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2026年光建一体化科技公司客户信息管理与保护制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司客户信息的收集、存储、使用、共享及销毁全流程管理，建立标准化、合规化的客户信息保护体系，聚焦光建一体化（光伏+建筑一体化）行业客户信息特性（企业客户为主、项目信息敏感、隐私要求高），防范客户信息泄露、滥用、篡改等风险，保障客户合法权益，维护公司品牌声誉，结合《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《民法典》等法律法规及公司客户管理工作实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体涉及客户信息处理的部门及人员，涵盖市场部、销售部、售后服务部、技术支持部、财务部、行政部等所有接触客户信息的部门；适用的客户信息范畴包括：企业客户的工商注册信息、项目需求信息、对接人身份信息、联系方式、合作合同信息、付款记录等，个人客户的姓名、身份证号、联系方式、地址、用电需求等；适用场景包括：客户信息收集、录入、存储、查询、使用、传输、共享、归档、销毁等全环节；本制度同时适用于公司本部及各区域分支机构的客户信息管理与保护工作。

第三条基本原则

（一）合法合规原则：客户信息的收集、使用等所有行为均需符合相关法律法规要求，未经客户授权不得擅自收集、使用、共享客户信息；

（二）最小必要原则：仅收集、使用与光建一体化业务开展直接相关的客户信息，避免过度收集无关信息，限定信息使用范围与权限；

（三）全程保护原则：对客户信息从收集到销毁的全生命周期进行安全保护，落实技术防护、人员管理、流程管控等多重保护措施；

（四）权责明确原则：明确各部门、各岗位在客户信息管理与保护中的职责，做到责任到人，确保出现问题可追溯、可追责；

（五）知情同意原则：收集、使用、共享客户敏感信息前，需明确告知客户信息用途、使用范围、保护措施等，取得客户明示同意；

（六）应急处置原则：建立客户信息泄露等安全事件应急机制，及时处置信息安全风险，降低客户及公司损失。

第二章客户信息分类与管理规范

第四条客户信息分类

（一）基础信息：指客户的核心识别信息，企业客户包括公司名称、统一社会信用代码、法定代表人姓名、注册地址、联系方式等，个人客户包括姓名、联系方式、常用地址等；该类信息是业务开展的基础，需严格管控查询与使用权限；

（二）业务信息：指与光建一体化合作相关的信息，包括项目需求（光伏建筑安装面积、发电功率要求等）、合作意向、合同条款、报价信息、施工进度、验收记录等；该类信息直接关联公司业务核心利益，需重点保护；

（三）敏感信息：指涉及客户隐私或商业秘密的信息，企业客户包括项目投标底价、核心技术需求、财务付款信息等，个人客户包括身份证号、银行卡信息、家庭详细住址等；该类信息需设置最高级别的保护权限，仅限必要人员接触；

（四）辅助信息：指与客户服务相关的非核心信息，包括客户咨询记录、售后反馈、沟通日志等；该类信息需按常规保护要求管理，确保不泄露。

第五条客户信息收集规范

（一）收集渠道：仅通过合法合规渠道收集客户信息，包括客户主动提供、业务洽谈过程中获取、公开合法的企业信息平台查询等，禁止通过窃取、购买、诱导等非法方式获取客户信息；

（二）收集告知：收集客户信息前，需以书面、电子等可追溯方式告知客户收集目的（如光建一体化项目对接、售后服务等）、信息使用范围、保存期限、保护措施及客户的撤回同意权等；

（三）授权确认：收集客户敏感信息时，需取得客户的书面授权或电子授权记录，授权文件需明确授权范围与有效期，无授权不得收集；

（四）信息核验：收集的客户信息需及时核验真实性、完整性，对错误、缺失的信息需向客户核实修正，确保信息准确；

（五）记录留存：建立客户信息收集台账，记录收集时间、收集人、收集渠道、授权情况等，确保收集过程可追溯。

第六条客户信息存储规范

（一）存储载体：客户信息优先存储于公司加密服务器或合规的云存储平台，禁止存储于私人电脑、手机、U盘等非加密设备；存储介质需设置密码保护、数据加密等防护措施；

（二）存储期限：客户信息存储期限不得超过业务开展所需的必要时限，基础信息在合作终止后保存不超过3年，敏感信息在合作终止后按客户要求及时销毁，法律法规另有规定的从其规定；

（三）备份管理：定期对客户信息进行加密备份，备份数据与原数据分开存储，明确备份责任人与备份周期，确保数据丢失后可快速恢复；

（四）介质管理：存储客户信息的设备需专人管理，设备维修、更换前需彻底清除客户信息，禁止将存储有客户信息的介质随意丢弃、转借；

（五）访问控制：对存储系统设置分级访问权限，仅授权人员可访问对应级别客户信息，系统自动记录访问日志（访问人、时间、操作内容）。

第七条客户信息使用规范

（一）使用范围：客户信息仅可用于光建一体化业务开展，包括项目对接、产品报价、售后服务、合同履约等