文件管理与技术资料管理.docxVIP

第一节：文件治理

治理方式

文件宣贯

执行检查

治理方式

1.1文件接收

联想通常以邮件的方式向维修站发送文件，同时会在网络家园上公布所有发放文件名目。

维修站应指定专人负责文件的同意工作，保证及时收到联想发放的文件，要是发现网络家园上有文件名目而没有收到文件，有可能是邮箱传输的咨询题，请马上向大区索取文件。

维修站要在固定电脑上建立文件夹将所同意文件分类治理。分类方式由维修站自行决定，以能方便、快速查出为原因此。但为便于宣贯、传阅，建议维修站对重要文件打印并依据类型登记存放，并由专人负责治理。〔见附件1.1〕

借阅文件要履行登记手续，以制止文件失往。〔见附件1.2〕

站长负责对过期或作废文件统一回收或销毁，以防止文件泄密。

要是出现新文件的内容替换旧文件的内容，必须将旧文件回收并销毁，在文件名目上注明是那个文件替换，保证站端是按照最新的文件执行。

对新发放的文件，在宣贯前相关业务负责人要确保对文件精神有正确的理解；如在理解上有疑义，可和联想渠道专员沟通。

维修站应通过治理例会或晨会向全体职员宣贯文件精神，并将文件要求及时落实到工作中往。

在文件宣贯中要引导职员讨论；对重要文件的宣贯，相关负责人可事先预备几个要紧咨询题，

在讨论结束后向职员提咨询，考察职员的理解程度。

对文件要求精神，在宣贯时要明确具体执行方式和负责人。

站长及主管除了日常通过调阅文件考察文件治理员的工作效率外，每月定期检查一次文件及各种记录是否齐全、有效。

相关业务负责人在文件宣贯后一周内，通过抽查或交流的方式检察职员对文件要求内容的理解程度；如发现职员对某些咨询题存在多数理解有误时，应在晨会上及时加以纠正。

文件宣贯后，要充分掌握责任人对新要求的理解程度和以往工作惯性，依据重要性定期检查其执行情况，直到符合文件要求为止。

文件登记名目

文件类型：文件治理员：

文件编号

文件名称

回档日期

备注

附件1.2

文件借阅登记表

文件名称

节约日期

借阅人签名

回还日期

回还人签字

第二节：技术资料治理

治理方式

效果检查

治理方式

1．1技术治理职责

技术主管总体负责对站内技术资料、大区及本部下发的资料、信息通报进行回档保管，其中电子版文档由技术支持负责治理、公布方式。站内必须指定一台计算机为文件侍候器。保持电子版技术资料。物理版资料由技术主管、或指定资料治理人员专人负责。

1．2资料治理

技术资料必须更新及时，同时技术主管要技术指导工程师认真学习。历史资料要便于工程师查询使用，下发给工程师的光盘、手册、工具应定期核对，确保没有失往。开发专用区域作为“技术栏〞摆放纸质文档资料，方便工程师阅读。新增技术信息应及时通知维修工程师关注，能够用板报的形式通知大伙儿往阅读。资料摆放应固定，并制作资料名目以备查阅〔名目格式参见附件2.1〕

本部下发物理版资料〔光盘、手册〕时会在网络家园上通知维修站预备接收，技术主管应在接到通知后两周内给予接收情况，如仍未收到，应马上向大区反映。

1．3资料分类治理方式

电子文档：如技术工程信息通报、产品技术资料、维修指导手册、技术操作典型、技术直通车等，应分类保持在不同名目中，便于查询并通知给工程师本地及?网络家园?中查询资料的方法;除在计算机中备份、存档建立共享文件外，还要打印至少一份纸质文档教育技术主管(或资料治理员)保持，以便工程师阅读、学习。

光盘资料：注重进行复制、备份，建立光盘名目，要是发给工程师，要有发放纪录，并定期了解使用情况，如有损坏，及时更新。

书籍手册：如LCSE教材由专人统一保管，工程师能够自由借阅，建立资料名目，和借用纪录。

1．4借阅登记

借阅技术资料要履行登记手续，以制止失往。〔见附件2.2〕

2．效果检查

2．1治理职员作检查

站长或技术主管要每月检查一次资料治理员是否严格执行上述所属的资料治理方式，如：摆放是否整洁、记录是否完整等。

2．2资料齐全性检查

站长或技术主管能够通过网络家园查询联想所发放技术资料的清单，依据清单核对站内技术资料是否齐全，尤其是资料治理员发生变动时，重视技术资料是否齐全的核对工作。

技术资料等记名目

类型：--------------------资料治理员：---------------------

编号

资料名称

回档日期

技术资料借阅登记表

资料名称

借阅日期

借阅人签字

回还日期

回还人签字

第三节：维修记录治理

维修记录单使用关注要点

维修记录单治理方式

维修记录单填写典型

维修记录单使用关注要点

维修单据一式四联，各联必须统一使用；

第一联〔白联〕联想保持〔随备件返回联想〕;

第二联〔粉联〕维修站留存;

第三连〔黄联〕客户留存;

第四联〔白色〕验机联〔维修站留