水号）。

编码管理要求：

由组织综合管理部统一制定分类代码表，并向各部门发布；

流水号按年度从001开始顺序编制，不得跳号或重号；

文章样式需在封面及页眉显著位置标注，保证检索便捷。

（四）文档归档：规范整理与移交

文档预处理：

检查文档完整性：保证、附件、审批签字等要素齐全；

去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用纸质档案专用夹或文件夹装订；

电子文档需统一转换为PDF格式（扫描件分辨率不低于300DPI），命名规则与纸质文章样式一致。

归档移交：

纸质文档：由部门文档管理员填写《文档归档移交清单》（见表1），经部门负责人签字后，移交至档案室（或综合管理部），档案管理员核对无误后签字确认；

电子文档：通过组织内部文档管理系统（如OA系统），并同步提交归档清单电子版。

归档时限：

纸质文档应在收集完成后5个工作日内完成归档；

电子文档应在收集完成后3个工作日内完成系统。

（五）文档保管：环境控制与安全维护

保管场所要求：

纸质档案：存放于专用档案柜，库房需保持通风、干燥（温度14-24℃，湿度45%-60%），配备防火、防潮、防虫、防盗设施；

电子档案：存储于专用服务器或云端，定期进行备份（本地备份+异地备份），并设置访问权限（按部门、岗位分级控制）。

保管期限划分：

永久保存：如公司章程、重大决策文件、土地权属证明等；

长期保存（10-30年）：如项目合同、年度财务报告、重要会议纪要等；

短期保存（5-10年）：如日常通知、临时性报表、普通往来函件等。

定期检查机制：

档案管理员每季度对纸质档案进行一次抽样检查，查看是否有霉变、虫蛀、破损等情况；

电子档案每半年进行一次备份有效性验证，保证数据可正常读取。

（六）文档利用：规范借阅与权限管理

借阅流程：

借阅人填写《文档借阅申请表》（见表2），说明借阅目的、文档名称及归还期限，经部门负责人审批后，提交档案管理员；

涉密或重要文档（如未公开合同、财务数据）需经分管领导审批。

借阅权限：

仅限与工作相关的业务人员借阅，非本部门文档需提前与文档形成部门沟通；

原则上不外借原件，特殊情况需经总经理批准，并限期3日内归还。

归还与续借：

借阅到期后，借阅人需及时归还