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采购管理物资分类与编码标准

一、适用范围与应用场景

本标准适用于企业内部采购管理全流程的物资分类与编码规范，具体应用场景包括：

采购体系规范化建设：统一企业物资分类逻辑，解决各部门物资名称、规格描述不统一导致的采购效率低下问题；

跨部门信息协同：为财务、仓储、生产等部门提供标准化的物资数据基础，实现信息共享与流程对接；

信息化系统支撑：作为ERP、SRM等采购管理系统的数据底层标准，保证系统内物资信息唯一、可追溯；

成本精细化管控：通过标准化分类与编码，实现按物资类别、型号进行采购成本分析、供应商绩效评估。

二、标准化建设实施步骤

步骤一：筹备阶段——明确目标与职责分工

成立专项小组：由采购部牵头，联合财务部、仓储部、IT部、各业务部门（如生产部、行政部）指定专人组成专项小组，组长由采购部经理*担任，负责统筹推进标准制定工作。

现状调研：

梳理现有物资分类方式、编码规则及使用痛点（如重复编码、分类模糊、部门间不统一等）；

收集各部门常用物资清单，分析物资属性（如用途、材质、规格、供应商等）；

研究行业标杆企业分类编码标准及国标/行标（如GB/T15497-2003《企业标准体系》），借鉴成熟经验。

制定工作计划：明确标准制定的时间节点、阶段目标及输出成果（如分类框架初稿、编码规则草案等）。

步骤二：分类体系设计——构建层级化分类框架

确定分类维度：以“物资用途”为核心主维度，结合“材质”“来源”“管理属性”等辅助维度，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。

主维度（用途）：按物资在企业生产经营中的功能划分，如“办公物资”“生产物料”“设备备件”“劳保用品”等；

辅助维度：在主维度下细分，如“办公物资”可按材质分为“纸制品”“塑料制品”“金属制品”，按使用场景分为“日常办公”“会议专用”等。

设计层级结构：采用“大类-中类-小类-细类”四级分类法（可根据企业规模调整层级深度），每一层级明确定义范围，避免层级过深导致编码冗余。

示例：

大类：01-办公物资、02-生产物料、03-设备备件、04-劳保用品；

中类（01大类下）：01-01纸制品、01-02办公设备、01-03办公家具；

小类（01-01中类下）：01-01-01打印纸、01-01-02笔记本、01-01-03档案袋；

细类（01-01-01小类下）：01-01-01-01A4复印纸、01-01-01-02B5打印纸。

步骤三：编码规则制定——设计唯一性编码结构

编码结构设计：采用“固定长度+分层编码”规则，保证编码唯一、可扩展、易识别。建议结构为“大类代码（2位）+中类代码（2位）+小类代码（2位）+流水号（3位）”，总长度9位（可根据需求调整）。

大类代码：01-99，按用途顺序分配（如01办公物资、02生产物料）；

中类代码：01-99，在大类下顺序分配（如01-01纸制品、01-02办公设备）；

小类代码：01-99，在中类下顺序分配（如01-01-01打印纸、01-01-02笔记本）；

流水号：001-999，在小类下按物资启用时间顺序分配，保证同类物资编码不重复。

特殊物资编码规则：

定制件/进口物资：在小类代码后加字母标识（如“-D”代表定制、“-J”代表进口），如“01-01-01-D001”定制打印纸；

低值易耗品：可简化编码结构（如6位：大类2位+中类2位+流水号2位），如“010001”办公用胶水。

编码示例：

普通物资：联想ThinkCentreM900t台式机（办公设备→IT设备→台式机）→02-01-02-005；

定制物资：某型号非标齿轮（生产物料→原材料→齿轮→定制）→02-03-01-D002；

低值易耗品：A4复印纸（办公物资→纸制品→打印纸）→010101（若小类下物资量少，流水号可减至2位）。

步骤四：编码分配与维护——建立动态管理机制

编码分配流程：

申请：使用部门（如生产部需采购某型号轴承）填写《物资编码申请表》，注明物资名称、规格型号、用途、技术参数等信息；

审核：采购部审核物资分类是否准确，IT部检查编码是否冲突；

分配：专项小组根据编码规则分配唯一编码，同步更新《物资分类与编码台账》；

发布：通过OA系统、ERP系统将编码及对应物资信息发布至各相关部门。

编码维护机制：

变更管理：若物资属性（如规格、用途）发生变更，需提交《物资编码变更申请》，经审核后更新编码并通知相关部门，原编码作废存档；

新增管理：新物资（未纳入现有分类）需先补充分类维度，再分配编码，避免“无类可归”；

淘汰管理：对于不再使用的物资（如淘汰设备、停产物料），编码冻结6个月，确认无使用需求后正式注销，避免编码资源浪费。

步骤五：试运行与优化——保证标准落地可行

试点运行：选取1-2个业务量较大的部门（如生产部、行政部）作为试点，按新标准开展物资分类与