行政公文写作标准与格式要求模板.docVIP

行政公文写作标准与格式要求模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各级政机关、人民团体、企事业单位的行政公文撰写，涵盖通知、报告、请示、函、纪要等法定及常用文种。典型应用场景包括：部署重要工作（如《关于开展2023年度安全生产大检查的通知》）、汇报工作进展（如《公司2023年上半年工作总结报告》）、请示事项批准（如《关于申请举办培训班的请示》）、商洽工作事宜（如《关于商请协助举办活动的函》）、记录会议议定事项（如《项目推进会会议纪要》）等。凡需以机关名义制发的正式文件，均需参照本模板规范格式与内容要求。

二、公文写作全流程操作指引

（一）准备阶段：明确核心要素

确定发文目的与依据

明确公文需解决的核心问题（如部署工作、请求指示、告知事项等），并梳理发文依据（如上级文件精神、会议决议、领导指示等），保证内容合法合规、有理有据。

选择合适文种

根据行文关系（上行文、下行文、平行文）和内容性质选择文种：

上行文（向隶属上级机关行文）：请示、报告；

下行文（向所属下级机关行文）：通知、通报、批复；

平行文（无隶属关系机关间行文）：函、纪要（抄送单位含平行机关时）。

收集整理材料

搜集与公文主题相关的政策文件、数据、案例等素材，保证内容真实、准确、详实，必要时可通过实地调研、部门会商补充材料。

确定主送与抄送机关

主送机关：公文的主要受理机关，顶格编排，后加冒号；

抄送机关：需要知晓公文内容的上级、同级或不相隶属机关，抄送机关间用逗号分隔，最后用句号。

（二）拟稿阶段：规范内容结构

撰写标题

标题一般由“发文机关名称+事由+文种”组成，要求简明扼要、准确概括公文核心内容。示例：

规范《市人民关于表彰2023年度先进集体和先进个人的通报》

不规范《通报》（缺少发文机关和事由）、《关于表彰先进的通知》（事由不具体）

编排主送机关

主送机关全称或规范化简称，顶格书写，后加冒号。若涉及多个机关，用逗号分隔；最后一个机关后加句号。

起草

是公文的核心部分，需逻辑清晰、层次分明，一般采用“开头+主体+结尾”结构：

开头：说明发文依据、目的或背景（如“根据《省人民办公厅关于开展工作的通知》（X政办发〔2023〕X号）精神，为切实做好工作，现就有关事项通知”）；

主体：阐述具体事项、措施、要求等，可分条列项（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注层级，第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层及以下用仿宋体）；

结尾：根据文种确定结尾用语（如通知用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“专此报告”）。

标注附件说明

若有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.项目实施方案2.经费预算表”）。附件名称后不加标点符号，多个附件用阿拉伯数字标注序号。

规范发文机关署名与成文日期

发文机关署名：使用机关全称或规范化简称（如“市人民”“公司办公室”）；

成文日期：阿拉伯数字标注（如“2023年10月26日”，年份应标全称，月、日不编虚位）。

（三）审核阶段：保证内容与格式合规

部门初审

拟稿人完成初稿后，交由本部门负责人审核，重点检查内容是否符合实际、数据是否准确、措施是否可行。

办公室核稿

部门通过后，提交单位办公室核稿，重点审核：

格式是否符合《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求；

文种使用是否恰当，行文关系是否准确；

是否存在内容矛盾、政策冲突等问题。

领导签发

核稿通过后，按发文权限报请领导签发：

一般事务性公文由分管领导签发；

重要公文（如涉及重大事项、人事任免等）由单位主要领导签发；

上行文需标注签发人姓名（如“签发人：X”）。

（四）定稿与排版阶段：规范最终呈现

核对定稿

签发后，对公文内容、格式、要素进行最终核对，保证无误后形成定稿。

规范排版

用纸：A4型纸张，幅面尺寸为210mm×297mm；

字体与字号：

发文机关标识：小标宋简体，字号由发文机关酌定，一般以醒目美观为原则；

二号小标宋简体，居中编排；

三号仿宋GB2312，首行缩进两字符，行距设置为28磅左右；

层级一级标题黑体三号，二级标题楷体GB2312三号，三级标题仿宋GB2312三号加粗；

页码：页码位于版心外下边缘，阿拉伯数字数字左右各放一条一字线，如“-1-”。

三、行政公文标准格式要素模板表

要素类别

构成要素

规范要求

示例

注意事项

眉首部分

发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布

市人民文件

联合行文时，主办机关排列在前；“文件”二字后不加标点符号

发文字号

“发文机关代字〔年份〕序号号”，年份用六角括号，序号不编虚位

X政发〔2023〕15号

联合行文时，使用主办机关的发文字号；“函”的发文字号可“文件”二字

签发人（上行文）

“签发人：X”，三号楷体GB2312