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会议管理会议策划与执行流程表

一、适用场景：哪些会议需要这套流程？

无论是企业内部战略研讨会、部门月度例会，还是跨项目协调会、客户对接会，亦或是大型年会、发布会等，规范的会议策划与执行流程都能保证会议目标明确、资源高效利用、产出成果可落地。尤其适用于需要多人协作、跨部门参与或对决策效率要求较高的会议场景，通过标准化流程减少沟通成本，避免会议“低效化”“形式化”。

二、会议策划与执行全流程：从筹备到落地的6大步骤

步骤1：会议前期筹备——明确目标与基础框架

核心目标：清晰定义会议价值，避免“为开会而开会”。

具体操作：

明确会议核心目标

由发起人（如部门负责人、项目负责人）填写《会议目标确认表》，说明会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“协调跨部门资源推进项目”）、预期成果（如形成决议、输出行动计划清单）及参会范围。

示例：市场部发起“新产品推广方案研讨会”，目标为“确定3套推广方案优先级，明确责任部门及时间节点”，参会人员为市场部全体、销售部负责人、产品经理。

确定会议基础要素

时间：避开公司高峰期（如周一上午、周五下午），优先选择参会人空闲时段（通过工具如“腾讯会议日历”“Doodle投票”协调）；

地点：内部会议室（需提前预订，确认容纳人数、设备配置）或外部场地（如需，需对比场地费用、交通便利性、配套服务）；

时长：根据议程复杂度设定，一般会议不超过2小时，重要研讨会可控制在半天内。

制定详细会议议程

按“开场-议题讨论-决策-总结”逻辑设计，明确每个环节的负责人、时长、讨论要点。

示例议程：

环节

内容

负责人

时长

开场

会议目标说明、议程介绍

*经理

5分钟

议题1

新产品推广方案A可行性分析

*专员

30分钟

议题2

销售部资源需求对接

*主管

20分钟

决策

方案优先级投票、责任分配

*总

15分钟

总结

行动计划确认、下次会议安排

*经理

10分钟

组建会议筹备小组

明确分工：总负责人（统筹全局）、议程负责人（细化议程、协调发言）、物料负责人（准备PPT、签到表、投影设备等）、记录负责人（实时记录讨论要点、决议）。

步骤2：会议通知发布——保证信息准确传递

核心目标：让参会人提前知晓会议价值，做好充分准备，降低缺席率。

具体操作：

撰写会议通知

内容需包含：会议主题、目标、时间（起止时间+时区，如线上会议）、地点（会议室/地址）、议程概览、参会人名单、需提前准备的物料（如“请携带数据报表”“提前阅读方案附件”）、联系人及联系方式（*助理，分机号）。

示例通知【重要会议通知】关于Q3产品迭代方案研讨会（6月15日14:00-16:00，301会议室）。

发送与确认

至少提前3个工作日发送通知（紧急会议可提前24小时），通过企业/邮件/OA系统发送，并设置“已读/未读”提醒；

会前1天再次发送“会议提醒”，附上最新议程及参会（线上会议），并统计参会人员名单，对无法参会者确认是否需安排代理人。

步骤3：会前准备检查——扫清现场障碍

核心目标：保证会议硬件、物料、人员准备到位，避免“卡顿”“冷场”。

具体操作：

设备与物料准备

物料负责人提前1小时到场，检查：

硬件：投影仪、麦克风、音响、摄像头（线上会议）、白板/马克笔、翻页器、电源插座；

软件：会议软件（如腾讯会议、Zoom）测试、PPT/视频文件提前拷贝至电脑、网络连接稳定性测试；

其他：签到表、会议纪要模板、纸质议程、矿泉水、会议资料袋（含纸质版议程、方案摘要等）。

参会人提醒与确认

议程负责人提前与关键发言者（如汇报方案的专员、决策层总）确认发言内容是否准备就绪，提醒控制时长；

若有外部嘉宾，提前确认接送、停车等细节，安排对接人（如*助理）。

步骤4：会议现场执行——聚焦目标，高效推进

核心目标：按议程引导讨论，保证会议节奏、产出成果符合预期。

具体操作：

开场与氛围营造（0-10分钟）

总负责人准时开场，核对参会人员（签到表核对），重申会议目标及议程，强调“发言紧扣主题”“避免跑题”；

若有新人或外部嘉宾，可简要介绍参会人及分工，快速破冰。

议题讨论与引导（核心环节）

按议程顺序推进，每个议题由负责人先简要背景（如“方案A已通过用户调研，重点说明推广渠道和预算”），再开放讨论；

记录负责人实时记录：讨论要点（分歧点、共识点）、关键数据（如“用户调研显示70%偏好短视频渠道”）、待解决问题；

控场技巧：若讨论偏离主题，及时引导（如“这个话题很重要，但可能属于议题，我们下次专题讨论，现在先回到当前方案优先级”）；若某参会人发言过长，礼貌提醒（如“*总，您刚才的观点很关键，我们能否先总结3个核心建议，后续再展开？”）。

决策与行动共识

需决策的议题，提前明确决策方式（如投票、负责人拍板），现场宣布结果并记录（如“方案A以5票赞成通过，由市场部*专员负