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企业内部文件格式与排版规范

一、规范目的与适用范围

为统一企业内部文件呈现形式，提升文件专业性与可读性，保证信息传递准确、高效，特制定本规范。本规范适用于企业各部门编制的各类正式文件，包括但不限于工作报告、会议纪要、管理制度、项目方案、通知公告、总结汇报等。日常办公中的跨部门协作文件、存档管理文件、对外报送文件均需严格遵循本规范，保证文件格式一致、排版规范，避免因格式差异导致的理解偏差或管理混乱。

二、规范执行操作流程

（一）文件创建与基础设置

文档类型选择：根据文件用途选择合适的文档类型，正式文件优先使用Word（.docx格式），避免使用临时性格式（如.txt、.rtf）。

页面基础设置：

页面边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合标准A4纸打印要求）；

页面方向：一般采用纵向，如需横向（含宽表格），需在文件首页备注“本文件部分内容为横向排版”；

纸张大小：统一使用A4（210mm×297mm）。

（二）字体与格式规范

字体选择：

微软雅黑（或黑体），不加下划线，不使用艺术字体；

内容：宋体（或仿宋），英文及数字使用TimesNewRoman；

表格内文字：根据内容调整，一般与一致，表头可加粗。

字号与行距：

一级标题（如“第一章总则”）：二号，加粗，居中，段前段后间距1行；

二级标题（如“1.1目的”）：三号，加粗，左对齐，段前段后间距0.5行；

三级标题（如“（1）具体内容”）：四号，加粗，左对齐，段前段后间距0.3行；

内容：小四号（12pt），行距固定值18磅（或1.5倍行距），首行缩进2字符；

页眉页脚：小五号，宋体，页眉页脚线为单实线，线宽0.75磅。

（三）内容结构编排

文件

位于首页首行，居中，二号加粗，如“公司2024年度部门绩效考核方案”；

标题应简洁明了，不超过30字，如需补充说明，可使用副标题（破折号分隔，四号宋体）。

文件基本信息：

位于标题下方，居中，三号宋体，内容包括：文件编号（如“办发〔2024〕5号”）、版本号（如“V1.0”）、密级（如“内部公开”“秘密”）、发文部门、日期（格式“YYYY年MM月DD日”）；

多项信息用空格分隔，密级根据企业保密制度标注，非涉密文件默认“内部公开”。

结构：

引言：说明文件编制目的、适用范围及背景，二级标题“一、引言”；

主体内容：分章节阐述，一级标题按“第一章、第二章……”编号，二级标题按“1.1、1.2……”编号，三级标题按“（1）、（2）……”编号，编号后不跟顿号；

结论/要求：总结核心内容或提出执行要求，二级标题“二、结论”或“三、执行要求”。

附件编排：

如有附件，在结束后另起一行，左对齐写“附件：”，附件名称为“附件1：X”“附件2：X”，四号宋体，加粗；

附件内容需单独编制页码，在页码后标注（如“-1”“-2”）。

（四）页眉页脚与页码设置

页眉：

奇数页页眉为文件标题（如“公司2024年度部门绩效考核方案”），偶数页页眉为章节标题（如“第一章总则”）；

页眉距页边距1.5cm，页眉文字居中。

页脚：

页码位置：页面底端，居中；

页码格式：部分为“-1-”“-2-”（“-”为半角字符），附件部分为“附件1-1”“附件1-2”；

页码距页边距1.25cm，五号宋体。

（五）编号与标识管理

文件编号规则：

由“部门简称+发文类型+年份+序号”组成，如“办发〔2024〕5号”（办为行政部门，发为发文类型，〔2024〕为年份，5为序号）；

序号按年度从“1”开始连续编排，跨年重新编号。

版本标识：

初版为V1.0，修订后依次为V1.1、V2.0，版本号位于文件编号右侧，用空格分隔；

每次修订需在文件末尾附“修订说明”，注明修订内容、修订人、修订日期。

（六）审核与发布流程

拟稿：由文件内容编制人完成初稿，保证内容完整、格式符合本规范；

部门审核：初稿提交至部门负责人审核，重点审核内容准确性、部门职责匹配性；

会签：涉及多部门协作的文件，需相关部门负责人会签（在审批表中签字）；

批准：根据文件密级及重要性，提交至对应领导批准（如部门文件由部门总监批准，公司级文件由总经理批准）；

发布：审核批准后，由行政部门统一编号、存档，并通过企业内部系统（如OA）发布，纸质版文件需加盖公章。

三、文件格式与排版模板示例

（一）首页模板（以“通知”为例）

位置

内容格式

文件标题

关于开展2024年度安全生产大检查的通知（二号微软雅黑，加粗，居中）

基本信息

安办发〔2024〕12号V1.0内部公开安全管理部2024年5月10日（三号宋体，居中，信息间用空格分隔）

主送机关

各部门、各子公司：（三号宋体，顶格，后加冒号）

引言

为贯彻落实国家安全生产法规要求，排查企业安全隐