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高校档案电子化管理方案

引言

高校档案作为高等教育发展历程的原始记录，承载着学校的历史记忆、学术积淀与文化传承，是学校各项工作开展的重要依据和宝贵财富。随着信息技术的飞速发展和高等教育改革的不断深化，传统以纸质为主的档案管理模式已难以满足新时代高校在档案信息快速流转、高效利用、长期保管及共享服务等方面的需求。档案电子化管理作为提升档案管理现代化水平、释放档案信息资源价值、服务学校教学科研管理及社会发展的关键举措，其重要性日益凸显。本方案旨在结合当前高校档案管理的实际情况与发展趋势，系统规划档案电子化管理的路径与方法，以期为高校档案工作的转型升级提供有益参考。

一、指导思想与基本原则

（一）指导思想

以服务高校立德树人根本任务和各项事业发展为宗旨，坚持以国家相关法律法规和行业标准为依据，以信息技术为支撑，以资源建设为核心，以安全可控为前提，以高效利用为目标，全面推进高校档案管理的数字化、网络化、智能化转型，构建科学规范、安全高效、服务便捷的现代档案管理体系，为学校高质量发展提供有力的档案信息保障。

（二）基本原则

1.统筹规划，分步实施：档案电子化管理是一项系统工程，需进行整体规划，明确发展目标与阶段任务，根据学校实际情况和资源条件，有序推进，避免盲目建设和重复投入。

2.标准引领，规范运作：严格遵循国家及行业关于电子档案管理的各项标准规范，建立健全学校内部档案电子化管理的规章制度和操作流程，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

3.需求导向，服务优先：紧密围绕学校教学、科研、管理、师生服务及社会利用等核心需求，优化电子档案的收集、整理、保管和利用流程，提升服务的精准性和便捷性。

4.安全第一，预防为主：将信息安全置于档案电子化管理的首要位置，建立健全安全防护体系，采取技术、管理等多种措施，保障电子档案数据在产生、传输、存储和利用全过程的安全。

5.适度超前，可持续发展：充分考虑信息技术发展趋势和学校未来发展需求，在系统选型、技术架构、数据标准等方面预留扩展空间，确保档案电子化管理工作的可持续发展。

二、建设目标

通过一段时间的建设与完善，基本实现高校档案管理的全面电子化转型，具体目标如下：

1.资源体系化：完成主要门类存量纸质档案的数字化加工，实现增量档案的全程电子化生成与管理，建成内容丰富、结构合理、格式规范的电子档案资源库。

2.管理规范化：建立健全涵盖电子档案形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等全生命周期的管理制度和工作流程，实现电子档案管理的标准化和规范化。

3.利用便捷化：构建功能完善的电子档案管理系统和便捷的检索利用平台，实现档案信息资源的高效检索、快速获取和共享利用，满足不同用户的多样化需求。

4.保障长效化：形成技术先进、制度健全、责任明确、措施到位的电子档案安全保障体系和运维服务机制，确保电子档案长期可读和安全可控。

5.服务智能化：积极探索人工智能、大数据等新技术在档案著录、检索、编研、服务等方面的应用，提升档案管理与服务的智能化水平。

三、主要任务与实施内容

（一）存量档案数字化

存量档案数字化是档案电子化管理的基础工程。需对学校建校以来形成的、具有长期保存价值和利用需求的各类纸质档案进行系统整理、数字化扫描、著录标引、质量检查、数据挂接和存储备份。

1.规范标准与流程：参照国家相关标准，结合学校档案特点，制定详细的数字化加工规范，明确各环节操作要求。对拟数字化的档案进行全面清点、整理和预处理，确保符合扫描要求。

2.数字化加工实施：根据档案的重要程度、利用频率和破损状况，合理安排数字化加工顺序。选择专业的扫描设备和软件，确保扫描图像清晰、色彩真实、分辨率适宜。对于特殊载体档案（如照片、录音、录像带等），应采用相应的数字化转换设备和技术。

3.元数据著录与标引：按照档案著录规则，对数字化档案进行准确、完整的元数据著录和主题标引，提高检索效率。元数据应包含档案的基本信息、背景信息和管理信息。

4.质量控制与验收：建立严格的质量控制体系，对数字化成果（包括图像质量、元数据准确性、数据完整性等）进行多环节检验。验收合格后方可进行数据入库。

（二）增量档案电子化与全程管理

在推进存量档案数字化的同时，必须同步实现增量档案的电子化管理，从源头上减少纸质档案的产生。

1.推行办公自动化与业务系统对接：推动学校各类办公自动化系统、教学管理系统、科研管理系统、学生管理系统等业务系统与电子档案管理系统的对接，实现具有归档价值的电子文件自动或半自动导入档案系统，确保电子文件的“应归尽归”。

2.明确电子文件形成与归档要求：规范各类电子文件的格式标准、命名规则、元数据要求和归档流程。鼓励师生在教学、科研、管理活