财务档案管理流程说明.docVIP

流程名称

财务档案管理流程

流程编号

主负责部门

财务部

总负责人

编制者

最后更新日期

财务档案管理流程图说明

流程目的

规范集团总部财务档案管理工作，保证财务资料及时归档，财务档案的完整，提高档案查询效率。

适用范围

本流程适用于集团总部财务档案管理工作，下属单位财务档案管理可参考本流程。

职责划分

集团财务部是集团总部财务档案管理工作归口管理部门。

流程说明

财务部有专人承担档案管理职责，定期进行财务档案检查，及时上交集团档案管理部门，保证财务资料的完整；

审核审批人因故不能履行签字职责时（如出差），可根据需要进行必要授权。

任务名称

节点

工作内容

工作标准

时限

相关资料/支持表单

设置档案分类目录

1

财务部按照档案管理的要求建立档案管理目录。

会计档案的管理包括会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，需要进行合理的分类管理。分类具体包括：

会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、其他会计凭证；

会计帐簿类：总帐、明细帐(依据科目建立)、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿；

财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其他财务报告；

其他类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行余额调节表，其他应保存的会计核算专业资料。

/

财务档案分类目录

收集档案资料

2

财务部设置专人负责收集有关财务档案资料。

每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。档案依据上述分类，分别保存，凭证按月整理保存，年终将本年帐簿存档。

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整理档案

3

定期对财务档案进行分类整理，并编制分类档案目录。

包括会计凭证、会计账簿、会计报表、纳税申报表、备查资料等；

核对其是否完整，是否有毁损、缺失。

/

装订档案

4

财务部对档案进行规范装订。

对经整理分类的财务档案增加档案封皮，进行规范装订（包括装订样式、档案封皮的选择和填列、编号等）；

及时装订，装订方式方法符合规范要求。

2个工作日

档案临时归档

5

对3年以内的财务档案资料临时保存在财务部，由专人保管。

保管规范、标准；

根据档案的成分和状况，采取存放和安全保护措施，维护档案的完整与安全。

3个工作日

财务档案文件明细

申请临时查阅、借阅

6

集团总部各部门和下属单位根据需要办理财务资料查阅、借阅申请。

严格执行查阅、借阅申请程序；

填写查/借阅申请单，填写信息真实、准确、完整。

/

财务档案借阅单

财务档案查阅登记簿

附件2：

财务档案文件明细

柜号：

序号

年度

保管期限

机构（问题）

盒号

件号

内容

备注

附件3：

财务档案借阅单

使用部门

经办人

领用

时间

文件编号

文件名称

借阅用途

一般档案签批

重要档案签批

归还时间

归还人签字

归还情况

备注

附件4：

公司财务档案查阅登记簿

序号

时间

文件编号/名称

查阅人

领导审批

备注

1

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