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企业物资采购与供应商管理手册

一、手册概述与应用范围

本手册旨在规范企业物资采购全流程及供应商管理行为，保证采购活动的合规性、经济性和高效性，同时通过系统化的供应商管理提升供应链稳定性。手册适用于企业内部所有部门涉及物资采购的需求提报、审批、执行、验收及供应商评估、合作等环节，涵盖办公设备、生产原料、服务外包等各类物资与服务的采购管理场景。

二、物资采购全流程操作指南

（一）需求提出与初审

需求发起：各部门根据业务需要，填写《物资采购申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期及预算来源，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。

需求初审：采购部收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核查需求是否符合部门职责范围、是否在年度预算内、规格描述是否清晰。对不符合要求的，退回需求部门补充说明；对紧急需求，启动绿色通道优先处理。

（二）采购方式确定与执行

根据采购金额、物资类型及市场情况，选择以下采购方式：

集中采购：对通用性强、金额较高的标准化物资（如办公电脑、打印机等），由采购部按季度汇总需求，通过公开招标或询比价方式统一采购。

分散采购：对金额较小（如单笔低于5000元）、紧急或特殊规格的物资，由需求部门提出申请，经采购部审核后，采用电商直采、供应商定点比价等方式执行。

单一来源采购：仅从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化设备），需由采购部出具《单一来源采购说明》，经财务部、总经理审批后执行。

（三）供应商选择与合同签订

供应商寻源：采购部通过企业合格供应商名录、公开招标平台、行业协会推荐等渠道筛选潜在供应商，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO9001认证、行业生产许可证等）及产品样本。

询比价与评审：对3家及以上供应商进行书面询价，对比价格、质量、交期、售后服务等指标，形成《询比价分析报告》，报采购经理*审批。金额超过10万元的采购项目，需组织由需求部门、采购部、财务部组成的评审小组进行综合评议。

合同签订：确定供应商后，采购部按《合同管理办法》拟定采购合同，明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，经法务部（如需）、总经理签字盖章后生效，双方各执一份。

（四）订单下达与履约跟踪

订单下达：采购部根据签订的合同，向供应商发出《采购订单》，同步抄送需求部门及仓库，作为后续收货依据。

履约跟踪：采购专员*定期跟踪订单执行情况，重点监控供应商生产进度、发货时间及物流信息，对可能延迟交货的，提前3个工作日与供应商沟通协调，保证按期交付。

（五）物资验收与入库

到货验收：物资送达后，由需求部门、仓库部共同验收，核对物资名称、规格、数量是否与订单一致，检查外观质量、包装完整性及随货技术资料。对需专业检测的物资（如生产设备），由技术部*出具《检测报告》。

验收结果处理：

合格：验收人员在《物资验收单》签字确认，办理入库手续，仓库及时更新库存台账。

不合格：验收部门在单据上注明不合格原因，采购部2个工作日内联系供应商办理退换货或索赔，同步更新供应商履约记录。

（六）付款结算

发票审核：供应商开具合规发票（需与订单、验收单信息一致），提交至财务部，财务部核对发票真实性、金额准确性及付款条件。

付款审批：财务部审核无误后，按合同约定的付款方式（如预付款、到付款、质保金后付等）填写《付款申请单》，附合同、验收单、发票等凭证，按审批权限报批（部门负责人、财务总监、总经理*）。

资金支付：审批通过后，财务部通过银行转账等方式支付款项，付款凭证同步抄送采购部存档。

三、供应商管理核心环节

（一）供应商准入管理

资质审核：新供应商需提交《供应商准入申请表》、营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）、法定代表人证件号码明、产品/服务认证文件、质量保证体系文件等，采购部对资质原件进行核对，留存复印件备案。

现场考察：对金额较大或关键物资的供应商，由采购部牵头，组织需求部门、技术部对其生产场地、设备工艺、质量控制体系、仓储物流能力进行实地考察，形成《供应商现场考察报告》。

评审与备案：综合资质审核、现场考察及样品测试结果，由评审小组确定是否纳入《合格供应商名录》，名录动态管理，每年更新一次。

（二）供应商绩效评估

评估周期：每季度对合作供应商进行一次日常评估，每年进行一次综合评估。

评估指标：

质量指标（40%）：物资合格率、退货率、质量问题响应速度。

交付指标（30%）：交货准时率、订单满足率、紧急订单响应能力。

价格指标（20%）：价格竞争力、降价配合度、成本控制能力。

服务指标（10%）：售后服务响应时间、问题解决率、合作配合度。

评估结果应用：

A级（90分及以上）：优先加大合作份额，授予“年度优秀供应商”称号。

B级（70-89分）：维持现有合作，针对不足项提出改进要求。

C级（60