行政事务审批流程手册规范行政流程提升效率.docVIP

行政事务审批流程手册

一、适用范围与典型应用

本手册适用于公司内部各类行政事务的标准化审批管理，旨在通过规范流程、明确权责，提升行政事务处理效率与合规性。典型应用场景包括但不限于：

日常办公类：办公用品申领、会议室预订、办公设备维修申请、印章使用申请等；

人员管理类：员工入职行政手续办理、考勤异常审批、办公座位调整等；

资源协调类：公司车辆使用申请、外部场地借用、行政服务外包需求提报等；

其他类：行政制度宣贯通知发布、办公环境改善建议提报等。

二、标准化操作流程

行政事务审批需遵循“申请-审核-审批-执行-归档”闭环管理流程，具体步骤

（一）申请发起

申请人操作：

根据事务类型，填写对应《行政事务审批申请表》（模板详见第三部分），明确申请事项、事由、预期效果、所需资源（如预算、物资数量等）、时间节点及附件材料（如报价单、会议议程等）；

通过公司OA系统/指定审批平台提交申请，选择对应的审批流程模板，保证信息填写完整、真实。

输出物：完整的《行政事务审批申请表》及附件材料。

（二）部门审核

审核人：申请人直接部门负责人（如行政专员申请办公用品，则由部门经理审核）。

审核内容：

事项必要性：是否符合部门工作需求及公司行政管理制度；

资源合理性：申请的物资、预算等是否与实际需求匹配，是否存在浪费；

材料完整性：附件是否齐全（如采购类需提供至少3家供应商比价单）。

操作要求：审核人需在1个工作日内完成审核，通过OA系统填写审核意见（“同意”或“驳回并说明理由”）。

（三）跨部门会签（如需）

适用场景：涉及多部门协作的事务（如跨部门会议申请需协调场地与设备，公司车辆使用需与车队部门确认availability）。

会签流程：

系统根据申请类型自动触发对应部门会签流程（如会议申请自动同步至行政部门、IT部门）；

会签部门需在2个工作日内反馈意见，明确是否支持及需协调事项（如IT部门需确认会议设备是否可用）；

任一会签部门驳回，申请流程终止，需申请人调整后重新发起。

（四）领导审批

审批人：根据事项金额、重要性确定审批层级（示例）：

日常小额事项（如办公用品申领≤500元）：部门负责人审批；

中等事项（如设备维修≤2000元）：行政部门负责人审批；

重大事项（如车辆外包服务≥5000元）：分管副总经理及以上领导审批。

审批内容：

事项是否符合公司战略或年度行政工作计划；

预算是否在部门年度预算额度内，超预算事项是否履行预算调整流程；

风险评估：是否存在合规风险（如印章使用是否符合《印章管理办法》）。

操作要求：审批人需在2个工作日内完成审批，通过OA系统签署审批意见，逾期未操作系统自动提醒。

（五）结果反馈与执行

结果反馈：

审批通过后，OA系统自动通知申请人，同步审批结果及执行要求（如办公用品申领通过后，告知领取时间与地点）；

审批驳回后，系统反馈驳回原因，申请人根据意见修改后重新发起申请。

执行落地：

申请人根据审批结果，协调资源执行（如预订会议室需在系统中确认最终时间，并通知参会人员）；

执行过程中需遵守公司行政规定（如车辆使用需遵守派车时间，不得私自改变用途）。

（六）归档管理

归档责任人：行政部门指定专人负责审批资料归档。

归档内容：审批通过的《行政事务审批申请表》、附件材料、审批意见记录、执行结果证明（如采购合同、会议签到表等）。

归档要求：事务完成后3个工作日内完成电子档归档（按年份-月份-事项类型分类存储），纸质档需整理成册并妥善保存，保存期限不少于3年。

三、常用审批模板示例

模板一：行政事务审批申请表

申请编号

申请部门

申请人

申请日期

*

申请事项

□办公用品申领□会议室预订□设备维修□印章使用□其他______

详细说明

（请填写事项背景、具体需求、预期目标等，如“采购A4纸10包，用于部门日常打印”）

所需资源

（如物资名称、规格、数量、预算金额等，例：A4纸500张/包，10包，预算200元）

附件清单

□报价单□会议议程□维修单□其他______

审批流程

申请人→部门负责人→行政部门→分管领导

审批意见

部门负责人：__________________日期：__________行政部门：__________________日期：__________分管领导：__________________日期：__________

执行结果

（执行完成后填写，如“已领取办公用品，领取人：，日期：”）

模板二：跨部门会签表

会签事项

会签部门

会签人

意见

签字

日期

2024年度全员体检安排

行政部

*

同意，建议体检时间避开业务高峰期

人力资源部

*

同意，需提前确认体检机构资质

财务部

*

预算在年度行政预算内，同意

模板三：审批进度跟踪表

申请编号

事项名称

申请人

当前状态

环节耗