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备品备件采购和管理制度

一、总则

备品备件作为保障企业生产经营连续性、降低成本、提高经济效益的关键环节，其科学管理与高效供应至关重要。为规范公司备品备件的采购行为，加强库存控制，优化资源配置，确保生产设备的正常运行和维护，特制定本制度。

本制度适用于公司内部所有与备品备件采购、仓储、领用、消耗、盘点及报废等相关的部门和人员。凡涉及备品备件的计划编制、采购执行、入库验收、保管保养、发放使用、库存管理及后续处置等活动，均须遵循本制度的规定。

备品备件管理工作应遵循以下基本原则：统一规划、分级负责；按需采购、保障供应；质量优先、性价比最优；规范流程、控制风险；高效库存、动态调整。通过科学的管理手段，实现备品备件全生命周期的有效管控。

二、组织机构与职责

公司备品备件采购和管理工作实行统一领导、分工负责的管理体制。各相关部门应明确职责，密切配合，共同做好备品备件的管理工作。

采购部门是备品备件采购工作的归口管理部门，主要负责：根据审批后的采购计划，组织实施采购；供应商的寻源、评估、谈判与管理；采购合同的拟定、执行与管理；采购成本的控制与分析。

设备管理部门（或使用部门）是备品备件需求的提出部门，主要负责：根据设备运行状况、维护计划及技术改造需求，提出备品备件的需求计划；负责备品备件的技术参数确认、选型建议；参与重要备品备件的质量验收；协助进行备品备件的消耗分析与库存优化。

仓储管理部门是备品备件的保管与发放部门，主要负责：备品备件的入库验收、登记、标识与妥善保管；库存备品备件的定期盘点、账物核对；根据审批手续办理备品备件的领用发放；库存信息的及时更新与反馈；呆滞、报废备品备件的初步鉴定与上报。

财务部门负责备品备件采购资金的筹措与支付；采购成本的核算；参与供应商的财务评估；对备品备件管理的经济性进行监督。

法务部门（或相关授权部门）负责对采购合同的法律合规性进行审核，提供法律支持。

三、备品备件的需求与计划管理

备品备件的需求计划是采购工作的源头，应基于实际需求，结合历史消耗数据、设备维护策略和生产计划进行科学编制。

使用部门应根据设备的维护保养计划、故障历史记录、设备说明书推荐以及生产任务的变动，定期（如月度、季度、年度）编制备品备件需求计划。对于突发性的紧急需求，也应履行相应的应急提报程序。

需求计划应明确备品备件的名称、规格型号、材质、数量、预计使用时间、质量标准及特殊要求等信息。设备管理部门应对使用部门提报的需求计划进行汇总、审核与技术可行性把关，确保需求的合理性与准确性。

采购部门会同设备管理部门、仓储部门，综合考虑现有库存水平、采购周期、市场供应状况及资金预算，对审核通过的需求计划进行整合平衡，编制公司统一的备品备件采购计划，报相关领导审批后执行。采购计划应具有前瞻性和可调整性。

四、备品备件的采购实施管理

备品备件的采购应遵循公开、公平、公正和效益优先的原则，确保采购过程的规范透明和采购结果的性价比最优。

采购部门应根据采购计划的金额、物资特性及市场情况，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。对于常规、小额的备品备件，可考虑建立合格供应商名录，实施框架协议采购或定点采购，以提高采购效率。

供应商的选择与管理是采购工作的核心。应建立健全供应商准入、评估、分级和动态管理机制。优先选择那些信誉良好、产品质量可靠、价格合理、供货及时、服务优质且具有持续供应能力的供应商。对重要供应商应进行实地考察。

采购合同是明确供需双方权利义务的重要依据。所有采购业务均应签订书面采购合同（除小额零星采购外，可采用订单等形式）。合同内容应包括：标的物名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任及争议解决方式等。

采购部门应密切跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通，确保备品备件按约定时间和要求送达。对于可能出现的延期交货或质量问题，应提前采取应对措施。

五、备品备件的入库验收与仓储管理

备品备件到货后，仓储部门应会同采购部门、使用部门（或设备管理部门）根据采购合同、送货单及相关技术资料进行严格的入库验收。

验收内容主要包括：数量核对、规格型号确认、外观质量检查、技术参数验证（必要时进行抽检或全检）、相关质量证明文件（如合格证、检验报告等）的完整性。对于关键或精密的备品备件，应有专业技术人员参与验收。

验收合格的备品备件，应及时办理入库手续，建立库存台账，详细记录品名、规格、型号、数量、供应商、入库日期、批次等信息，并进行清晰的标识。对于验收不合格的备品备件，由采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货或索赔。

备品备件的仓储管理应遵循安全、有序、先进先出的原则。根据备品备件的特性（如怕潮、怕尘、怕震、易燃等），提供适宜的存储环境。合理规