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采购管理流程模板

适用场景与范围

流程步骤详解

一、需求发起与确认

需求提出

责任人：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

（1）需求部门根据实际工作需要（如生产计划、办公消耗、项目实施），填写《采购需求申请表》，明确物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途、期望交付时间及预算金额。

（2）对于重复性采购（如办公用品），可按月度或季度汇总提交；对于大型设备采购，需附技术参数说明及可行性报告。

输出物：《采购需求申请表》（附件1）

需求初审

责任人：需求部门负责人

操作内容：

（1）审核需求的必要性、合理性及预算匹配度，确认是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）。

（2）初审通过后，在《采购需求申请表》上签字确认，提交至采购部门；若不通过，需反馈需求部门修改或撤销申请。

二、采购审批与预算核验

分级审批

责任人：采购部门、财务部门、管理层

操作内容：

（1）采购部门收到《采购需求申请表》后，核对采购品类是否属于企业集中采购目录，若为目录内采购，需优先通过集中采购平台办理。

（2）根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购部门负责人审批；

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人+采购部门负责人+财务部门负责人审批；

金额＞50000元：需增加分管副总/总经理审批，并提交管理层会议备案。

输出物：审批通过的《采购需求申请表》

预算核验

责任人：财务部门

操作内容：

（1）财务部门核对采购申请是否在部门预算范围内，超预算采购需提交《预算调整申请表》，说明调整原因并经管理层审批。

（2）预算确认无误后，在《采购需求申请表》上标注“预算已核验”，反馈至采购部门。

三、供应商选择与管理

供应商寻源

责任人：采购员

操作内容：

（1）根据采购需求，通过企业合格供应商名录、公开招标、询价比价、行业推荐等方式筛选潜在供应商。

（2）对于新供应商，需收集其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、生产/经营规模、过往合作案例等资料，填写《供应商信息调查表》（附件2）。

供应商评估与选定

责任人：采购部门、需求部门、质量部门（如涉及）

操作内容：

（1）成立评估小组（至少3人），从价格、质量、交期、服务、资质、信誉等维度对供应商进行综合评分，评分标准参考《供应商评估表》（附件3）。

（2）优先选择评分≥80分的供应商；若多家供应商评分相近，可安排小批量样品测试（如适用），最终结果由采购部门负责人确认。

输出物：《供应商评估表》《选定供应商名单》

供应商沟通与谈判

责任人：采购员、采购部门负责人

操作内容：

（1）与选定供应商沟通采购细节（价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等），必要时进行商务谈判。

（2）谈判达成一致后，拟定《采购合同》（附件4），明确双方权利义务，需经法务部门（如设置）审核。

四、订单执行与交付跟踪

订单下达

责任人：采购员

操作内容：

（1）根据审批通过的《采购需求申请表》和《采购合同》，填写《采购订单》（附件5），经采购部门负责人签字后加盖公章，发送至供应商。

（2）《采购订单》需包含订单编号、物料/服务信息、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、收货人信息等关键内容。

交付跟踪

责任人：采购员

操作内容：

（1）订单下达后，定期与供应商沟通生产/备货进度，保证按期交付；若遇可能延迟情况，要求供应商提前3个工作日通知，并协商解决方案（如分批交付、调整交期）。

（2）对于大宗或重要物资，可安排现场监造或第三方检验（如适用），保证交付前质量达标。

五、验收与入库

到货检验

责任人：需求部门、质量部门（如设置）、仓库管理员

操作内容：

（1）货物送达后，仓库管理员核对实物与《采购订单》信息是否一致（名称、规格、数量、外包装等），确认无误后办理入库手续。

（2）需求部门和质量部门根据《采购合同》中的质量标准进行检验：

对于原材料/设备，需检查规格、功能、合格证等；

对于服务类采购，需对照服务范围、交付成果进行验收。

（3）检验合格，三方在《物品/服务验收单》（附件6）上签字确认；若不合格，填写《不合格品处理单》，联系供应商退换货或协商赔偿。

入库登记

责任人：仓库管理员

操作内容：

（1）验收合格的物品办理入库，填写《入库登记表》，更新库存台账，保证账实相符。

（2）服务类采购需将验收单、服务成果报告等资料整理归档，作为后续付款依据。

六、付款结算与档案归档

付款申请

责任人：采购员、财务部门

操作内容：

（1）采购员根据《采购合同》《采购订单》《验收单》等资料，填写《付款申请表》（附件7），附供应商开具的合规票据（如增值税发票）。

（2）财务部门审核票据合法性、金额准确性及审批流程完整性，确认无误后安排付款。

档案归档

责任人：采购部门、档案管理员

操作内容：