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企业内部沟通协作平台操作手册

前言

本手册旨在帮助企业员工快速掌握内部沟通协作平台的核心功能，提升跨部门、跨岗位协作效率，规范日常工作流程。手册适用于平台所有用户，涵盖项目协作、会议管理、文件共享、任务跟踪等高频使用场景，内容基于平台最新版本整理，供日常工作中参考查阅。

一、核心应用场景

1.跨部门项目高效协同

当市场部、技术部、设计部需联合推进“新产品上线”项目时，可通过平台创建专属项目空间，集中同步项目目标、任务分工、进度节点及交付物，实时同步各环节进展，避免信息差导致的延迟。

2.远程与混合会议管理

针对异地团队或居家办公场景，支持通过平台发起线上会议，一键发送会议邀请（含会议、日程提醒），会前共享会议资料，会中实时记录讨论要点，会后自动分发会议纪要及待办事项，保证会议成果落地。

3.企业知识沉淀与共享

各部门可将业务流程、操作规范、培训资料等文件至平台知识库，通过分类标签（如“人事行政”“财务报销”“产品手册”）实现快速检索，新员工可通过知识库快速熟悉业务，减少重复咨询成本。

4.日常工作任务跟踪

个人或团队可创建待办任务（如“客户合同审核”“月度报表提交”），设置截止日期、优先级及关联责任人，系统自动推送任务提醒，责任人实时更新任务状态（“进行中”“待审核”“已完成”），管理者可通过任务面板全局掌握工作进度。

二、功能操作详解

（一）创建与加入项目空间

适用场景：启动新项目时，需集中管理项目相关资源与人员协作。

操作步骤：

登录平台：打开企业内部沟通协作平台，输入账号密码（或通过企业/钉钉扫码）登录。

进入项目模块：在左侧导航栏“项目”“项目空间”，进入项目列表页面。

新建项目：右上角“新建项目”，弹出项目创建窗口，依次填写：

项目名称（例：2024年Q3客户满意度提升项目）；

项目描述（简要说明项目目标、周期、参与部门）；

项目周期（选择起止日期，系统自动计算项目时长）；

项目负责人（下拉选择成员，默认为创建者）；

标签（选择或自定义标签，如“市场部”“重点项目”，便于后续分类筛选）。

添加项目成员：在“成员管理”页面，“添加成员”，输入同事姓名或工号（支持批量导入），选择角色权限（“管理员”：可编辑项目信息、管理成员；“成员”：可查看任务、文件；“只读”：仅可查看内容），“确认添加”。

初始化项目内容：项目创建成功后，自动跳转至项目首页，可在“任务”模块创建项目里程碑（如“需求调研完成”“方案初稿提交”），在“文件”模块项目启动会PPT、需求文档等基础资料。

（二）组织线上会议

适用场景：需召集跨区域人员讨论议题，或同步重要工作进展。

操作步骤：

发起会议：在平台首页“会议”“发起会议”，填写会议基本信息：

会议主题（例：新产品功能评审会）；

会议类型（选择“常规会议”或“例会”，例会支持设置重复周期）；

开始时间、预计时长；

参与人员：输入成员姓名或部门（支持外部嘉宾，需提前发送邀请）。

设置会议议程：“添加议程”，输入讨论要点（例：“14:00-14:30用户需求反馈分析”“14:30-15:00功能原型展示”），并关联相关文件（如需求文档、原型图），参会人员可提前查看议程准备材料。

发送会议邀请：确认信息无误后，“发送邀请”，系统将通过平台消息、企业/钉钉提醒参会人员（提醒内容含会议、会议号、密码及议程）。

召开会议：到会议时间，“进入会议”，可选择“视频会议”或“语音会议”，支持屏幕共享、实时批注、参会人员静音/取消静音等操作。

会议纪要与待办：会议结束后，“结束会议”，系统自动会议纪要（包含会议时间、参与人员、议程要点、决议事项），在“待办事项”模块添加需跟进的任务（如“设计部3日内完成原型图修改”），并关联责任人及截止日期，纪要与待办同步发送至所有参会人员。

（三）文件协作与审批

适用场景：多人共同编辑文档，或需对文件进行审批流转。

操作步骤：

文件：在“文件”模块“文件”，选择本地文档（支持Word、Excel、PPT等格式），填写文件名称（例：2024年市场部Q3营销方案_v1.0），选择分类目录（如“市场部”“营销方案”），设置文件权限（“仅自己可见”“部门可见”“企业可见”或指定可见人员）。

协同编辑：若需多人编辑，在文件列表中hover至目标文件，“协作”“邀请协作”，输入协作者姓名，设置编辑权限（“可编辑”或“可评论”）。协作者打开文件后，可在线修改内容，系统实时保存并显示修订记录（显示修改人、修改时间）。

发起审批：对于需审批的文件（如合同、报销单），文件名进入详情页，“审批”“发起审批流程”，选择审批模板（如“合同审批模板”“费用报销模板”），添加审批人（按审批层级依次添加，如“部门负责人→法务→总经理”），填写审批意见，“提交”。

审批进度跟踪：在“我的审批”或“审批