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企业合同管理与审批流程模板

一、适用范围与业务场景

二、合同全流程操作指引

（一）合同发起与起草

发起申请：业务部门根据业务需求（如采购物料、提供服务、合作开发等），填写《合同审批申请表》（见模板一），明确合同类型、对方方、合作内容、预计金额、履行期限等核心信息，并附上相关附件（如对方资质文件、技术参数、报价单等）。

合同起草：由业务部门指定专人（或法务部门协助）根据业务需求起草合同文本，保证合同条款完整、逻辑清晰，包含以下核心要素：

合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式）；

合同标的（产品名称、规格型号、服务内容等）；

权利义务（双方主要职责、交付标准、验收方式等）；

合同金额（单价、数量、总价、币种、付款方式及期限）；

履行期限（开始/结束时间、阶段性节点要求）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方式）；

其他约定（保密条款、知识产权、不可抗力等）。

（二）部门审核

业务部门初审：业务部门负责人审核合同内容的真实性、准确性和业务必要性，重点核对合作需求与合同条款是否一致，附件是否齐全，签署《合同审批申请表》“业务部门审核意见”栏。

法务部门审核：法务部门（或指定法务人员）审核合同条款的合法性、合规性及完整性，重点关注：

主体资格是否合法（对方营业执照、授权委托书等资质文件是否有效）；

条款是否存在法律风险（如格式条款、权利义务不对等、争议解决约定不明等）；

是否违反企业内部管理制度或行业监管规定。

法务部门需出具书面审核意见，通过则签字确认，不通过则注明修改意见并退回业务部门调整。

财务部门审核：财务部门审核合同中的财务相关条款，重点关注：

合同金额的合理性（是否符合预算、市场价格是否公允）；

付款方式及期限对企业现金流的影响（如预付款比例、分期付款节点）；

涉及税费、发票开具的要求（如发票类型、开具时间）是否合规；

履约保证金、质保金等约定是否明确。

财务部门签署审核意见，通过后进入下一环节。

（三）管理层审批

根据合同金额、重要性及企业授权体系，确定最终审批权限：

一般合同（如金额≤10万元，或常规业务类合同）：由分管副总审批；

重要合同（如10万元＜金额≤50万元，或涉及核心业务、长期合作类合同）：由总经理审批；

重大合同（如金额＞50万元，或涉及对外投资、并购、重大资产处置等）：需提交总经理办公会或董事会审议。

（四）合同签署与用印

文本定稿：审批通过后，业务部门根据各方审核意见修改合同文本，最终形成“合同正式文本”（一式X份，根据签署方及存档需求确定份数），并由双方授权代表签字确认。

用印申请：业务部门填写《印章使用申请表》，附已签字的合同正式文本，按企业印章管理制度申请用印（如合同专用章、公章）。

用印管理：印章管理部门（如行政部）核对合同文本与审批流程的一致性（审批手续是否齐全、合同内容是否与审批版本一致），确认无误后加盖印章，并登记《印章使用台账》（记录用印日期、合同编号、用印份数、经办人等信息）。

（五）履行与跟踪

合同交付：业务部门按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务、支付款项等），并留存相关履约凭证（如送货单、验收报告、付款凭证等）。

履行跟踪：业务部门定期跟踪合同履行进度，及时发觉并解决履约过程中的问题（如延迟交付、质量争议等），重大问题需上报管理层并同步法务、财务部门。

验收确认：合同涉及货物或服务交付的，由业务部门牵头组织验收，填写《验收确认单》，明确验收结果（合格/不合格）、验收日期、参与人员等信息，并由双方签字确认。

（六）归档管理

资料收集：合同履行完毕或终止后，业务部门收集合同全流程资料，包括：合同审批申请表、各环节审核意见、合同正式文本（含签字页）、附件资料、履约凭证、验收确认单、结算单等。

归档登记：资料整理齐全后，移交档案管理部门（或行政部），填写《合同归档登记表》，统一编号存档（电子档案+纸质档案），并建立合同台账（见模板二），便于后续查询。

保管期限：根据合同类型及法规要求确定保管期限（一般合同保管不少于10年，重大合同保管不少于20年），到期按规定销毁并履行销毁手续。

三、常用模板工具表单

模板一：合同审批申请表

合同编号

合同名称

合同类型

□采购□销售□服务□租赁□合作□其他______

对方方

名称：________________________统一社会信用代码：________________________

联系人及电话

姓名：*某联系方式：________________________

合同金额

大写：________________________小写：￥________________________

履行期限

自______年______月______日至______年______月______