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企业资产管理系统及操作手册

一、系统概述

企业资产管理系统是针对企业各类固定资产（如办公设备、生产工具、车辆等）全生命周期管理的数字化工具，实现资产从入库、领用、调拨、盘点到报废的全流程跟踪，旨在提升资产使用效率、降低闲置浪费、保证资产数据准确安全。本手册适用于企业行政部门、财务部门、各业务部门及资产管理人员，涵盖日常操作规范与关键流程指引。

二、系统适用场景

（一）新购资产登记与管理

企业新购置办公设备、生产设备等资产时，需通过系统完成入库登记，记录资产基础信息（型号、规格、购置日期、原值等），唯一资产编码，保证资产“一物一码”，纳入统一管理。

（二）部门领用与归还

员工因工作需要领用资产时，可通过系统提交领用申请，经部门负责人审批后由资产管理部门发放；员工离职或岗位变动需归还资产时，通过系统办理归还手续，更新资产状态。

（三）资产调拨与共享

当部门间需调剂闲置资产（如临时项目组调拨设备），或跨区域分公司资产调配时，通过系统发起调拨申请，明确调出/调入部门、资产信息及用途，实现资源高效利用。

（四）定期资产盘点

企业每季度/半年度需对资产进行全面盘点，系统支持按部门、类别盘点清单，盘点人员现场核对资产信息（编码、状态、存放位置等），录入实盘数据，自动盘盈/盘亏报告。

（五）资产报废处置

对于达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰的资产，由使用部门提交报废申请，系统联动技术鉴定、财务审核、领导审批流程，确认报废后更新资产状态，并记录处置方式（如拍卖、回收）。

三、核心功能操作指南

（一）资产入库管理操作流程

步骤1：登录系统

操作人员以管理员或资产专员账号登录系统，进入“资产管理”模块。

步骤2：选择入库类型

根据资产来源选择“新购入库”“捐赠入库”或“调拨入库”（新购入库为最常见类型）。

步骤3：填写资产基础信息

资产编号：系统自动唯一编码（规则：年份+部门缩写+资产类别+流水号，如2024-OB-PC-001）；

资产名称：填写规范全称（如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本”）；

型号规格、品牌、颜色、序列号等：按实物信息准确填写；

资产类别：选择下拉菜单中的类别（如“办公电子设备”“生产机械”“家具用具”）；

使用部门：默认为资产管理部门，后续可调拨至使用部门；

存放位置：填写具体位置（如“行政部302室文件柜”）；

购置日期、原值、资金来源：按财务票据信息录入；

附件：采购合同、验收单、发票扫描件（仅内部存档，不涉及对外报销）。

步骤4：提交审批

“提交”，系统自动流转至资产管理部门*审批，审批通过后资产状态更新为“在库”，可领用。

步骤5：打印资产标签

审批通过后，系统资产二维码标签，打印后粘贴于资产显眼位置，便于后续盘点与管理。

（二）资产领用与归还管理流程

1.资产领用

步骤1：发起申请

使用人登录系统，进入“领用申请”模块，选择需领用资产（可按资产编号或名称搜索），填写领用事由、预计归还日期。

步骤2：部门审批

提交申请后，自动流转至申请人所属部门负责人*审批，负责人确认工作需要后通过。

步骤3：资产发放

资产管理部门*收到审批通过通知后，核对实物信息与系统数据，确认无误后发放给领用人，并在系统中更新资产状态为“在用”，同时记录领用人、领用日期。

2.资产归还

步骤1：发起归还申请

领用人登录系统，选择需归还资产，填写归还原因（如“离职”“项目结束”），提交归还申请。

步骤2：部门确认

部门负责人确认归还原因后审批，系统通知资产管理部门。

步骤3：实物核对与状态更新

资产管理部门核对实物与系统信息（是否损坏、配件是否齐全），确认无误后更新资产状态为“在库”，若存在损坏需记录损坏情况并同步至财务部门。

（三）资产盘点管理流程

步骤1：创建盘点任务

资产管理部门*登录系统，进入“盘点管理”模块，选择“新建盘点任务”，填写盘点名称（如“2024年Q3资产盘点”）、盘点范围（按部门/类别选择）、盘点日期、盘点人员（可指定多人）。

步骤2：盘点清单

系统根据盘点范围自动《资产盘点清单》，包含资产编号、名称、型号、账面数量、存放位置等信息，盘点人员可打印或使用移动端扫码盘点。

步骤3：现场盘点

盘点人员携带清单或移动设备到达现场，通过扫描资产二维码快速获取信息，核对账面数量与实盘数量，录入实盘结果（如“盘盈”“盘亏”“正常”），并填写差异原因（如“标签丢失”“设备损坏”）。

步骤4：提交盘点报告

盘点完成后，系统自动《资产盘点报告》，汇总盘盈/盘亏数量、差异原因及初步处理意见，提交至资产管理部门*审核。

步骤5：差异处理

资产管理部门对差异情况进行核实，属于盘盈的需补充入库信息，属于盘亏的需查明原因并提交《资产盘亏说明》，经财务部门审批后调整账目。

（四）资产报废处置流程

步骤1：提交报废申请

使用部门登录