业务合同审查与签订标准化操作指南.docxVIP

业务合同审查与签订标准化操作指南

一、适用业务场景

本指南适用于企业各类业务合同的审查与签订全流程管理，覆盖但不限于以下场景：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包采购等；

销售类合同：产品销售、技术服务、定制开发等；

合作类合同：联合研发、市场推广、渠道合作等；

租赁类合同：厂房租赁、设备租赁、场地租赁等；

其他业务合同：保密协议、授权协议、补充协议等。

通过标准化操作，保证合同内容合法合规、权责清晰，有效防范业务风险，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与准备

需求提出与立项

业务部门根据业务需求，填写《合同立项申请表》，明确合同目的、标的、预算、合作方初步信息等，经部门负责人业务负责人审批后启动合同流程。

涉及重大金额或核心业务的合同，需提交公司管理层进行专项立项审批。

合作方信息收集

业务部门负责收集合作方主体资格资料，包括：

营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明；

特殊行业资质（如食品经营许可证、安全生产许可证等，根据业务类型要求）；

过往合作业绩（如有）、信用报告（可通过第三方征信机构查询）。

保证合作方资料真实、有效，避免与无资质或存续异常的主体合作。

合同初稿拟定

业务部门根据合作方资料及业务需求，使用公司标准合同模板（或参考行业范本）拟定合同初稿，明确以下核心条款：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人）；

标的物（名称、规格、型号、数量、技术标准等）；

价款及支付方式（金额、币种、支付条件、账户信息等）；

履行期限（开始/结束时间、阶段性节点要求）；

双方权利义务（具体、可量化，避免模糊表述）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、赔偿范围等）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼，明确管辖机构）；

其他特殊条款（如保密、知识产权、不可抗力等）。

（二）合同审查

合同审查实行“三级审查”机制，业务部门初审、财务部门复审、法务部门终审，保证条款合规、风险可控。

业务部门初审（内容完整性）

审查重点：合同内容是否与业务需求一致，标的、数量、价款等核心信息是否准确，双方权利义务是否对等，履行节点是否明确。

处理结果：无问题则提交财务部门；存在遗漏或表述不清的，退回业务部门修订并重新提交。

财务部门复审（财务合规性）

审查重点：

价款构成是否合理（是否包含税费、运费等附加费用）；

支付方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、进度款节点、质保金约定等）；

税费承担是否明确（如增值税、企业所得税等）；

发票类型及开具要求是否符合规定（如“专票”需提供开票信息）。

处理结果：合规则提交法务部门；存在财务风险的，出具书面修改意见，业务部门修订后重新提交。

法务部门终审（法律风险）

审查重点：

主体资格：合作方是否具备签约能力（如超越经营范围、法定代表人越权等风险）；

条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”；

风险点：违约责任是否可执行、争议解决方式是否明确、知识产权归属是否清晰、保密条款是否全面；

文本规范性：合同文本有无涂改、关键条款是否前后矛盾等。

处理结果：无法律风险则通过；存在重大风险的，出具《法律意见书》，业务部门与合作方协商修订后重新审查；轻微风险可标注注意事项，由业务部门确认后继续流程。

（三）合同谈判与修订

谈判准备

业务部门联合法务、财务人员，根据审查结果确定谈判底线、核心条款让步空间及风险应对预案。

收集市场同类合同条款、合作方过往合作案例等资料，作为谈判参考。

谈判实施

谈判需由业务部门负责人业务负责人主导，法务、财务人员参与，全程记录谈判内容（形成《合同谈判记录表》）。

重点针对审查阶段发觉的问题（如违约责任、支付节点、保密范围等）与对方协商，保证修订后条款合法、公平、可执行。

修订确认

谈谈达成一致后，业务部门根据谈判结果修订合同文本，形成《合同定稿》，经合作方书面确认（如盖章扫描件或邮件回复）。

（四）合同签订与归档

内部审批

业务部门将《合同定稿》《合同谈判记录表》《审查意见汇总表》等材料提交至公司管理层（或授权审批人）进行最终审批，明确签署权限（如法定代表人或授权代表）。

正式签署

按照审批权限，由授权代表与对方正式签署合同，保证：

双方加盖公章或合同专用章（多页合同需加盖骑缝章）；

签署日期清晰，法定代表人或授权代表签字字迹可辨；

合同一式多份（如正本2份、副本若干），双方各执正本，副本分发至业务、财务、法务等相关部门。

归档管理

业务部门在合同签订后5个工作日内，将合同正本、审批材料、谈判记录等资料整理归档，提交至档案管理部门；

档案管理部门建立《合同台账》，记录合同编号、名称、签订日期、金额、合作方、履行期限、归档位置等信息，保证可追溯；

合同电子版同步存储至公司指定系统（如OA、合同管理平台），设置查阅权限