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跨部门合作标准化协议签订与管理工具

一、适用场景说明

本工具适用于企业内部需多部门协同完成的各类合作场景，主要包括：

多部门联合项目推进：如新产品研发、市场活动策划、数字化转型等，需明确研发、市场、销售、技术等部门权责时；

跨职能资源协同：如共享人力、预算、设备等资源，或跨部门调配数据、权限等支持时；

业务流程对接优化：如供应链与生产部门协作流程、客户服务与技术支持部门响应机制等需标准化时；

临时性合作任务支持：如突发项目攻坚、专项活动保障等，需短期跨部门协作时。

二、标准化操作流程

（一）合作需求发起与评估

需求部门发起：需求部门负责人填写《跨部门合作需求申请表》（详见模板一），明确合作背景、目标、需协同的部门、资源需求及期望完成时间，提交至企业协同管理平台（或指定牵头部门）。

牵头部门评估：由企业指定或自然形成的牵头部门（如项目管理部门、战略规划部）对需求进行初步评估，重点判断：

合作必要性：是否需跨部门协同，能否通过单一部门解决；

资源可行性：人力、预算、时间等资源是否可满足；

风险初步预判：是否存在职责冲突、目标分歧等潜在风险。

评估反馈：牵头部门在2个工作日内反馈评估意见，通过则进入下一环节；不通过则说明原因，需求部门调整后重新提交。

（二）跨部门对接与需求确认

组织对接会议：牵头部门组织需求部门、潜在合作部门（至少2个相关部门）召开需求沟通会，参会人员需为部门负责人或授权代表（如部门经理、项目负责人）。

明确合作细节：会议需确认以下核心内容：

合作目标：具体、可量化（如“3个月内完成产品A上线，首月用户量达10万”）；

职责分工：各部门需完成的具体任务、交付标准及时间节点（如“研发部负责功能开发，每月15日前提交进度报告”）；

资源支持：需投入的人力、预算、工具等（如“市场部提供活动预算5万元，技术部提供测试环境”）；

成果交付物：明确最终输出的成果形式（如《产品需求文档》《上线验收报告》等）。

形成会议纪要：由牵头部门整理会议内容，形成《跨部门合作需求确认纪要》（含参会人员签字），同步至各部门负责人及协同平台。

（三）协议条款拟定与审核

条款拟定：由需求部门或牵头部门根据《需求确认纪要》，起草《跨部门合作协议》，核心条款包括：

协议主体：合作各部门全称及负责人；

合作内容：目标、范围、具体任务及交付标准；

权责划分：各部门职责、决策机制（如“争议由牵头部门负责人协调，3个工作日内反馈”）；

资源保障：资源投入、使用规则及维护责任；

进度管理：关键时间节点、进度汇报频率（如“每周五提交进度表”）；

风险处理：潜在风险（如资源延迟、目标变更）的应对措施；

协议期限：起止时间、续签或终止条件；

保密条款：涉及敏感信息的保密要求及责任；

争议解决：协商不成的处理方式（如提交企业高管会裁决）。

多部门审核：

业务审核：合作部门负责人审核条款的可行性、职责完整性，1个工作日内反馈；

法务合规审核：法务部门审核条款合法性、合规性（如是否符合企业制度、有无法律风险），2个工作日内反馈；

财务审核：财务部门审核预算合理性、资源成本分摊，1个工作日内反馈。

修订与定稿：根据审核意见修订条款，经所有合作部门负责人及法务部门签字确认后，形成正式协议文本。

（四）协议签署与生效

签署流程：正式协议文本由各部门负责人（或授权代表，需附授权委托书）签字，并加盖部门公章（或企业电子签章），签署顺序可由牵头部门协调确定（如需求部门→合作部门→牵头部门）。

生效条件：协议经最后一个签署方完成签署后生效，生效日期以最后一个签署日期为准；若协议约定了生效条件（如需高管会审批），则条件满足后生效。

文本分发：签署完成后，由牵头部门将协议扫描件（及电子版）分发至各部门，并在协同平台备案原件。

（五）执行跟踪与进度管理

进度监控：牵头部门指定专人（如项目助理*）作为跟踪人，通过以下方式监控执行进度：

定期收集：每周收集各部门《执行进度跟踪表》（详见模板三），核对任务完成情况、延迟风险；

会议协调：每周召开进度沟通会（15-30分钟），同步进展、解决问题；

异常预警：若出现进度延迟（较计划超过2个工作日）、资源未到位等情况，跟踪人需立即向牵头部门负责人及相关部门预警。

问题处理：对执行中的问题，按以下流程处理：

责任部门提出问题及初步解决方案；

牵头部门组织相关部门协商，确定最终解决方案（如调整资源、变更时间节点）；

形成《问题处理记录》，同步至各部门并更新协议执行计划。

（六）成果验收与协议归档

成果验收：合作任务完成后，由需求部门牵头，组织合作部门、法务部门（如需）进行成果验收，依据协议约定的交付标准签署《成果验收报告》（详见模板四）。

协议终止：验收通过后，协议自动终止；若需提前终止，需经合作部门协商一致，签署《协议终止补充说明》，明确终止原因、善后事项