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进货验收流程制度

一、总则

为规范本公司（以下简称“甲方”）进货验收工作，确保入库货物符合采购要求，保障公司利益，依据国家相关法律法规及甲乙双方约定，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于甲方采购的所有物料及服务的接收验收活动，包括但不限于原材料、零部件、成品、半成品、包装物、辅料等。

三、验收原则

1.验收工作遵循谁主管谁负责的原则，由甲方采购部门或仓库管理部门主导实施。

2.验收工作以采购订单、合同条款、技术规格或质量标准、送货单、发票等文件为依据。

3.货物到达后，收货部门应在规定时间内完成验收，通常为货物到达后四小时内。

4.验收过程应客观公正，基于事实和既定标准进行判断。

5.验收活动应有完整记录，确保过程可追溯。

四、组织架构与职责

1.收货部门：负责根据采购订单核对送货单信息，检查货物外包装状态，确认到货数量，并在验收流程启动时通知相关检验人员。

2.质量检验部门：负责依据相关标准对货物进行专业检验，包括外观、尺寸、性能、内在质量等，出具检验意见。

3.采购部门：负责就验收过程中发现的问题与供应商进行沟通协调，处理验收争议，跟进不合格品的退货或索赔事宜。

4.部门主管：负责审批重大质量问题的处理方案，监督验收流程的执行情况。

五、验收流程步骤

1.收货与信息核对：货物运抵甲方指定地点后，收货部门人员核对送货单与采购订单的供应商、品名、规格型号、数量等信息是否一致，检查外运输送状态，确认无误后通知质量检验部门准备检验。

2.外观与包装检查：收货部门在质量检验人员在场的情况下，共同检查货物外包装是否完好无损，有无破损、受潮、污染、变形等情况，检查标识（如生产日期、批号、有效期、合格证等）是否清晰、准确、完整。

3.数量点收：根据送货单和采购订单，准确点收货物数量，确保与记录一致。如发现数量短缺或溢余，应立即记录并通知供应商确认。

4.质量检验：质量检验部门人员根据物料特性、风险等级及相关标准，制定抽样方案并抽取样品。对样品进行符合性检验，或送往实验室进行必要的理化、性能等测试，并记录检验过程和结果。

5.验收结果判定：综合收货核对、外观检查、数量点收和质量检验的结果，由质量检验部门出具明确的验收结论，判定货物为合格、基本合格（待处理）或不合格。

6.验收记录与处理：质量检验部门或收货部门人员根据验收结论，填写《进货验收单》（或相应电子记录），详细记录验收时间、人员、货物信息、检验项目、检验结果、判定结论等。合格货物办理入库手续；不合格货物则进行隔离存放，加挂不合格标识，并由采购部门启动与供应商的沟通、退货或索赔程序。

六、验收标准

1.所有物料的验收均应依据以下标准：

*国家及行业相关强制性标准。

*甲方内部制定的技术规范或质量要求。

*甲乙双方在采购合同中明确约定的质量条款。

*供应商提供的产品合格证、技术文件、规格书等质量证明文件。

2.采购部门应确保所采购物料的相关验收标准在采购前已明确并固化。

七、验收记录与文档管理

1.甲方必须对每次进货验收活动均进行详细记录，确保记录的完整性、准确性和及时性。

2.验收记录可采用纸质《进货验收单》或公司指定的电子化系统进行。

3.验收记录应包含但不限于：供应商名称、采购订单号、到货日期、收货时间、品名、规格型号、数量、批号、生产日期、保质期、检验项目、检验结果、允收/拒收判定、检验人员签字、处理意见等关键信息。

4.验收记录由指定部门（通常是仓库或质量部门）负责归档保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。

5.验收记录是质量追溯的重要依据，应确保其可随时查阅。

八、不合格品处理程序

1.对验收中判定为不合格的货物，收货部门或质量检验部门必须立即进行标识，将其与非不合格品隔离存放，防止误用或混用。

2.详细记录不合格货物的具体情况、发现时间、初步原因分析等信息。

3.采购部门负责及时与供应商就不合格问题进行沟通，确认不合格性质，并协商处理方案（如退货、换货、技术处理或让步接收等）。

4.重大不合格品的处理方案需报请相关部门或管理层审批。

5.采购部门根据审批意见和与供应商的约定，执行不合格品的最终处理决定，并完整记录处理过程、结果及供应商的反馈信息。

6.甲方有权根据不合格品情况，要求供应商承担相应的质量责任，如退货费用、索赔等。

九、特殊情况处理

1.对于紧急到货物料，收货部门应优先处理，并在验收条件允许的情况下尽快完成验收。如无法立即完成全面检验，应记录特殊情况并尽快安排。

2.节假日或非工作时间的到货，收货部门应进行接收和初步记录，并在恢复工作后第一时间完成后续验收流程。

3.对于需要特