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样品管理程序

一、总则

1.1目的与意义

样品作为各类检验、检测、研发、展示及质量控制活动中不可或缺的实物载体，其管理的规范性、科学性直接关系到相关工作结果的准确性、可靠性与公正性。为确保样品在接收、标识、存储、流转、处置等各个环节得到有效控制，防止混淆、污染、损坏或丢失，保障各项工作有序开展，特制定本程序。本程序旨在建立一套标准化的样品管理流程，明确各相关部门及人员的职责，确保样品的可追溯性与完整性，为企业决策、产品改进及客户服务提供坚实依据。

1.2适用范围

本程序适用于公司内部所有与样品相关的活动，包括但不限于从外部获取的客户提供样品、供应商送样、市场抽检样品，以及内部研发过程中产生的实验样品、生产过程中的中间品与成品留样、用于展览展示的样品等。所有涉及样品接收、登记、标识、存储、领用、传递、检测/试验、处置及记录保存的部门与人员，均须严格遵守本程序规定。

1.3基本原则

样品管理应遵循以下基本原则：

*唯一性原则：每个样品应有唯一的标识，确保在任何时候都能被准确识别。

*可追溯性原则：样品的整个生命周期（从接收至最终处置）应有完整记录，确保其来源、流转过程及去向清晰可查。

*安全性原则：确保样品在存储和流转过程中的物理安全、化学安全（如适用），防止对人员、环境造成危害。

*完整性原则：保证样品在管理过程中不发生非预期的变化、污染或损坏，确保其原有特性。

*规范性原则：所有样品管理活动均应按照规定的程序和要求进行操作。

二、样品的接收与登记

2.1样品接收

样品接收人员在收到样品时，应首先对样品的外观、数量、包装状况等进行初步检查。对于有运输要求（如温度、湿度、避光等）的样品，需确认其运输条件是否符合规定。若发现样品破损、泄漏、数量不符、包装异常或运输条件失控等情况，应立即向送样方或相关负责人报告，并做好记录，必要时可拒收。

2.2样品登记

对于符合接收条件的样品，接收人员应及时在《样品登记台账》中进行详细登记。登记信息至少应包括：

*样品名称/编号（送样方提供的编号）

*样品来源（送样单位/部门、送样人、联系方式）

*样品规格型号、批号/生产日期

*样品数量（重量、体积或件数）

*接收日期与时间

*样品状态描述（如外观、是否密封等）

*样品用途/检验检测项目（如已知）

*储存要求（如温度、湿度等特殊条件）

*接收人签名

登记完成后，应为样品赋予一个唯一的内部管理编号，该编号将贯穿样品管理的全过程。

三、样品的标识与追溯

3.1样品标识

样品标识是样品管理的核心环节，应确保清晰、牢固、唯一。

*标识方式：可采用标签、编码、印章、色标等方式。标签应包含样品内部管理编号、样品名称、接收日期等关键信息。对于特殊样品，还可增加必要的警示标识（如“剧毒”、“易燃”、“冷藏”等）。

*标识位置：标签应贴在样品容器的显著位置，避免被遮挡或脱落。对于无法直接粘贴标签的样品，应使用合适的容器盛装并在外包装上进行标识。

*标识转移：当样品需要分样、分装或转移至其他容器时，新的容器必须同步更新或复制原有的样品标识，确保标识的连续性。

3.2样品追溯

通过样品的唯一内部编号，结合《样品登记台账》、《样品流转记录》、《样品领用记录》、《样品处置记录》等文件，构建样品的全程追溯体系。任何涉及样品的操作，均需记录操作人、操作时间、操作内容及样品状态变化。

四、样品的存储与保管

4.1存储环境

应根据样品的特性和存储要求，提供适宜的存储环境。

*通用要求：存储区域应保持清洁、干燥、通风、避光、无腐蚀性气体，并远离火源和热源。

*特殊要求：对有温湿度控制要求的样品，应配备相应的存储设备（如冰箱、冰柜、恒温恒湿箱等），并定期监测和记录存储环境的温湿度。对易燃易爆、有毒有害、放射性等危险样品，必须严格按照国家及公司相关规定，存放在专用的安全存储设施中，并由专人负责管理。

4.2存储管理

*分区存放：样品应根据其类型、状态（如待检、在检、已检、留样）、存储要求等进行分区、分类存放，并有明确的区域标识，防止混淆。

*容器要求：样品容器应清洁、干燥、密封良好，材质应与样品特性相适应，不发生化学反应或污染样品。

*堆放要求：样品堆放应整齐有序，易于存取和清点，避免挤压、碰撞导致样品损坏或标识脱落。

*定期检查：样品管理员应定期对存储的样品进行检查，包括样品状态、标识清晰度、存储环境参数、容器密封性等，发现问题及时处理并记录。

*安全防护：存储区域应采取必要的安全防护措施，防止样品丢失、误用或被污染。

五、样品的领用、分发与流转

5.1样品领用与分发

因检验检测、研发、展示等需要领用样品时，领用人员需填写《