供应链采购需求快速响应流程表.docVIP

供应链采购需求快速响应流程表通用工具模板

一、适用场景与目标

本工具适用于企业内部各部门（如生产部、研发部、行政部等）提出物料、设备或服务采购需求时，通过标准化流程实现快速响应、高效协同，保证采购需求在规定时限内得到准确处理，同时兼顾成本控制与合规性管理。适用于常规采购、紧急采购（如生产断料应急、设备突发故障等）及战略型采购需求的全场景覆盖，目标是缩短采购周期、减少沟通成本、提升供应链协同效率。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：需求发起与提报

责任主体：需求部门（如生产部、研发部）

操作内容：

需求部门填写《采购需求申请表》，明确以下核心信息：

需求名称（如“A型号芯片”“生产线维修服务”）；

需求描述（规格型号、技术参数、质量标准等）；

需求数量/服务时长；

期望交付日期（紧急需求需标注“紧急”及最晚交付时间）；

预算金额（含预算编码）；

需求背景（如“新项目研发”“设备维护”）。

需求部门负责人*对需求合理性（必要性、预算匹配度）进行初审，签字确认后提交至采购部。

输出成果：《采购需求申请表》（纸质/电子版，需部门负责人签字扫描件）。

步骤2：需求审核与评估

责任主体：采购部、财务部、需求部门

操作内容：

采购部初审（1个工作日内）：

核查需求完整性（是否缺失规格、预算等关键信息）；

判断需求类型（常规/紧急/战略），紧急需求启动“绿色通道”，优先处理；

评估现有库存（如为物料采购，需同步查询仓库库存，避免重复采购）。

财务部复核（常规需求1个工作日，紧急需求4小时内）：

审核预算金额是否在部门预算范围内，超预算需求需提交分管领导*审批。

需求部门确认（同步进行）：

采购部与需求部门沟通需求细节，确认技术参数、交付时间等无歧义；

若需求存在调整建议（如替代型号、分期交付），双方协商一致后更新申请表。

输出成果：审核通过的《采购需求申请表》（财务部签字确认）、超预算审批文件（如需）。

步骤3：寻源与供应商选择

责任主体：采购部

操作内容：

寻源方式匹配：

紧急需求（如生产断料）：优先从“合格供应商名录”中选择历史合作良好的供应商，直接询价议价，保证4小时内响应；

常规需求（如办公用品）：通过询比价（至少3家供应商）、招标（金额≥5万元）或单一来源采购（如独家专利产品）方式确定供应商；

战略需求（如年度框架协议采购）：直接签订年度框架协议，按协议价格和流程执行。

供应商沟通：

向供应商发送《采购询价单》，明确需求参数、交付时间、报价要求（含税费、运输费等）；

收集供应商报价后，对比价格、交期、资质（如营业执照、ISO认证等），形成《供应商比价报告》。

输出成果：《供应商比价报告》、供应商报价单、框架协议（如适用）。

步骤4：订单确认与下达

责任主体：采购部、法务部（如需）

操作内容：

订单制作：

根据确定的供应商信息，制作《采购订单》，内容包括：订单号、供应商信息、需求明细、价格、交付时间、付款方式、质量验收标准等；

金额≥10万元的订单需经法务部*审核合同条款，规避法律风险。

订单审批与下达：

采购部负责人*审批订单；

审批通过后，将《采购订单》正式发送给供应商，并要求供应商签字回传；

紧急订单可先口头确认，后补签书面订单（需在24小时内完成）。

输出成果：《采购订单》（供应商签字回传版）、订单审批记录。

步骤5：执行跟踪与交付协调

责任主体：采购部、需求部门

操作内容：

进度跟踪：

采购专员*通过电话、邮件或供应商系统跟踪订单生产/备货进度，常规需求每周至少反馈1次，紧急需求每日反馈；

若供应商可能延期，需提前24小时通知采购部，协同需求部门调整交付计划或启动备选供应商。

交付协调：

供应商发货后，采购部及时向需求部门提供《发货清单》（含物流单号、预计到达时间）；

需求部门做好收货准备（如仓储空间、人员安排）。

输出成果：进度跟踪记录、发货清单、延期预警及处理方案（如需）。

步骤6：验收入库与质量确认

责任主体：需求部门、仓库部、质检部

操作内容：

到货核对：

仓库部根据《发货清单》核对实物数量、外包装完整性，如有差异（如短少、破损）需在24小时内反馈采购部；

需求部门、质检部联合进行质量检验（如技术参数测试、样品确认），出具《质检报告》。

入库与确认：

检验合格后，仓库部办理入库手续，《入库单》；

检验不合格的，由采购部联系供应商退换货或索赔，同步更新供应商评价记录。

输出成果：《质检报告》、《入库单》、不合格品处理记录。

步骤7：结算与归档

责任主体：财务部、采购部、档案室

操作内容：

结算申请：

采购部收集《采购订单》《入库单》《质检报告》《供应商发票》等单据，提交财务部；

财务部核对单据一致性无误后，按合同约定付款周期安排付款（如月结30天）。

资料归档：

采购部将本次采购全流程资料（需求申请、审核记录、比价报告、