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公司接待工作管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司接待工作，提升对外形象，确保接待活动有序、高效、节俭地开展，促进公司各项业务的顺利进行，根据公司实际情况及相关管理要求，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及各部门、各分支机构所组织或参与的各类公务接待活动，包括但不限于对上级单位、兄弟单位、业务伙伴、客户及其他重要来宾的接待。

（三）基本原则

1.热情周到，有礼有节：以高度的责任心和良好的职业素养，为来宾提供热情、周到、专业的服务，展现公司积极向上的精神风貌。

2.务实高效，注重实效：围绕公司中心工作和接待目的，精心策划，合理安排，确保接待活动达到预期效果，避免形式主义。

3.勤俭节约，反对浪费：严格执行公司财务制度和相关规定，坚持厉行节约，杜绝铺张浪费，力求以合理的成本完成接待任务。

4.安全保密，规范有序：确保接待过程中的人员、财产安全，严格遵守公司保密规定，各项接待工作均需符合公司管理规范。

二、接待工作管理

（一）接待范围与标准

1.接待范围：

*上级单位及相关主管部门领导的检查、指导、调研等活动。

*重要客户、潜在客户的考察、洽谈、合作交流等活动。

*对公司发展有重要影响的合作伙伴、投资人、专家学者等的访问、交流活动。

*公司组织的重要会议、论坛、展览等活动的嘉宾接待。

*经公司领导批准的其他必要接待。

2.接待标准：

*接待工作应根据来宾的级别、来访目的、重要程度及公司相关规定，确定相应的接待标准。

*住宿标准：根据来宾级别和公司规定，选择合适的酒店。重要来宾可安排在与公司协议价格的中高档酒店，一般来宾安排在经济舒适型酒店。

*餐饮标准：遵循“对口陪同、适量适度”原则，以当地特色、健康实惠为主。严格控制陪餐人数和用餐标准，禁止奢侈浪费。工作餐应简洁实用。

*交通标准：根据接待需要，合理安排车辆。优先使用公司自有车辆，确需租用车辆的，应选择正规租车公司。

*礼品标准：一般情况下不赠送礼品。确需赠送时，应选择具有公司特色或地方文化特色、价值适度的纪念品，严禁赠送贵重礼品。

（二）接待审批与流程

1.接待申请与审批：

*各部门凡需组织接待活动，应至少提前[具体工作日，此处用户要求避免数字，故省略]个工作日填写《接待申请单》，注明来宾单位、姓名、职务、人数、来访目的、拟接待时间、拟接待标准、陪同人员等信息，按审批权限报请相关领导审批。

*重要接待活动（如涉及公司主要领导出面、或预算较高的）需报请公司最高管理层审批。

*未经审批，任何部门和个人不得擅自安排接待活动或超标准接待。

2.接待方案制定：

*审批通过后，由牵头部门（通常为对口业务部门或行政部）负责制定详细的接待方案，内容包括：接待日程、活动安排、陪同人员、食宿交通、安全保障、经费预算等。

*方案应具有针对性和可操作性，并提前与来宾或其联络人进行沟通确认。

3.接待实施：

*按照批准的接待方案，各相关部门协同配合，认真落实各项接待事宜。

*重要来宾抵离时，相关领导或指定人员应前往迎送。

*接待过程中，陪同人员应提前熟悉接待方案，举止得体，主动介绍公司情况，积极解答来宾疑问。

*做好接待过程中的记录、拍照（经同意）等工作，重要接待活动应有详细的接待总结。

4.接待总结与归档：

*接待活动结束后，牵头部门应及时进行总结，评估接待效果，并将《接待申请单》、接待方案、费用票据、接待总结等相关材料整理归档。

（三）接待工作分工

1.行政部（或综合管理部）：是公司接待工作的归口管理部门，负责制定和完善接待管理制度，统筹协调公司层面重要接待活动，协助各部门做好接待服务，管理公司接待资源（如协议酒店、车辆等），以及对接待费用的合规性进行审核。

2.各业务部门：是其职责范围内接待活动的具体承办部门，负责提出接待申请、制定接待方案、落实接待细节、陪同来访客人、办理费用报销等。

3.财务部：负责接待费用的审核、报销与核算，严格把关费用支出的合规性。

4.安保部（或相关负责部门）：负责重要接待活动的安全保障和秩序维护工作。

5.公司领导：根据接待规格和审批权限，出席相关接待活动，对接待工作给予指导。

（四）接待费用管理

1.接待费用实行预算控制和审批制度，严格按照批准的预算执行。

2.接待费用包括住宿费、餐费、交通费、会议室租赁费、礼品费（必要时）等，均需提供合法合规的原始凭证。

3.费用报销应遵循公司财务报销制度，由接待承办部门经办人整理票据，经部门负责人审核、行政部复核（如需）、财务部门审核、相关领导审批后报销。

4.严禁将接待费用以任何形式转嫁、摊派，严禁在接待费用中列支