合同签订及审核管理流程标准化工具.docVIP

合同签订及审核管理流程标准化工具

一、适用范围与业务场景

本工具适用于企业各类对外合同的标准化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等类型，旨在规范合同从发起、审核、审批到签订、归档的全流程管理。适用场景包括：

业务部门与外部客户/供应商就合作事项达成初步意向后，需签订正式合同时；

企业内部需对合同条款的合规性、财务风险、业务可行性进行集体审议时；

合同签订完成后需进行统一归档，并跟踪履行情况时。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与资料准备

操作主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）

操作内容：

业务部门根据合作需求，填写《合同审批流程表》（见表1），明确合同基本信息（合同名称、类型、对方主体信息、合作金额、履行期限、核心条款等）。

准备合同草案及相关支撑材料，包括：

合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明，若为授权代理人需提供授权委托书）；

业务需求说明（如采购需求说明书、服务方案、技术规格要求等）；

涉及特殊条款的补充材料（如保密协议、知识产权约定、违约责任计算方式等）。

将《合同审批流程表》及支撑材料提交至法务部门，发起合同审核流程。

输出成果：《合同审批流程表》（含合同草案及支撑材料）

（二）法务部门审核

操作主体：法务专员*

审核重点：

合同主体资格：对方企业是否为合法存续的法人或其他组织，是否具备相应的履约能力（如特殊行业需具备资质许可）。

合同条款合法性：条款内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形（如格式条款是否公平、是否存在霸王条款）。

权利义务明确性：双方权利义务是否对等，履行期限、地点、方式是否清晰，违约责任是否明确且合理。

争议解决方式：约定争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否符合法律规定。

特殊条款合规性：如涉及保密、知识产权、不可抗力等条款，是否符合企业内部管理制度及行业规范。

操作要求：

法务专员需在收到材料后2个工作日内完成审核，并在《合同审批流程表》“法务审核意见”栏填写具体修改意见（如“第3.5条违约责任约定不明确，需补充具体计算方式”）。

若需重大修改，退回业务部门重新起草；若仅需微调，可直接在合同草案上标注修改意见并反馈至业务部门。

输出成果：经法务审核修改后的合同草案及《合同审批流程表》

（三）财务部门审核

操作主体：财务专员*

审核重点：

合同金额合理性：价格是否符合市场价格、企业预算标准，是否存在虚高或低价竞争风险。

付款方式与条件：付款节点（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理，是否与企业资金状况匹配；收款账户信息是否准确（需核对对方账户名称、账号、开户行全称）。

税费承担约定：税费计算方式是否明确（如是否含税、税率标准），承担方是否符合税法规定。

财务风险点：是否存在可能导致企业资金损失的条款（如对方要求提前支付大额款项未提供担保、履约保证金退还条件不明确等）。

操作要求：

财务专员需在收到法务审核通过的材料后1个工作日内完成审核，并在《合同审批流程表》“财务审核意见”栏填写意见。

若涉及财务风险，需与业务部门沟通调整条款；若审核通过，签署意见后流转至管理层审批。

输出成果：经财务审核通过的合同草案及《合同审批流程表》

（四）管理层审批

操作主体：分管领导、总经理（根据合同金额及重要性分级审批）

审批权限：

合同金额≤10万元：由分管领导*审批；

10万元＜合同金额≤50万元：由分管领导审核后，报总经理审批；

合同金额＞50万元：需召开管理层会议集体审议，由总经理*最终审批。

审批重点：

业务战略符合性：合同内容是否符合企业年度经营目标及发展战略。

资源配置合理性：企业是否具备履行合同所需的人力、物力、技术等资源。

综合风险评估：结合业务、法务、财务审核意见，综合评估合同履约风险及对企业经营的影响。

操作要求：

管理层需在收到材料后1-3个工作日内完成审批（紧急合同可缩短至1个工作日），并在《合同审批流程表》“审批意见”栏签署“同意”“不同意”或“修改后同意”意见。

若“不同意”，需注明理由并退回业务部门；若“修改后同意”，由业务部门根据意见调整后重新提交审核。

输出成果：经管理层审批通过的《合同审批流程表》

（五）合同签订与用印

操作主体：业务部门、行政部（用印管理）

操作内容：

业务部门根据审批通过的《合同审批流程表》，最终定稿合同文本（保证所有审核意见已落实），并联系对方单位盖章。

合同文本需采用书面形式（一式两份或一式三份，双方各执一份，企业归档一份），关键条款（如金额、履行期限、违约责任）需手写填写时，必须清晰工整，不得涂改。

业务部门将定稿合同提交至行政部，申请用印。行政部核对《合同审批流程表》与合同文本一致后，加盖企业合同专用章（严禁以部门章或财务章代替合同专用章）。

用