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项目验收及项目归档文档管理规范

一、适用范围与背景

本规范适用于公司内部所有新建、改建、扩建类项目（包括但不限于IT系统开发、工程建设项目、研发类项目等）的验收流程及归档文档管理，旨在统一项目验收标准，保证项目文档的完整性、规范性和可追溯性，为项目后续运维、审计及复盘提供有效支撑。通过明确各阶段职责与操作要求，避免因流程不清晰、文档缺失导致的项目争议或管理风险。

二、项目验收阶段操作流程

（一）验收申请启动

申请条件：项目团队完成合同约定的全部开发/实施内容，自测通过，且相关测试报告（如系统测试报告、用户验收测试报告）齐全。

申请发起：由项目经理填写《项目验收申请表》（见模板1），附上项目自测报告、需求文档完成情况说明、客户确认的关键成果证明等材料，提交至项目发起部门负责人审核。

审核确认：项目发起部门负责人在2个工作日内完成材料完整性审核，确认无误后签字，同步抄送质量管理部及客户方接口人*。

（二）验收准备与材料提交

材料清单梳理：项目团队根据《项目验收材料清单》（见模板2）准备以下核心文档（可根据项目类型调整）：

项目立项文件（立项申请、批复意见、项目章程）；

需求文档（需求规格说明书、需求变更记录）；

设计文档（系统设计方案、架构图、数据库设计说明书等）；

开发/实施文档（开发计划、进度报告、测试用例、测试报告）；

用户文档（用户手册、操作指南、培训记录）；

合同相关文件（合同、补充协议、交付清单）。

材料格式规范：所有文档需统一命名格式（如“项目编号-文档类型-版本号-日期”，示例：PRJ2024001-需求规格说明书-V1.0，采用PDF格式（图纸类可补充CAD/DWG格式），保证内容清晰、无水印、可编辑。

材料提交：项目经理将整理好的材料至公司指定文档管理系统（如Confluence、SharePoint），并提交《项目验收材料提交清单》至质量管理部，由质量管理部*在1个工作日内完成材料完整性复核，反馈缺失项。

（三）验收会议组织与实施

会议筹备：验收会议由质量管理部牵头组织，项目经理配合确定会议时间、地点（或线上会议），提前3个工作日向验收组成员发送《验收会议通知》，明确会议议程、参会人员及需提前审阅的材料。

参会人员：

内部：项目发起部门负责人、质量管理部、技术专家、项目经理、核心开发/实施人员*；

外部（如需）：客户方项目负责人、业务代表、技术负责人*。

会议议程：

项目经理*汇报项目执行情况（范围、进度、成本、质量等）；

演示项目成果（系统功能、交付物等）；

验收组审阅文档、测试成果，提出质询；

现场验证关键功能（如系统操作、数据准确性等）；

讨论并形成验收结论。

会议纪要：质量管理部*指定专人记录会议内容，形成《项目验收会议纪要》（见模板3），明确验收意见、待整改问题（如有）、整改责任人及期限，参会人员签字确认。

（四）验收结论出具与问题整改

结论类型：验收结论分为“验收通过”“有条件验收通过”“验收不通过”三类：

验收通过：项目成果完全符合合同及需求要求，文档齐全规范，无重大缺陷；

有条件验收通过：存在非关键性缺陷（如文档格式不规范、次要功能需优化），需在规定期限内整改后复验；

验收不通过：存在关键性缺陷（如核心功能缺失、功能不达标），需重新整改并重新申请验收。

结论出具：验收结束后3个工作日内，质量管理部汇总验收意见，形成《项目验收结论表》（见模板4），由验收组组长（项目发起部门负责人*或客户方授权代表）签字确认，同步抄送项目团队、客户方及相关部门。

问题整改：

项目团队收到“有条件验收通过”结论后，针对待整改问题制定整改计划，明确措施、责任人及完成时间，报质量管理部*备案；

整改完成后，项目经理提交《问题整改报告》及复验申请，质量管理部组织复验（可简化流程，重点验证整改项）；

复验通过后，更新《项目验收结论表》为“验收通过”。

三、项目归档阶段操作流程

（一）归档范围确认与分类

归档范围：项目全生命周期内产生的所有具有保存价值的文档，包括但不限于：

立项阶段：立项申请、批复、项目章程、可行性研究报告；

需求阶段：需求调研记录、需求规格说明书、需求评审纪要、需求变更申请单；

设计阶段：系统设计方案、架构设计、数据库设计、接口设计、UI/UX设计稿；

开发/实施阶段：开发计划、进度周报/月报、代码版本记录、测试用例、测试报告、部署方案；

验收阶段：验收申请表、验收会议纪要、验收结论表、用户反馈记录；

结项阶段：项目总结报告、成果移交清单、客户满意度调查表；

其他：合同、会议纪要、重要沟通邮件（关键决策类）等。

文档分类：按“项目-阶段-类型”三级分类法整理，例如：“PRJ2024001-需求阶段-需求规格说明书-V1.0”。

（二）文档整理与审核

整理要求：

项目团队按分类整理文档，