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企业档案归档管理范围与保管期限指南

在现代企业管理体系中，档案作为企业各项活动的原始记录和知识资产，其价值不言而喻。科学界定档案归档管理范围，合理确定保管期限，是确保企业历史得以延续、信息资源有效利用、合规风险有效防范的基础性工作。本指南旨在为企业档案管理实践提供专业、严谨且具操作性的指引，助力企业构建规范化、高效能的档案管理体系。

一、档案归档管理范围：界定与原则

档案归档管理范围的界定，是档案工作的起点，直接关系到档案资源的质量与后续利用的有效性。其核心在于明确哪些文件材料应当被纳入企业档案管理体系，哪些则无需归档。

（一）归档范围确定的基本原则

1.原始性与凭证性原则：归档的文件材料必须是企业在各项职能活动中直接形成的，具有原始记录性和法律凭证效力的材料。复印件、传真件等非原始载体，除非有特殊规定或无法获取原件，一般不宜作为归档主体。

2.价值性原则：该文件材料对企业当前及未来的生产经营、管理决策、历史研究、法律事务等方面具有实际或潜在的利用价值。

3.关联性原则：与企业的设立、运营、发展、变更、终止等核心活动以及重要业务、关键项目紧密相关的文件材料。

4.系统性与完整性原则：归档范围应能全面反映企业各项活动的全貌和过程，确保相关文件材料的成套性和有机联系。

5.规范性原则：遵循国家有关档案管理的法律法规、行业标准以及企业内部管理制度的规定。

（二）主要归档范围分类

企业档案归档范围广泛，可根据其内容属性和形成领域进行分类：

1.企业设立与治理类档案

*企业设立、变更、注销等登记注册文件（如营业执照、审批文件、章程、股东决议等）。

*企业组织结构、股权结构演变相关文件。

*股东会、董事会、监事会形成的会议纪要、决议、记录等。

*企业发展战略、中长期规划等纲领性文件。

2.经营管理类档案

*各类经营决策文件、管理办法、规章制度及其沿革材料。

*年度工作计划、总结、报告。

*重要的经营合同、协议（包括采购、销售、服务、合作、投资等）。

*生产经营统计报表、分析报告（具有全局性、总结性的）。

*重要的会议记录、纪要（如经营例会、专题研讨会等）。

*知识产权相关文件（专利申请、商标注册、著作权登记、许可使用协议等）。

3.生产技术与研发类档案

*产品设计图纸、工艺文件、技术标准、作业指导书。

*生产计划、调度记录（具有长期参考价值的）。

*设备采购、安装、调试、维护、改造档案。

*科研项目立项、研究过程、成果鉴定、获奖材料。

*技术引进、技术改造、技术创新相关文件。

4.财务与审计类档案

*各类会计凭证、账簿、报表（按会计档案管理规定执行）。

*财务管理制度、资金管理、成本控制文件。

*审计报告、验资报告、资产评估报告。

*税务登记、纳税申报、税收优惠相关文件。

5.人力资源类档案

*企业人事管理制度、薪酬福利方案、绩效考核办法。

*员工个人档案（入职登记表、简历、合同、奖惩、任免、培训、离职材料等）。

*集体劳动合同、工会文件。

*重要的人力资源统计报表、分析报告。

6.市场营销与客户服务类档案

*市场调研报告、营销策划方案。

*重要的广告宣传材料、品牌推广文件。

*客户名册、客户合同、重要客户沟通记录（具有长期合作价值的）。

*售后服务记录、投诉处理材料（具有典型意义或长期参考价值的）。

7.行政办公与后勤保障类档案

*重要的外来公文、本单位发文（定稿及有代表性的印本）。

*印章管理、档案管理、保密工作相关文件。

*房产、土地等权属证明及相关合同协议。

*重要的安全保卫、环境保护、后勤服务文件。

8.其他具有保存价值的档案

*如荣誉资质证书、重要外事活动记录、突发事件处理记录等。

二、档案保管期限：划分与考量

档案保管期限是指档案自形成之日起至被销毁或永久保存为止的时间。合理确定保管期限，既能保证有价值的档案得以长期留存，又能避免无价值档案占用存储空间和管理资源。

（一）保管期限划分的一般标准

通常，企业档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具体年限界定需参照国家相关法规（如《会计档案管理办法》）并结合企业实际制定。

*永久保管：指档案具有不可替代的凭证价值和历史研究价值，需要永久保存。

*长期保管：指档案在较长时期内（通常为企业存续期间或超过若干年）具有查考利用价值。

*短期保管：指档案在一定时期内具有查考利用价值，到期后经鉴定无继续保存必要的。

（二）各类档案保管期限的参考

1.永久保管的档案

*企业设立、章程、股权结构等根本性文件。

*重要的股东