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询价采购工作会议纪要

会议名称：XX项目办公自动化设备询价采购工作会议

会议时间：XXXX年X月X日上午X:XX-XX:XX

会议地点：公司X楼第一会议室

参会人员：

采购部：王XX（经理）、刘XX（专员）

需求部门：李XX（综合管理部主任）、张XX（行政专员）

财务部：赵XX（主管）

记录人：刘XX

会议议题：

1.审议《XX项目办公自动化设备询价采购需求清单及技术参数》；

2.确定本次询价采购的方式、供应商选取范围及询价文件主要内容；

3.讨论并明确询价响应文件的递交要求、开启时间及评审原则。

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一、会议基本情况

本次会议由采购部王XX经理主持，旨在规范高效推进XX项目办公自动化设备的采购工作，确保采购过程公开、公平、公正，保障采购物资的质量与性价比，满足项目建设及后续办公需求。各参会部门代表就会议议题进行了充分讨论和深入交流，并达成了一致意见。

二、会议主要内容及决议

（一）审议《XX项目办公自动化设备询价采购需求清单及技术参数》

综合管理部张XX专员首先对《XX项目办公自动化设备询价采购需求清单及技术参数》（以下简称《需求清单》）进行了详细说明，包括拟采购设备的种类（如多功能一体机、高速打印机、投影仪等）、数量、核心技术指标、性能要求及预估预算。

讨论要点：

1.技术参数的严谨性与兼容性：李XX主任强调，部分设备的技术参数需考虑与现有办公系统的兼容性，特别是网络接口协议和操作系统支持方面，需明确标注最低要求，避免后期无法正常接入使用。

2.数量的合理性：财务部赵XX主管提出，应结合项目实际人员配置及未来X年内的发展规划，复核部分设备的采购数量，确保资源合理配置，避免不必要的浪费。

3.预算控制：各部门均表示，在满足功能需求的前提下，应严格控制采购成本，优先选择性价比高的产品。

决议：

1.综合管理部根据本次会议提出的意见，对《需求清单》中的技术参数进行细化和补充，特别是兼容性条款和部分设备的性能指标描述，于X月X日前完成修订并提交采购部。

2.综合管理部联合采购部，对拟采购设备数量进行再次核实，确保与实际需求匹配，并形成书面说明。

（二）确定询价采购方式、供应商选取范围及询价文件主要内容

采购部王XX经理介绍了当前可供选择的采购方式，并结合本项目采购金额、设备特性及时间要求，建议采用询价采购方式。

讨论要点：

1.询价方式：与会人员一致同意采用询价采购方式，因其流程相对简便、周期较短，能满足项目的时间要求。

2.供应商选取范围：

*王XX经理建议，供应商应具备独立法人资格、良好的商业信誉和供货能力，优先选择在本地有售后服务网点的厂商或授权代理商，以保障后期服务响应速度。

*李XX主任补充，可从公司合格供应商名录中选取部分符合条件的供应商，同时可通过公开渠道邀请X-X家具有相应资质和业绩的新供应商参与，以引入竞争机制。

3.询价文件组成：应包括询价邀请函、供应商须知、采购需求清单及技术参数、报价单格式、合同主要条款（含交货期、付款方式、质保期、售后服务要求等）、响应文件组成及递交要求等。

决议：

1.同意采用询价采购方式。

2.供应商选取将结合公司合格供应商名录及公开征集方式，初步确定邀请X家左右供应商参与报价（具体数量根据符合资质的供应商实际情况调整）。

3.采购部根据会议讨论结果，负责编制询价文件，重点明确技术参数响应要求、报价包含范围（如运输、安装、调试、税费等）、售后服务承诺及违约条款，于X月X日前完成初稿，征求需求部门及财务部意见后定稿。

（三）讨论并明确询价响应文件的递交要求、开启时间及评审原则

讨论要点：

1.递交要求：响应文件需密封，并在规定截止时间前送达指定地点，逾期送达或未按要求密封的将被拒收。

2.开启时间：建议在询价响应文件递交截止时间后立即组织开启，由采购部、需求部门、财务部各派代表参加，共同监督开启过程。

3.评审原则：

*赵XX主管强调，评审应坚持“质量优先、价格合理、信誉良好”的原则，不能简单以最低价作为唯一中标标准。

*李XX主任提出，技术参数的实质性响应是首要条件，对不符合核心技术要求的报价应予以否决。

*王XX经理补充，评审小组应综合考虑报价、品牌信誉、售后服务方案（包括质保期长短、维修响应时间、备品备件供应等）、交货期等因素进行综合评分或评议。

决议：

1.询价响应文件递交截止时间及开启时间将在询价文件中明确规定。

2.成立临时询价评审小组，由采购部、需求部门（技术负责人）、财务部各派X名代表组成，负责对响应文件进行