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人事管理日常事务操作指南

一、前言

为规范企业人事管理日常事务的处理流程，保证操作标准化、高效化，降低管理风险，本指南梳理了人事专员及相关岗位需高频处理的典型事务，涵盖员工入职、转正、离职、考勤及请假等场景，提供清晰的操作步骤、实用模板及关键要点，助力人事工作有序开展。

二、新员工入职办理

（一）适用情境

适用于企业通过面试录用的新员工，包括应届毕业生、社会招聘人员等，需正式办理入职手续并建立人事档案的场景。

（二）操作流程详解

入职前准备

人事专员收到录用通知后，确认员工到岗日期，提前准备《新员工入职登记表》《劳动合同》《员工手册》等材料，并安排工位、工牌、办公用品等。

若涉及社保/公积金开户，需提前向当地社保/公积金管理中心提交开户资料（企业端）。

入职材料审核与登记

员工到岗当日，核验证件号码、学历/学位证书、离职证明（若有）、体检报告（近3个月内）等材料的原件与复印件，留存复印件归档。

指导员工填写《新员工入职登记表》，确认个人信息（姓名、联系方式、紧急联系人等）、教育背景、工作经历等准确无误。

劳动合同签订与入职引导

向员工说明劳动合同条款（合同期限、岗位、薪资、工作时间等），确认无异议后双方签字盖章，员工留存一份原件。

安排入职引导，介绍公司组织架构、企业文化、部门职能、考勤制度、办公系统使用等，带领熟悉办公环境，对接部门负责人。

社保/公积金办理与信息录入

收集员工社保/公积金缴费基数申报材料（如工资流水），在员工到岗30日内（社保/公积金增员时限）完成线上/线下增员操作。

将员工信息录入企业人事管理系统，更新员工花名册，保证信息与劳动合同、登记表一致。

入职资料归档

将员工入职材料（登记表、复印件、合同、体检报告等）按编号整理归档，建立电子档案备份，保证资料完整、可追溯。

（三）常用模板参考

表1：新员工入职登记表

序号

项目

内容（示例）

1

姓名

*某三

2

性别

男/女

3

证件号码号

110

4

联系方式

5

紧急联系人

*某四（父亲/母亲）

6

紧急联系人电话

139

7

学历

大学本科

8

毕业院校及专业

大学人力资源管理专业

9

入职岗位

人事专员

10

入职日期

2023年月日

（四）关键要点提示

材料真实性：需核验证件号码原件，防止虚假信息；离职证明需注明原单位离职原因（如“无异议”）。

合同时效：劳动合同应在入职1个月内签订，超期可能面临法律风险。

社保时限：当月新增员工需在当月社保增员截止日前完成申报，避免断缴。

入职培训：重要制度（如考勤、保密协议）需书面确认员工已知晓并理解。

三、员工转正申请与审批

（一）适用情境

适用于试用期员工（合同期限包含试用期，一般不超过6个月）试用期期满，需转为正式员工并办理转正手续的场景。

（二）操作流程详解

转正申请发起

试用期员工于试用期到期前3个工作日，向部门负责人提交《员工转正申请表》，附试用期工作总结（含工作内容、成果、自我评价等）。

部门考核评估

部门负责人结合员工试用期工作表现、任务完成情况、团队协作等，填写《试用期考核评估表》，给出“合格”“不合格”或“延长试用期”的结论（延长试用期不超过法定上限）。

人事部门审核

人事专员收集申请表、考核表、工作总结等材料，审核员工是否满足转正条件（如考勤达标、无重大失误、通过岗位考核等），确认试用期时长是否符合法律规定。

转正结果通知

审核通过后，人事部门以书面或邮件形式通知员工转正生效日期，明确转正后薪资、岗位等调整（若有）；若未通过，需说明原因及处理意见（如延长试用期或解除劳动合同）。

转正后手续办理

更新员工花名册信息（标注“正式员工”），调整社保/公积金缴费基数（如有薪资变动），更新人事管理系统档案，组织转正后岗位技能培训（如需）。

（三）常用模板参考

表2：试用期考核评估表

考核项目

评分标准（1-5分）

得分

备注（示例）

工作完成质量

任务达标率、准确性

4

独立完成招聘计划，数据准确

工作效率

任务及时性、时效性

3

部分任务需跟进，未超期

团队协作

沟通配合、主动性

4

主动协助同事，反馈及时

学习与成长

技能提升、适应能力

5

快速掌握人事系统操作

总体评价

16/20

综合合格，建议按期转正

（四）关键要点提示

时限要求：试用期到期前必须完成审批，逾期未处理视为默认转正（部分地区有特殊规定需注意）。

考核标准：考核指标需明确、可量化（如任务完成率、考勤率），避免主观评价。

结果存档：转正相关材料（申请表、考核表、通知）需归入员工档案，备查。

四、员工离职办理

（一）适用情境

适用于员工因个人原因（如辞职、调动）或企业原因（如劳动合同到期不续签、岗位调整）解除劳动合同，需办理离职交接及手续的场景。

（二）操作流程详解

离职申请提交

员工需提前30日（试用期提前3日）提交书面《员工离