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2026年人力资源文员面试题及档案管理含答案

一、单选题（共5题，每题2分）

说明：下列每题只有一个正确答案。

1.人力资源文员在整理员工档案时，发现某员工离职档案缺失关键合同，首要处理步骤是？

A.直接删除档案，避免冗余

B.通知员工补充材料并记录时间

C.向部门主管汇报并申请补办流程

D.将档案标记为“待补充”后归档

2.某公司规定员工入职资料需在3个工作日内归档，人力资源文员处理效率最高的是？

A.逐项核对纸质文件再扫描电子版

B.先扫描电子版再核对纸质文件

C.仅整理纸质文件，电子版后续补录

D.直接将纸质文件归档，电子版待需要时再处理

3.在档案管理中，以下哪项属于“不可抗力销毁”范畴？

A.员工离职后1年内档案按规定销毁

B.某员工档案因火灾损毁，无法恢复

C.公司系统升级需清理旧版电子档案

D.员工主动申请删除个人隐私信息

4.人力资源文员接到员工投诉某部门违规处理档案，正确做法是？

A.私下告知投诉者处理结果

B.立即停止该部门档案工作

C.记录投诉内容并逐级上报

D.要求投诉者提供书面证据再处理

5.公司要求人力资源文员每月统计离职员工档案去向，最有效的工具是？

A.手工填写统计表

B.Excel表格自动筛选功能

C.公司内部档案管理系统导出数据

D.通过电话询问各部门统计

二、多选题（共5题，每题3分）

说明：下列每题有多个正确答案，少选、多选均不得分。

1.人力资源文员在档案管理中需遵守哪些原则？

A.完整性（确保档案无缺漏）

B.安全性（防篡改、防泄密）

C.及时性（按期归档）

D.保密性（限制非授权人员查阅）

E.便利性（便于检索）

2.员工档案中可能包含哪些法定保存期限的文件？

A.劳动合同（至少保存5年）

B.培训记录（保存至员工离职后2年）

C.绩效考核表（保存至员工离职后3年）

D.考勤记录（保存至员工离职后1年）

E.离职证明（永久保存）

3.某公司因搬迁需将纸质档案转移，人力资源文员需准备哪些工作？

A.重新登记档案编号以防混乱

B.对档案进行消毒和防虫处理

C.编制档案交接清单

D.安排专人护送至新存放地点

E.忽略档案扫描备份环节

4.人力资源文员处理档案投诉时可能遇到的情况有？

A.员工要求删除非保密档案

B.其他部门违规调阅档案

C.档案遗失导致员工权益受损

D.公司政策变更引发档案处理争议

E.员工对档案内容有异议

5.电子档案管理需注意哪些风险？

A.系统黑客攻击导致数据泄露

B.电力故障导致数据丢失

C.操作人员误删档案

D.档案存储设备老化

E.未定期备份纸质档案

三、判断题（共5题，每题1分）

说明：判断正误，正确打“√”，错误打“×”。

1.员工离职后，其档案可由人力资源文员自行销毁，无需报备。

×

2.档案管理中，纸质版和电子版具有同等法律效力。

√

3.人力资源文员可以代员工签署档案相关文件，但需记录时间。

√

4.公司内部档案可随意借阅，只需登记姓名和日期。

×

5.档案销毁时，需两人以上监销并签字确认。

√

四、简答题（共3题，每题5分）

1.简述人力资源文员在档案管理中的“保密义务”包含哪些方面？

-不得泄露员工个人信息（如薪资、体检记录等）；

-限制档案查阅权限，仅授权人员可接触；

-严禁将档案用于非工作用途（如传阅、私人研究）；

-涉及敏感信息需加密存储或隔离存放。

2.员工档案遗失可能产生哪些法律风险？

-劳动仲裁争议（如社保缴纳记录缺失）；

-离职手续拖延（因无完整档案）；

-个人隐私侵权（若泄露给第三方）；

-公司合规风险（违反《档案法》或《劳动合同法》）。

3.人力资源文员如何提升档案整理效率？

-制定标准化归档流程（如按入职时间排序）；

-使用标签和文件夹分类存放纸质文件；

-电子档案建立索引关键词便于搜索；

-定期清理过期档案，减少冗余。

五、案例分析题（共2题，每题10分）

1.案例：某员工离职时投诉人力资源文员未及时归还其档案，并声称档案内部分文件被修改。人力资源文员应如何处理？

答题要点：

-立即联系员工，核对档案内容是否确实被篡改；

-调查档案流转记录，确认是否有授权修改行为；

-若属违规操作，按公司制度处理涉事人员，并赔偿员工损失；

-向员工说明后续处理方案（如补制文件或法律途径解决）。

2.案例：公司因并购需整合两家公司的员工档案，人力资源文员负责对接。如何确保档案合并的准确性？

答题要点：

-制定合并清单，逐项核对档案完整性；

-对重复档案按新公司规则处理（如优先保留并购方记录）；

-电子档案统一格式，纸质档案编号续接