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公司内部沟通平台建设与管理手册

前言

为规范公司内部沟通协作流程，提升信息传递效率与团队协同能力，特制定本手册。本手册适用于全体员工，涵盖平台功能应用、操作规范及管理要求，旨在构建高效、安全、有序的内部沟通环境。请各部门组织学习并严格执行，保证平台发挥最大效能。

一、平台概述

1.1核心功能模块

公司内部沟通平台（以下简称“平台”）集成以下核心功能：

即时通讯：支持单聊、群聊、语音/视频通话，满足日常沟通需求；

公告发布：公司/部门通知、制度更新等官方信息的统一发布渠道；

项目协作：为各项目提供专属空间，支持任务分配、进度跟踪、文件共享；

知识库：沉淀公司制度、流程、案例等知识资源，支持检索与更新；

日程管理：个人及团队日程安排、会议预约与提醒功能。

1.2平台定位

平台是公司内部信息传递、任务协同、知识共享的核心载体，替代传统分散沟通工具（如个人QQ），保证信息可追溯、责任可明确、协作更高效。

二、典型应用场景

2.1跨部门项目协作

场景描述：市场部与产品部联合推进“新产品上市”项目，需实时同步需求、设计稿、测试反馈等信息，保证项目按节点推进。

适用对象：项目组成员、部门负责人

操作目标：集中管理项目资料，实时同步进度，减少信息差。

2.2重要通知传达

场景描述：公司发布“2024年春节放假安排”，需保证全体员工及时查看并确认，避免信息遗漏。

适用对象：全体员工、行政部

操作目标：官方信息精准触达，可追溯阅读状态。

2.3知识经验共享

场景描述：技术部*工程师在项目中解决了“服务器负载优化”难题，需将解决方案沉淀至知识库，供后续团队参考。

适用对象：技术团队、知识管理员

操作目标：积累复用知识，提升团队整体能力。

2.4日常办公沟通

场景描述：设计部*员工需要向市场部同事确认活动海报的修改意见，通过平台快速沟通并确认最终版本。

适用对象：跨部门同事、同部门成员

操作目标：高效解决日常协作问题，留存沟通记录。

三、平台操作指南

3.1即时通讯功能使用

3.1.1创建群聊

步骤：

登录平台，“通讯录”-“新建群聊”；

选择“部门群”或“自定义群”：

部门群：系统自动同步部门成员，不可编辑；

自定义群：手动输入成员姓名（支持跨部门），设置群名称（如“新产品上市项目组”）；

“创建”，群聊后可添加/移除成员（仅群主及管理员可操作）。

3.1.2发送文件与消息

步骤：

在群聊/单聊窗口“+”号，选择“文件”或“消息”；

发送文件：支持本地文件（大小不超过100MB），可添加文件说明（如“2024Q1销售数据.xlsx”）；

发送消息：支持文字、表情、语音（最长60秒），成员可触发提醒（如*经理请查阅附件）。

3.1.3语音/视频通话

步骤：

在聊天窗口“语音通话”或“视频通话”按钮；

选择“单人通话”或“多人会议”（需提前预约，最多支持20人）；

通话过程中可切换“静音”“摄像头开关”“共享屏幕”（共享时需选择屏幕或特定窗口）。

3.2公告发布与管理

3.2.1创建公告

步骤：

登录平台，“公告”-“新建公告”；

填写公告标题（需明确主题，如“关于2024年端午节放假的通知”）、选择发布范围（公司全体/指定部门）；

编辑公告内容：支持文字、图片（单张不超过5MB）、附件（如放假安排表）；

设置“置顶时间”（可选）、“是否允许评论”（默认关闭）；

“发布”，公告将同步至公告列表及用户首页。

3.2.2查看与确认公告

步骤：

用户登录后，首页“公告”模块显示最新公告；

公告标题查看详情，底部显示“阅读状态”（“未读”/“已读”）；

重要公告需在“确认阅读”处“已确认”，系统记录确认时间（用于后续追溯）。

3.3项目协作空间搭建

3.3.1创建项目空间

步骤：

登录平台，“项目”-“新建项目”；

填写项目名称（如“新产品上市项目”）、项目周期（起止日期）、负责人（*总监）；

选择项目成员（可添加跨部门成员，如市场部主管、产品部专员）；

设置项目模块：默认包含“任务”“文件”“日程”，可自定义添加“讨论区”“风险日志”等模块；

“创建”，项目空间，成员将收到系统通知。

3.3.2任务分配与跟踪

步骤：

进入项目空间，“任务”-“新建任务”；

填写任务名称（如“完成竞品分析报告”）、描述（详细说明任务目标）、负责人（*专员）；

设置优先级（高/中/低）、截止日期（如2024-03-31）；

关联任务：可关联其他任务（如“报告完成后提交评审”）或文件（如“竞品分析模板.xlsx”）；

“创建”，任务自动添加至“待办清单”，负责人将收到任务提醒。

3.3.3文件共享与管理

步骤：

进入项目空间“文件”模块，“文件”或“新建文件夹”；

新建文件夹：输入文件夹名称（如“需求文档”），设置访问权限（仅项目成员可访问/指