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机关单位会议组织与记录规范模板

一、总则

为进一步规范我单位会议组织与记录工作，提高会议质量和效率，确保会议决策得到有效落实，依据相关规定，结合工作实际，制定本规范。本规范适用于单位各类正式会议的组织筹备、过程管理及会议记录的形成与管理。

二、会议组织规范

（一）会前准备

1.会议计划与审批

*议题征集与审定：会议议题一般由相关部门根据工作需要提出，报分管领导审核。重要议题需经主要领导审定。议题应具有必要性、紧迫性和可行性，避免议题过多过滥或内容重复。

*会议方案拟定：根据审定的议题，拟定详细的会议方案。方案应明确会议名称、会议时间（含起止时间）、会议地点、参会人员范围及名单、会议主要议题、会议议程、主持人、所需会议材料、会务组织负责人及联络方式等。

*会议审批：会议方案按程序报批。未经批准，不得擅自召开会议。

2.会议通知

*会议方案批准后，应及时下发会议通知。通知形式可采用书面通知、内部办公系统通知或邮件通知等，重要会议宜采用书面通知或加盖公章的电子通知。

*通知内容应清晰、准确，至少包括：会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议主要议题、需携带的材料或做好的准备工作、报名反馈要求（如需）、联系人及联系方式。

*会议通知应提前发出，确保参会人员有充足时间安排工作。涉及外地参会人员或需要较长时间准备材料的会议，通知时间应适当提前。

3.会议材料准备

*根据会议议题，由相关业务部门负责准备会议所需材料。材料应主题突出、内容精炼、数据准确、依据充分、格式规范。

*会议材料一般包括：会议议程、议题背景材料、汇报材料、讨论稿、相关政策依据、待审议文件草案等。

*材料准备完成后，需按规定进行审核校对，确保无误。重要材料需经分管领导或主要领导审定。

*会议材料应提前印制或准备电子版，按参会人数准备充足份数。涉密材料需按保密规定管理。

4.会场布置与设备调试

*根据会议规模和性质，选择合适的会场。会场应整洁、安静、通风、采光良好，具备必要的会议设施。

*会场布置应规范、庄重。需摆放座位牌的，应准确无误。根据需要设置会场标识，如“会场”、“签到处”等。

*提前调试会议所需的音响、投影、灯光、空调、表决器、视频会议系统等设备，确保设备运行正常。安排专人负责会议期间的设备保障。

*如需安排茶歇、餐饮等，应提前做好准备和安排。

（二）会中组织

1.签到与引导

*会议开始前，应安排专人负责参会人员签到，准确掌握参会情况。对未按时参会人员，应及时联系了解情况。

*在会场入口或显著位置设置引导标识，安排人员引导参会人员入场就座。

2.会议主持

*会议主持人应提前熟悉会议议程和议题，把握会议节奏，引导参会人员围绕议题进行讨论，确保会议按计划有序进行。

*主持人应宣布会议开始，介绍参会主要领导和人员（根据会议需要），明确会议纪律和要求。

*对每个议题的讨论，主持人应引导发言，控制发言时间，确保各方意见得到充分表达，并及时归纳总结，推动形成共识或决议。

3.会议记录

*会议应指定专人负责记录。记录人员应熟悉会议议题，具备良好的文字表达能力和速记能力。

*会议记录应客观、准确、完整地反映会议情况，特别是参会人员的重要发言、讨论过程中的不同意见、形成的决议或决定等。具体要求详见本规范“会议记录规范”部分。

4.会场服务与保障

*安排专人负责会场服务，包括茶水供应、文件分发、临时需求响应等。

*技术保障人员应在场待命，及时处理设备突发故障。

*维护会场秩序，保持会场安静，避免无关人员进出。

（三）会后工作

1.会议决议落实

*会议形成的决议、决定或工作部署，应明确责任部门、责任人和完成时限。

*会务部门或牵头部门应及时将会议精神和决议事项传达至相关部门和人员。

*建立会议决议事项跟踪督办机制，定期检查落实情况，确保各项工作落到实处。

2.会议纪要整理与印发

*会议结束后，记录人员应在规定时间内（一般不超过一个工作日或会议明确的时限）整理形成会议纪要初稿。

*会议纪要应按规范格式撰写，内容真实、准确、简洁、规范。纪要初稿经会议主持人或指定负责人审核修改后定稿。

*定稿后的会议纪要，按规定程序报批后印发。分发范围应根据会议内容和保密要求确定。

3.会议材料归档

*会议结束后，应将会议通知、会议方案、会议议程、参会人员签到表、会议材料、会议记录（原始记录）、会议纪要、会议照片（如有）等相关材料收集齐全，按档案管理规定进行整理、编号、装订后归档保存。

*涉密会议材料的归档，应严格遵守保密管理规定。

三、会议记录规范

（一）会议记录基本要