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员工离职管理流程及标准操作手册

引言

员工离职是组织人才流动的自然现象，有效的离职管理不仅能够确保组织运营的连续性和稳定性，更能最大限度降低离职可能带来的负面影响，同时维护组织与离职员工之间的良好关系，甚至为未来的人才回流或品牌建设奠定基础。本手册旨在规范员工离职的各项流程，明确各相关方的职责与操作标准，确保离职管理工作专业、有序、高效地进行，保障公司与员工双方的合法权益。

一、离职管理总览

1.1目的

本流程旨在通过系统化、标准化的操作，规范员工离职全过程，确保：

*工作交接的完整性与准确性。

*公司财产、信息安全得到保障。

*员工与公司的权利义务得到清晰界定与履行。

*离职原因得到客观收集与分析，为组织优化提供依据。

*保持离职员工的良好体验，维护公司雇主品牌形象。

1.2适用范围

本手册适用于公司全体正式员工、试用期员工及其他形式用工人员的离职管理。特殊情况（如辞退、开除等非自愿离职）可参照本手册核心原则，并结合公司相关奖惩制度执行。

1.3职责分工

*离职员工：主动提出离职申请，配合完成工作交接、资产清退及离职手续办理。

*直属上级：负责接收离职申请，进行离职面谈（初步），审批离职申请，监督并评估工作交接质量，协调资源确保交接顺利。

*人力资源部：负责离职流程的统筹、指导与监督；审核离职申请；组织或参与离职面谈；办理薪酬结算、社保公积金停缴、离职证明开具等手续；管理员工档案；分析离职数据。

*相关部门（如IT部、行政部、财务部等）：协助办理离职员工的资产回收、系统权限注销、财务结算等事宜。

*公司管理层：根据权限对特定级别员工的离职申请进行审批。

二、离职流程各阶段操作规范

2.1员工提出离职

2.1.1口头意向沟通

员工若有离职意向，通常会首先向直属上级进行口头表达。直属上级应保持冷静、专业的态度，真诚倾听员工想法，了解其离职的初步原因。此阶段沟通的目的在于掌握情况，而非立即强行挽留。

2.1.2提交书面离职申请

员工应在口头沟通后，按照公司规定的期限（通常为劳动合同或公司制度规定的提前通知期）提交亲笔签名的《离职申请表》。申请表应清晰填写离职人姓名、职位、部门、入职日期、拟离职日期、离职原因等核心信息。试用期员工亦需提交书面申请，具体提前通知期参照劳动合同法及公司规定执行。

操作标准：

*员工应确保《离职申请表》信息完整、准确。

*书面申请应直接提交给其直属上级。

2.2直属上级沟通与挽留（如适用）

2.2.1离职面谈（初步）

直属上级在收到口头或书面离职意向后，应尽快安排正式的离职面谈。面谈时应营造开放、保密的氛围，鼓励员工坦诚表达真实想法。

操作标准：

*面谈前应准备好相关问题，围绕离职原因、对工作的看法、对公司管理及文化的建议等方面展开。

*认真记录员工的反馈，填写《离职面谈记录表》（初步）。

2.2.2评估与挽留

直属上级根据面谈了解的情况及员工的价值，评估是否有挽留的可能性及必要性。如需挽留，应结合员工诉求（如可行），与员工探讨留任方案，并及时向更高层级领导及人力资源部反馈。若员工去意已决，应尊重其决定，转入后续离职流程。

注意事项：

*挽留应基于真诚与实际可能，避免空洞承诺或过度挽留导致员工勉强留任后的消极表现。

*若涉及薪酬调整等敏感挽留条件，需事先获得公司相关权限管理者的批准。

2.3离职申请审批

2.3.1直属上级审批

直属上级在完成初步沟通和挽留（如适用）后，对《离职申请表》签署意见，明确是否同意离职及建议的最后工作日期（应考虑交接所需时间及员工提前通知期），然后将申请表及初步的《离职面谈记录表》提交至部门负责人（或更高层级管理者，依公司审批权限设置而定）。

2.3.2逐级审批

《离职申请表》按照公司规定的审批流程逐级上报审批。相关审批人应在规定时限内完成审批，并签署明确意见。

2.3.3人力资源部接收与审核

人力资源部在收到经最终审批通过的《离职申请表》后，对申请材料的完整性、离职日期的合理性等进行审核，并正式启动离职后续流程。

操作标准：

*确保审批流程完整，无遗漏环节。

*人力资源部应及时将审批结果通知员工及其直属上级。

2.4工作交接

工作交接是离职管理的核心环节，直接关系到部门工作的延续性。直属上级应负责制定详细的交接计划，并监督执行。

2.4.1交接准备

离职员工在直属上级的指导下，梳理手头工作内容、进度、未完成事项、重要联系人等信息，填写《工作交接清单》。

操作标准：

*《工作交接清单》应具体、明确，包含文件资料、电子文档、工具设备、待办事项、正在进行中的项目进展及关键节点等。

2.4.2交接执行

离职员工应在规定时间内，将工作逐步移交给