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零基础员工财务报销操作手册

一、报销前的准备与认知

在您开始填写报销单之前，有几个重要的概念和原则需要了解，这将帮助您避免后续不必要的麻烦。

1.1什么是“报销”？

简单来说，报销是指您为公司业务预先支付了款项，或者发生了符合公司规定的因公支出后，凭相关凭证向公司申请返还该笔款项的行为。

1.2哪些费用可以报销？

并非所有支出都能报销。通常情况下，只有与公司业务直接相关、符合公司财务制度规定的必要且合理的费用才能申请报销。常见的可报销费用包括：

*差旅费：如因公出差产生的交通费（机票、火车票、汽车票等）、住宿费、市内交通补贴（若有规定）、出差补贴（若有规定）。

*业务招待费：因业务需要招待客户或合作伙伴产生的餐饮、礼品等费用（通常有严格标准和事前审批要求）。

*办公费：为日常办公购买的文具、纸张、打印耗材等小额支出（大额采购通常走采购流程，而非个人报销）。

*交通费：市内因公办事产生的公共交通费用（如公交、地铁），或按规定可报销的打车费用。

*其他：如培训费、资料费等，具体请参照公司最新的财务报销制度或咨询财务部门。

重要提示：个人消费、与公司业务无关的支出、超出规定标准的费用、以及未取得合法凭证的支出，通常是无法报销的。

1.3核心凭证：发票

发票是报销的核心依据，其规范性直接关系到您的报销能否顺利通过。获取发票时，请务必注意以下几点：

*抬头准确：发票抬头必须是您所在公司的全称，不得为个人或其他名称。部分公司可能还需要提供纳税人识别号，请向财务部门确认。

*内容清晰：发票上的商品或服务名称、规格、数量、单价、金额等信息需清晰、准确，且与实际发生的业务内容相符。避免开具笼统的“办公用品”名称，若确实购买多种办公用品，建议附上明细清单并加盖销售方发票专用章。

*印章齐全：发票须加盖销售方的“发票专用章”，印章应清晰可辨。

*真伪查验：拿到发票后，可以通过税务部门提供的官方渠道（如网站、APP）进行真伪查验，确保发票真实有效。

二、报销流程详解

了解了基本概念后，我们来详细看一下报销的具体流程。整个流程可以概括为：收集整理凭证-填写报销单-提交审批-财务审核-款项支付。

2.1费用发生与凭证收集

在您因公发生费用时，务必记得向收款方索取符合规定的发票及其他相关凭证（如差旅费中的行程单、住宿费的水单、会议费的会议通知等，这些辅助凭证有助于证明费用的真实性和合理性）。

请养成及时整理凭证的习惯，将不同类型的费用分开存放，避免遗失。建议使用专门的票据袋或文件夹。

2.2填写报销单

当您积累了一定数量的待报销凭证，或某项业务费用已结清，就可以开始填写报销单了。报销单可能是纸质版，也可能是公司内部报销系统中的电子表单。无论哪种形式，填写时都需做到：

*信息完整：准确填写您的姓名、部门、工号、报销日期、联系方式等基本信息。

*事由清晰：详细填写报销事由，例如“XX项目差旅费”、“购买XX办公用品”、“招待XX客户餐费”等，确保审批人能清楚了解费用用途。

*金额准确：

*按照费用实际发生金额填写，大小写金额必须一致。小写金额前需加“￥”符号，大写金额前需顶格填写，以防篡改。

*若有多种费用类型，请分别列明，如“交通费XX元，住宿费XX元，餐费XX元”，并汇总计算总金额。

*附件齐全：将所有相关的发票、行程单等原始凭证，按照报销单上填写的费用顺序或金额大小，整齐地粘贴在“票据粘贴单”上（若为纸质），或按系统提示上传电子版附件（若为线上）。粘贴时注意不要覆盖发票上的关键信息（如金额、发票专用章）。

*核对无误：填写完毕后，请务必仔细核对一遍所有信息，确保无误后再提交。

2.3提交审批

填写好的报销单（及附件）需要按照公司规定的审批流程提交给相关负责人审批。

*纸质报销单：通常需要您的直接上级签字审批，若涉及大额费用或特定类型费用（如业务招待费），可能还需要更高级别的领导审批。请咨询您的同事或部门助理了解具体的审批权限和流程。

*电子报销单：在报销系统中提交后，系统会根据预设的流程自动流转到相应审批人手中。您可以在系统中追踪审批进度。

在审批过程中，若审批人对某项费用有疑问，可能会向您核实，请积极配合解释。

2.4财务部门审核

审批完成后的报销单会流转至财务部门进行专业审核。财务审核主要关注：

*发票等原始凭证的合法性、合规性、真实性和完整性。

*报销事由是否符合公司规定。

*费用金额是否合理，是否超出公司标准。

*报销单填写是否规范、完整。

若财务审核发现问题，会将报销单退回给您，并告知退回原因。请您根据财务部门的反馈及时补充或更正相关信息后，重新提交。

2.5款项支付

财务审核通