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职业健康监护档案管理指南

引言

职业健康监护档案是用人单位落实职业健康监护制度、保障劳动者职业健康权益的重要载体，也是职业病诊断、鉴定和工伤认定的关键依据。科学、规范地管理职业健康监护档案，不仅体现了企业对员工健康的人文关怀，更是企业履行法定义务、规避法律风险的基本要求。本指南旨在结合实践经验与相关法规要求，为用人单位提供一套系统、实用的职业健康监护档案管理操作指引，以期推动职业健康管理工作的规范化与精细化。

一、职业健康监护档案的重要性与法律依据

职业健康监护档案并非简单的资料堆砌，它承载着劳动者职业健康状况的动态记录，是职业健康管理工作连续性和可追溯性的保障。其重要性主要体现在：首先，它是早期发现职业禁忌证、疑似职业病和职业病的重要途径，为及时采取干预措施、保护劳动者健康提供了数据支持；其次，在发生职业健康纠纷或事故时，完整规范的档案是厘清责任、维护双方合法权益的核心证据；再次，档案数据的积累与分析，有助于用人单位识别高风险岗位，优化职业病危害防护措施，提升整体职业健康管理水平。

我国《职业病防治法》及国家卫生健康委员会发布的《职业健康监护技术规范》等相关法规标准，对职业健康监护档案的建立、内容、保管和使用均有明确规定。用人单位必须严格遵守，确保档案管理工作的合法性与合规性，避免因档案管理不当而承担相应的法律责任。

二、职业健康监护档案的核心内容

职业健康监护档案应全面、客观、准确地反映劳动者在职业活动中的健康状况。其核心内容通常包括以下几个方面：

1.劳动者基本信息：涵盖劳动者姓名、性别、出生日期、籍贯、身份证号码、联系方式、文化程度、婚姻状况等基础信息，以及入职日期、劳动合同期限等与employment相关的信息。

2.职业史与职业病危害接触史：详细记录劳动者从事的工种、岗位、工龄，以及接触的职业病危害因素种类、浓度（强度）、接触时间和防护措施等。如有工作调动，需完整记录各阶段的职业暴露情况。

3.职业健康检查结果：这是档案的核心组成部分，应包括历次职业健康检查的全部资料，主要有：

*岗前职业健康检查：记录入职前的健康基线数据，用于排除职业禁忌证。

*在岗期间职业健康检查：按规定周期进行的健康监测，包括检查机构出具的体检报告、各项检验检查原始数据（或复印件）、健康评价意见及处理建议。

*离岗时职业健康检查：记录劳动者离开职业病危害岗位时的健康状况，为后续可能发生的职业病诊断提供参考。

*离岗后医学随访检查：针对某些特殊职业病危害因素，对离岗劳动者进行的定期健康追踪。

4.职业病诊疗与诊断资料：如劳动者被诊断为职业病或疑似职业病，其诊断证明书、病历、治疗记录、复查结果等相关医疗文书应归入档案。

5.职业健康监护委托书、总结报告及评价：用人单位委托职业健康检查机构进行体检的委托书，以及检查机构出具的针对用人单位整体或特定群体的职业健康检查总结报告和评价。

6.应急健康检查记录：在发生急性职业病危害事故或突发事件后，对受影响劳动者进行的应急健康检查记录。

三、职业健康监护档案的管理流程与规范

（一）档案的建立

用人单位应在劳动者入职并进行岗前职业健康检查后，及时为其建立个人职业健康监护档案。档案材料应齐全、真实，由专人负责收集、整理、编号，并建立相应的档案目录或索引，确保查阅便捷。

（二）档案的日常管理与更新

档案管理人员应定期（如每次职业健康检查后、劳动者岗位变动时、发生职业病或疑似职业病时）对档案内容进行更新，确保信息的时效性和连续性。所有新增材料均需规范登记，注明日期和来源。档案应妥善保管，采取防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等措施，电子档案还需注意数据备份与安全防护，防止信息丢失或泄露。

（三）档案的查阅与借阅

职业健康监护档案属于劳动者个人隐私和企业重要资料，查阅和借阅需严格遵守规定。

*劳动者查阅：劳动者有权查阅、复印本人的职业健康监护档案。用人单位应予以配合，不得拒绝，并在复印材料上加盖公章确认其真实性。

*内部查阅：因工作需要，用人单位内部相关管理人员需查阅档案时，应履行审批手续，由档案管理员陪同，并做好查阅记录。

*外部查阅：卫生健康行政部门、劳动保障行政部门等依法履行监督检查职责时，有权查阅；司法机关因办案需要查阅时，需出具相关证明文件。查阅过程中，应保护劳动者隐私，不得泄露无关信息。

（四）档案的保管期限

职业健康监护档案的保管期限至关重要，通常规定如下：

*劳动者在职期间，档案应永久保存。

*劳动者离职后，档案应按照规定至少保存一定年限。对于已确诊为职业病的患者，其档案应永久保存。具体期限需参照国家及地方相关法规执行。

（五）档案的转移与销毁

劳动者调动到新用人单位时，原用人单位应在规定时限内将其职业健康监护档案转移至新单位