商务会议纪要及行动计划表.docVIP

商务会议纪要及行动计划通用工具模板

一、适用场景与价值

常规工作例会：周会、月度复盘会，同步进展、明确下一步任务；

项目专项会议：项目启动会、阶段评审会，聚焦目标对齐、风险排查；

跨部门协调会：资源调配、流程优化，推动协作方达成共识；

客户/合作方会议：需求沟通、方案确认，记录关键承诺与待办事项。

通过标准化记录会议核心信息，避免遗漏关键决策；通过行动计划表将会议成果转化为可执行、可追溯的任务，提升团队执行效率与责任落地能力。

二、从筹备到落地的全流程操作

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确认会议核心目的

提前与会议组织者（如部门负责人、项目经理）沟通，明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门协作流程卡点”），避免讨论偏离主题。

梳理会议议程与参会人

收集会议议程，明确各环节时间分配（如“议题1：进度汇报（20分钟）；议题2：方案讨论（40分钟）”）；

确认参会人（含请假人员），提前发送会议邀请（注明时间、地点/、议程），保证关键决策人到场。

准备会议记录工具

电子版：提前本模板，或使用在线协作工具（如腾讯文档、飞书文档）同步编辑；

备用工具：准备录音设备（需提前告知参会人员）、笔记本，记录临时补充的细节。

（二）会中记录：聚焦关键，客观全面

签到与议程确认

会议开始时，记录参会人员到勤情况（含迟到/早退人员），简要重申会议目标与议程，保证所有人理解会议方向。

按环节记录核心信息

讨论要点：围绕每个议题，记录不同参会人的观点（如“建议优先开发A功能，理由是用户反馈需求迫切；提出需评估B功能的开发成本”），避免主观评价，仅保留事实陈述；

分歧与共识：明确标注未达成一致的问题（如“关于资源分配，市场部与技术部未达成一致”），以及最终共识（如“最终决定：优先保障A功能资源，B功能延后至下阶段”）；

决策事项：用“【决议】”标注最终结论（如“【决议】同意通过《Q3营销方案》，预算控制在50万元以内”）。

动态标记行动项

讨论过程中，若明确任务分工，随时在行动计划表中初步记录（含任务描述、初步负责人、截止日期），会后补充完善。

（三）会后整理：核对确认，分发落地

整理会议纪要

会议结束后2个工作日内，根据会中记录完成纪要初稿，内容包括：

基础信息：会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人（含请假人员）；

议程与讨论：按议程顺序梳理各议题讨论要点、分歧、共识；

决策与行动：汇总所有决议事项，列出行动计划表（含任务、负责人、截止日期等）。

确认与修订

将纪要初稿发送给参会人（尤其是任务负责人），确认记录准确性（如“请**核对关于C模块的开发周期是否为3周”）；

根据反馈修改后，形成终版纪要，由主持人签字确认（电子版可在线审批）。

分发与跟进

纪要终版确认后1个工作日内，通过邮件、企业等渠道分发给所有参会人及相关方；

行动计划表需同步更新至项目管理工具（如钉钉待办、Teambition），设置提醒功能，保证任务按时推进。

三、会议纪要与行动计划一体化模板

（一）会议纪要基本信息表

项目

内容

会议名称

例：2024年Q3产品迭代规划会

会议时间

例：2024年6月15日14:00-16:00

会议地点/形式

例：公司3号会议室/腾讯会议（会议号：*–）

主持人

**

记录人

**

参会人员

（产品部）、（研发部）、**（市场部）、赵六（设计部）

请假人员

孙七（运营部，事由：外出客户拜访）

会议目标

确定Q3产品迭代功能优先级，明确各模块负责人与时间节点

（二）会议议程与讨论记录表

议程序号

议题

讨论要点

决议事项

1

Q3用户需求梳理

-：收集到200+条用户反馈，Top3需求为“优化搜索功能”“增加数据导出”“界面改版”；-：市场部调研显示“搜索功能”可提升30%用户留存。

【决议】优先开发“搜索功能优化”，同步启动“数据导出”需求调研，界面改版延后。

2

资源分配

-**：研发部需3人投入“搜索功能”，预计周期6周；-赵六：设计部需2人配合，周期4周。

【决议】研发部抽调、、**负责开发，设计部由赵六牵头，6周内完成。

3

风险与应对

-：第三方搜索接口可能存在延迟，需准备备用方案；-：需提前向用户同步迭代计划，避免负面反馈。

【决议】研发部2周内完成接口测试，市场部下周发布用户告知函。

（三）行动计划跟踪表

任务编号

任务描述

负责人

截止日期

资源支持

完成状态

备注

ACT01

完成“搜索功能”需求文档终版

**

2024-06-25

无

未开始

需同步设计稿

ACT02

第三方搜索接口测试与备用方案开发

**

2024-07-02

申请测试服务器1台

未开始

接口文档由**提供

ACT03

发布用户告知函（含迭代