行政公文写作与处理标准化流程流程工具.docVIP

行政公文写作与处理标准化流程工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各级政机关、企事业单位、社会团体等组织的行政公文处理工作，涵盖通知、报告、请示、函、纪要等常用文种。典型应用场景包括：

年度工作部署：如单位年度工作计划、重点任务分解通知的起草与流转；

跨部门协作：如涉及多部门联合发文的事项协调、函件往来；

向上级汇报：如工作进展报告、请示事项（如资金申请、政策支持）；

对下级指导：如政策传达、工作要求通知、问题整改指令；

日常事务沟通：如会议安排、情况说明、事务函等。

二、标准化操作流程详解

行政公文处理遵循“起草—审核—签发—印发—归档”闭环管理流程，各环节需严格把控质量与规范。

（一）前期准备：明确需求与基础信息

确定发文目的与范围

明确公文要解决的核心问题（如部署工作、请求指示、通报情况），确定主送机关（需执行或知晓公文的单位）和抄送机关（需知晓但不直接执行的单位）。

示例：起草“关于开展2024年度安全生产检查的通知”，需明确检查范围（各部门、下属单位）、检查时间（10月11日-20日）、目的（排查安全隐患，落实安全责任）。

收集基础资料与政策依据

收集与公文内容相关的背景资料（如上级文件、会议精神、数据报表）、政策依据（如《政机关公文处理工作条例》《单位公文管理办法》），保证内容合法合规、数据准确。

确定文种与格式规范

根据行文目的选择正确文种（如请求上级批准用“请示”，答复询问用“函”，部署工作用“通知”）。

确认公文格式要素：标题、主送机关、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注（如有）、页码等，符合《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求。

（二）起草：规范内容与结构

标题规范

格式：“发文机关+事由+文种”（如“办公室关于举办公文写作培训的通知”）；事由应简明扼要，避免使用“关于……的申请”“关于……的报告”等模糊表述。

主送机关明确

顶格书写，后加冒号；主送机关超过1行时需回顶格；同类机关之间用顿号分隔，不同类机关之间用逗号分隔（如“各部门、各下属单位：”）。

逻辑清晰

开头：说明发文依据（如“根据会议决定”“为落实文件要求”）和目的（如“为保证……”“为规范……”）。

主体：分条列项表述核心内容，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序号，层次分明；每部分内容聚焦一个主题，避免交叉重复。

结尾：根据文种确定（如通知用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“专此报告”）。

附件说明完整

如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.2024年度安全生产检查清单”）；附件名称后不加标点，附件与需装订在一起。

发文机关与成文日期

发文机关署名应为单位全称或规范化简称（如“市人民”而非“市府”）；成文日期以领导签发日期为准，用阿拉伯数字标注（如“2024年10月8日”）。

（三）审核：严把质量关

公文需经“拟稿人自审—部门负责人审核—办公室核稿”三级审核，保证内容准确、格式规范、程序合规。

拟稿人自审

检查内容是否符合发文目的、数据是否准确、逻辑是否连贯、有无错别字；核对文种、主送机关、附件等要素是否完整。

部门负责人审核

重点审核公文内容与本部门职责的契合度、事项的可行性、与其他部门的协调性（如涉及跨部门事项，需附会签记录）。

办公室核稿

审核格式规范性（如字体字号、行距、页码）、政策依据有效性（如是否与上级文件冲突）、程序合规性（如请示类公文是否提前沟通）、文字表达准确性（如避免歧义、口语化表述）。

核稿后需在公文稿纸“核稿”栏签字，并注明修改意见（如“附件名称需补充具体年份”“请示事项需明确所需资金金额”）。

（四）签发：明确权限与责任

根据公文类型和重要性，由相应领导签发，保证权责一致。

签发权限划分

上行文（请示、报告）：需单位主要负责人（如局长、总经理）或其授权的分管领导签发；

下行文（通知、决定）：需分管领导或主要负责人签发；

平行文（函）：需分管领导或部门负责人签发。

签发规范

领导需在公文稿纸“签发”栏签署姓名、日期，并明确意见（如“同意印发”“请补充后再报”）；不得只签“阅”或“已阅”，需明确是否同意印发。

（五）印发：规范排版与分发

排版与校对

按公文格式要求排版（如标题用二号小标宋体字，用三号仿宋体字，行距28磅）；印发前需校对三遍：初校内容（文字、数据），二校格式（要素、页码），三校整体（页码顺序、印章位置）。

用印与登记

公文需加盖发文机关印章（骑年盖月，即印章中心压成文日期）；用印后需在《发文登记簿》中记录文号、标题、发文日期、份数、分发范围等信息。

分发与送达

根据主送机关和抄送机关范围，通过机要交换、邮政快递或内部办公系统分发；涉密公文需通过机要渠道，并履行签收手续。

（六）归档：保证完整与可追溯

公文