行政采购与供应商管理标准化流程.docVIP

行政采购与供应商管理标准化流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本标准化流程适用于企业内部各类行政采购需求（包括但不限于办公用品采购、办公设备采购、后勤服务采购如保洁/维修、会务服务采购等）的全生命周期管理，以及供应商从引入、评估、合作到优化的全过程管理。典型应用场景包括：新员工入职批量采购办公物资、办公设备故障维修服务委托、年度办公用品框架协议采购、跨部门大型会议服务供应商选择等。通过标准化流程，可保证采购合规性、效率性及供应商服务质量可控。

二、标准化流程操作步骤详解

（一）需求提报与审批：明确需求，控制源头

需求发起

需求部门根据工作计划或实际需求，填写《行政采购需求申请表》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付时间等关键信息，并附相关支撑材料（如设备配置清单、服务需求说明书等）。

示例：行政部因新增5个工位，需采购办公椅5把，规格要求为人体工学椅，预算单价800元，总预算4000元，期望3个工作日内交付。

部门初审

需求部门负责人对申请表内容的必要性、合理性及预算准确性进行审核，确认无误后签字，并提交至采购部门。

采购部复审

采购部收到申请后，重点审核：

需求是否符合行政采购范围（非生产类、非研发类）；

预算是否在部门年度预算额度内；

规格参数是否明确，避免模糊描述（如“优质办公用纸”需明确克重、规格等）。

审核通过后，按采购金额分级报批：

预算金额≤5000元：由采购部负责人*审批；

5000元＜预算金额≤20000元：由采购部负责人及分管行政副总双审批；

预算金额＞20000元：需提交总经理*审批。

审批结果反馈

审批通过后，采购部向需求部门反馈“审批通过”结果及后续流程节点；审批不通过的，需明确原因（如超预算、需求不合理等）并退回需求部门整改。

（二）供应商寻源与评估：多渠道比选，严控资质

寻源渠道

根据采购类型选择合适的寻源方式：

标准化物品采购（如办公用品）：优先从“合格供应商库”中选择，或通过电商平台（如企业采购平台）比价；

非标/服务类采购（如维修、会务）：采用公开询价（≥3家供应商）、邀请招标（针对长期合作供应商）或竞争性谈判方式；

紧急采购：经分管副总*特批后，可从历史合作优质供应商中选择，事后补充说明原因。

供应商资质初审

对意向供应商，要求提供以下资料并加盖公章：

营业执照副本（经营范围需涵盖本次采购内容）；

相关行业资质证书（如设备维修类需提供维修资质证书，服务类需提供服务资质证明）；

法定代表人证件号码明及授权委托书（如委托代理人办理）；

近6个月类似项目合作案例（需提供合同关键页复印件）。

采购部对资料真实性、有效性进行审核，形成《供应商资质评审表》（详见模板2）。

供应商现场考察（针对重要/高金额采购）

对预算＞10000元的服务类或设备采购，组织考察小组（由采购部、需求部门、行政副总*组成）实地考察供应商：

生产/服务场地环境（如维修车间、保洁仓库）；

设备/工具配置情况（如维修工具、保洁设备）；

团队专业能力（如技术人员资质、服务人员培训记录）。

考察后填写《现场考察记录表》，作为供应商选择的依据之一。

供应商综合评估与选定

采购部组织需求部门、财务部（可选）召开供应商评审会，从以下维度综合评分（总分100分）：

价格（30分）：取3家及以上供应商报价的平均价，最低价得30分，每高于平均价1%扣1分；

资质与能力（25分）：资质齐全性（10分）、生产/服务能力（10分）、案例经验（5分）；

服务方案（25分）：响应速度（10分）、交付周期（10分）、售后保障（5分）；

合作稳定性（20分）：历史合作履约情况（10分）、信用记录（10分）。

按得分高低排序，得分最高者为候选供应商，得分≥80分可直接选定；70-80分需谈判优化方案后选定；＜70分重新寻源。

（三）采购执行与合同签订：规范流程，明确权责

采购方式确定

根据审批通过的预算金额及供应商评估结果，确定采购方式：

询价采购：适用于5000元-20000元标准化物品；

框架协议采购：适用于年度高频次采购品类（如办公用品、饮用水），与1-2家供应商签订年度框架协议；

单次合同采购：适用于20000元以上或非标采购项目。

合同拟定与审批

采购部根据选定供应商及需求，使用《采购合同模板框架》（详见模板3）拟定合同，明确以下核心条款：

采购物品/服务的名称、规格、数量、单价及总金额；

质量标准：需符合国家/行业标准或双方约定的技术参数；

交付时间：具体日期或时间段，逾期违约责任（如按逾期金额的0.5‰/天支付违约金）；

验收标准：按需求说明书及合同附件执行，验收不合格的处理方式（如退换货、扣款）；

付款方式：明确付款节点（如验收合格后30日内支付90%，质保期满后支付10%）、账