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会议纪要写作规范与范文示例

会议纪要作为记录会议核心内容、明确行动方向的重要文书，在组织管理中扮演着不可或缺的角色。一份高质量的会议纪要，能够清晰传递会议精神，固化决策成果，追踪工作进展，有效提升团队协作效率。本文旨在结合实践经验，阐述会议纪要的写作规范，并辅以示例，以期为同仁提供有益参考。

一、会议纪要的定义与核心价值

会议纪要并非简单的会议记录，它是对会议讨论过程、关键论点、达成共识及最终决策的系统性梳理与提炼。其核心价值在于：信息传递的准确性、决策执行的依据性、工作追溯的凭证性以及组织记忆的载体性。因此，撰写者需以高度负责的态度，确保纪要的客观、准确与完整。

二、会议纪要写作的基本原则

1.真实准确原则：忠实于会议原貌，客观记录讨论内容与决策结果，避免主观臆断或过度修饰。涉及数据、观点、责任分配等关键信息，务必核实无误。

2.简明扼要原则：语言精炼，逻辑清晰，剔除冗余信息，突出核心内容。避免使用口语化、模糊不清或易产生歧义的表述。

3.突出重点原则：聚焦会议的主要议题、达成的共识、形成的决议以及待办事项，确保读者能迅速把握会议精髓。

4.条理清晰原则：结构合理，层次分明。可采用分议题、分要点等方式组织内容，使纪要脉络清晰，易于阅读和理解。

5.客观中立原则：以第三人称视角记录，不掺杂个人情感或偏向性意见。对于不同观点，应客观呈现，尤其在未达成一致的情况下。

三、会议纪要的核心写作规范

（一）会议基本信息要素

纪要的开篇应清晰列出以下基本信息，便于查阅与归档：

*会议名称：应准确反映会议主题和性质，例如“XX项目启动协调会”、“XX部门周工作例会”。

*会议时间：精确到具体日期和时段，例如“XXXX年X月X日上午X时至X时”。

*会议地点：明确具体会议室或线上会议平台。

*参会人员：列出出席人员姓名及职务（根据会议性质决定是否需要职务）。如人数较多，可注明“参会人员名单详见附件”或“主要参会人员：XXX、XXX……其他人员略”。

*缺席人员：如有必要，注明缺席人员姓名、职务及简要原因（如“XXX，因病请假”）。

*主持人：记录会议主持人姓名及职务。

*记录人：记录纪要撰写人姓名。

*会议主题/议题：简要概括会议的核心内容和主要讨论方向。

（二）会议主要内容记录规范

这是纪要的核心部分，应按照会议议程或讨论顺序，逐项记录。

1.会议背景与目的：简述召开本次会议的缘由、期望达成的目标。

2.议题讨论与发言要点：

*对于每个议题，先记录讨论的核心内容和各方主要观点。

*不必逐字逐句记录发言，而是提炼关键信息、核心论点和重要论据。

*对于不同意见或争议点，应清晰记录，体现讨论的全面性，例如“关于XX问题，A同志认为……；B同志提出不同看法，认为……”。

3.达成共识与决议事项：

*这是会议成果的集中体现，必须清晰、明确、无歧义。

*使用“会议一致同意……”、“会议决定……”、“会议审议通过……”等确定性表述。

*对于需要后续跟进的事项，应转化为具体的“行动方案”。

（三）行动方案（决议事项）的规范表述

行动方案是确保会议决策落地的关键，其表述需满足SMART原则（Specific,Measurable,Achievable,Relevant,Time-bound）：

*明确任务（What）：清晰描述需要完成的具体事项。

*明确责任人（Who）：指定负责执行该任务的部门或个人。

*明确完成时限（When）：设定具体的完成日期或时间节点。

*明确交付成果/衡量标准（WhatHow）：如有必要，说明任务完成的具体标志或衡量标准。

例如：“由市场部XXX负责，于X月X日前完成XX产品宣传册的初稿设计，并提交至设计部审核。”

（四）其他注意事项

*语言风格：采用书面语，语气客观、正式、严谨。避免使用感叹号、问号（除引用外）及过于情绪化的词汇。

*引用规范：如需直接引用重要发言，应加引号，并注明发言人。一般情况下以间接引语概括。

*逻辑性：使用规范的连接词和过渡语，确保段落之间、句子之间逻辑连贯。

*保密性：根据会议内容的敏感程度，标注保密级别，并严格控制分发范围。

*分发与存档：会议纪要经审核确认后，应及时分发给相关参会人员及需要知晓的部门，并按规定存档。

四、会议纪要范文示例

XX公司新产品上市前市场推广协调会会议纪要

会议时间：XXXX年X月X日下午X点X分-X点X分

会议地点：公司三楼第一会议室

参会人员：

*营销部：张三（经理）、李四（专员）

*销售部：王五（经理）、赵六（区域主管）

*产品部：孙七（经理）、周八（工程师