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标准化合同审核流程及注意事项清单

一、适用业务场景

本流程适用于企业日常经营中各类合同的审核管理，包括但不限于：对外合作类合同（如战略合作、业务代理）、采购销售类合同（如原材料采购、产品销售）、服务外包类合同（如技术开发、咨询服务）、知识产权类合同（如专利许可、商标转让）、劳动合同及相关补充协议等。通过标准化审核流程，可保证合同内容的合法性、合规性及商务条款的合理性，有效防范法律风险与经营风险，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程

（一）合同接收与初步登记

合同提交：业务部门根据合作需求，起草合同文本（需包含合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心条款），连同《合同审批表》（附件1）、对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）、合作背景说明等材料，一并提交至法务部门（或合同管理部门）。

初步登记：法务部门收到材料后，1个工作日内完成登记，唯一合同编号（格式：年份-部门简称-序号，如“2024-法务-001”），并在《合同台账》中记录合同基本信息（合同名称、对方主体、提交部门、提交日期、预计签署日期等）。

材料完整性核验：法务部门核验提交材料是否齐全，若材料缺失（如对方资质文件过期、无《合同审批表》），应立即通知业务部门补充，材料补充齐全后进入下一环节。

（二）合同主体与内容审核

审核责任主体：法务部门牵头，业务部门、财务部门（涉及价款/支付条款）、技术部门（涉及技术/服务标准）配合。

1.主体资格审核（法务部门）

核对对方主体名称、统一社会信用代码、法定代表人等信息是否与营业执照一致，避免与“皮包公司”或无经营资质主体签约；

查验对方资质文件有效期（如行业许可证、资质证书等），保证其在合同履行期内具备合法经营资格；

涉及特殊行业的（如建筑、医疗、食品），需核实对方是否具备对应的行业准入资质；

若对方为代理人，需审核授权委托书是否载明明确的授权范围、授权期限及代理人身份信息，避免无权代理或越权代理风险。

2.核心条款合规性审核（法务部门）

标的条款：明确标的名称、规格、型号、数量等，避免模糊表述（如“一批产品”“优质服务”）；

质量标准：约定明确的质量验收标准（如国家标准、行业标准、双方约定的技术参数），并明确检验方法、检验期限及质量异议处理方式；

价款与支付：明确价款金额、计价货币、支付方式（如银行转账、承兑汇票）、支付节点（如预付款比例到货款、验收款、质保金比例），财务部门需审核支付条款是否符合企业财务管理制度及资金安排；

履行期限与地点：明确合同履行起止时间、交付/服务履行地点（涉及管辖权及运输风险承担）；

权利义务条款：双方权利义务应对等，避免单方面加重己方责任（如“对方违约需赔偿，己方违约仅承担有限责任”）；

违约责任：违约责任应具体、可量化（如逾期付款的违约金计算标准、质量不合格的整改措施及赔偿范围），避免约定“违约方承担一切损失”等模糊条款；

争议解决：明确争议解决方式（诉讼或仲裁），约定由己方所在地有管辖权的人民法院诉讼，或选择己方熟悉的仲裁机构（如XX仲裁委员会），避免约定“由对方所在地法院管辖”。

3.商务条款合理性审核（业务部门）

结合市场行情及合作需求，审核标的数量、价格、交付周期等是否符合商业逻辑，是否存在显失公平的条款；

涉及长期合作的，需审核价格调整机制（如原材料波动时的调价公式）、续约条款（如续约条件、优先权约定）是否合理。

4.特殊条款专项审核（相关部门）

技术类合同：技术部门需审核技术标准、研发成果归属、保密期限、知识产权侵权责任承担等条款；

保密协议：明保证密信息范围、保密期限、泄密责任（如违约金计算方式、竞业限制义务，若涉及需单独约定补偿标准）；

保险条款：涉及运输、工程等高风险业务的，需审核对方是否购买足额保险（如货物运输险、工程险），并明保证险受益人及出险处理流程。

（三）合同修订与反馈

问题汇总：法务部门汇总审核中发觉的问题，形成《合同审核意见表》（附件2），注明条款位置、问题描述及修改建议。

反馈与沟通：法务部门将《合同审核意见表》反馈至业务部门，由业务部门与对方协商修订；若涉及重大条款变更（如价款调整、违约责任加重），需经法务部门及分管领导确认后再与对方沟通。

修订确认：对方完成修订后，业务部门将修订版合同及《合同审核意见表》反馈至法务部门，法务部门复核确认无误后，进入审批环节。

（四）多级审批流程

根据合同金额、风险等级，实行分级审批：

一般合同（金额≤50万元）：业务部门负责人→法务部门负责人→分管副总审批；

重大合同（50万元＜金额≤500万元）：业务部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→分管副总→总经理审批；

特别重大合同（金额＞500万元或涉及核心业务/战略合作）：在重大合同审批基础上，增加董事长审批，必要时提交董事会审议。

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