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档案管理分类与数字化编目实施细则

一、总则

1.1目的与依据

为规范本单位档案管理工作，提高档案资源的系统性、可检索性和利用效率，确保档案的完整与安全，促进档案信息资源的数字化转型，依据国家相关档案管理法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本细则。

1.2适用范围

本细则适用于本单位各类档案的形成、收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、利用以及数字化加工与编目等管理工作。凡本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均需遵照本细则执行。

1.3基本原则

档案管理分类与数字化编目工作应遵循以下原则：

*客观性原则：以档案的自然形成规律和历史联系为基础，如实反映档案的内容和形式特征。

*系统性原则：构建逻辑清晰、层次分明的分类体系和编目结构，确保档案信息的有序组织。

*可扩展性原则：分类体系和编目规则应具备一定的灵活性和前瞻性，以适应未来业务发展和档案类型变化的需求。

*规范性原则：严格执行相关国家标准、行业标准和本单位规定，确保分类与编目的一致性和准确性。

*实用性原则：便于档案的管理、检索、利用和共享，满足不同用户的实际需求。

二、档案分类

2.1分类原则

档案分类应遵循以下具体原则：

*来源原则：尊重档案的形成单位和来源，同一形成单位的档案应尽量集中。

*事由原则：按档案所反映的事件、问题或业务活动进行归类。

*年度原则：按档案形成的年度进行区分，这是档案分类中最常用的辅助标准之一。

*保管期限原则：按照档案的价值确定保管期限，并据此进行分类管理，便于后续鉴定与处置。

*逻辑性与简明性原则：分类体系应逻辑严谨，类目名称简洁明了，易于理解和操作。

2.2分类体系构建

本单位档案分类采用“年度-组织机构（或业务类型）-保管期限”的多维分类体系，并结合档案的具体内容特征进行细化。

2.2.1年度分类

年度是档案分类的基本维度之一。一般以文件形成年度为准；跨年度形成的文件，以办结年度为准；计划、总结等文件，以签发年度为准。

2.2.2组织机构（或业务类型）分类

根据本单位的机构设置或核心业务流程划分一级类目。例如，可分为“行政管理类”、“人力资源类”、“财务审计类”、“业务运营类”、“技术研发类”等。若单位内部机构调整，应保持分类体系的相对稳定，可采用新旧机构名称对照或调整类目归属的方式处理。

2.2.3保管期限分类

按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及本单位档案价值鉴定标准，将档案划分为不同的保管期限，如“永久”、“定期（长期）”、“定期（短期）”。

2.2.4类目层级与标识

分类体系应设置合理的层级，一般不超过三级。类目应赋予规范的标识符号，可采用阿拉伯数字、字母或其组合，如“年度-组织机构代码-案卷顺序号”或“年度-业务类型代码-保管期限代码-件号”。标识应简洁、唯一，并具有可扩展性。

2.3分类方案的编制与修订

档案管理部门应组织编制《档案分类方案》，明确各级类目名称、代码、含义及涵盖范围。《档案分类方案》应经过充分讨论和审批，并作为档案分类工作的依据。随着单位发展和业务变化，应定期对《档案分类方案》进行评估和修订，确保其适用性。

三、数字化编目

3.1数字化前期准备

3.1.1档案整理

在进行数字化前，应对拟数字化的档案进行系统整理，确保其符合整理规范，包括：区分全宗、划分保管期限、按分类方案进行分类、排列顺序、编写档号等。对破损、褪色、霉变的档案应先进行修复和加固。

3.1.2著录规则制定

依据《档案著录规则》等相关标准，结合本单位档案特点和管理需求，制定详细的《档案数字化著录细则》，明确各著录项目的名称、定义、著录要求、数据类型、字段长度及示例。

3.1.3数字化工具与平台准备

选择符合国家相关标准、性能稳定、功能完善的扫描设备、图像处理软件、OCR识别软件、档案管理系统（或数字化编目系统）。确保软硬件环境满足数字化工作的需求。

3.2数字化加工流程与要求

3.2.1档案扫描

根据档案的幅面大小、纸张状况选择合适的扫描设备和扫描方式（平板扫描、高速扫描等）。扫描分辨率、色彩模式（黑白、灰度、彩色）应根据档案的价值、用途和保管期限确定，确保扫描图像清晰、完整、不失真，符合相关技术规范。

3.2.2图像处理

对扫描后的图像进行纠偏、去污、去黑边、裁剪、拼接等处理，保证图像质量。处理过程中应遵循真实性原则，不得对档案原貌进行无依据的修改。

3.2.3图像存储与命名

扫描图像应采用通用、开放的格式存储，如TIFF、JPEG、PDF等。图像文件的命名应遵循唯一性原则，可与档案的档号、件号等关联，便于管理和检索。

3.3档案著录（编目）

3.3.1著录层级